7.1. Form đăng nhập vào chương trình
Để vào được hệ thống email nội bộ thì trước tiên ta phải đăng nhập vào theo form trên. Ta nhập tên tài khoản sử dụng và mật khẩu rồi nhấn nút đăng nhập.
Muốn gửi lá thư này cho ai ta nhập vào trường người nhận. Sau đó viết tiêu đề nội dung của lá thư. Sau khi nhập hoàn chỉnh thông tin cần gửi thì ta chon nút gửi thư. Lá thư sẽ được gửi tới đúng người nhận nhập vào. Nếu không có người nhận thì sẽ hiện thông báo.
Khi ta không muốn gửi lá thư này thì tao chỉ việc nhấn vào nút huỷ.
7.3. Form hộp thư đến
Đây là hòm thư của người sử dụng. Khi đăng nhập vào thì nó mặc định sẽ vào hòm thư này. Nếu có thư mới nó sẽ hiện ra cho người sử dụng biết.
Thư được sắp xếp theo ngày tháng, giơ. Lá thư ở trên cùng là lá thư mới nhất.
Để đọc chi tiết thư thì ta nhần vào phần tiêu đề của thư đó. Nó sẽ hiện ra trang chi tiết thư.
7.4. Form chi tiết thư đến
Nội dung chi tiết thư sẽ được trình bày như trên. Để xoá thư thì ta chọn vào nút xoá thư. Để trả lời lại thư gửi thì ta chọn phần “ trả lời”. Để gửi thư này tới người khác thì chọn “gửi tới user mới”.
7.5. Form thư đã được gửi đi.
Đây là hòm thư mà khi ta gửi thư cho một người nào đó bất kỳ thì thư sẽ được copy sang thành một bản và lưu dưới dạng thư đã được gửi đi. Cách trình bày và chức năng của nó tương tự như thư đến ví dụ như muốn xem chi tiết thư đã gửi đi thì ta nhấn chuột vào nội dung tiêu đề.
7.6. Form chi tiết thư gửi
Về hình thức thì trang này tương tự như form chi tiết thư đến. Bố cục trình bày và các nút chức năng y như vậy.
7.7. Form nhận thông báo chung
Bên dưới nội dung chi tiết của thôngbáo chung là những tin tức khác cũ hơn về mặt thời gian để tiện cho theo dõi và tra cứu và cập nhật. Muốn xem tin nào thì nhấp chuột vào dòng chữ tiêu đề tin đó.
7.9. Viết thông báo chung
Form tìm kiếm theo rất nhiều tiêu chí khác nhau. Bạn có thể tìm kiếm theo người gửi hoặc người nhận. ( Tuy nhiên tìm cả 2 là bị lỗi.). Bạn cũng có thể tìm kiếm theo tiêu đề, nội dung, theo khoảng thời gian nào đó, tìm tất cả, tìm trong hòm thư đến, tìm trong hòm thư gửi, thùng rác, thông báo chung, thư phòng ban... hay kết hợp tìm kiếm theo nhiều khoá cũng được.
Kết luận
Công nghệ thông tin đang dần đi vào trong cuộc sống của chúng ta. Nó đang trở thành thứ không thể thiếu được trong quá trình phát triển xã hội nói chung và của các công ty nói riêng. Nó giúp cho các công ty đạt được hiệu quả năng xuất cao hơn nhờ áp dụng công nghệ thông tin trong công ty mình.
Việc truyền tải thông tin trong một doanh nghiệp cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng đến việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Với số lượng thông tin lớn cần trao đổi hàng ngày làm cho việc quản lý và lưu trữ thông tin gặp nhiều khó khăn, vất vả. Vì vậy, việc xây dựng một chương trình quản lý email nội bộ sẽ giải quyết được khó khăn đó. Email nội bộ sẽ quản lý toàn bộ thông tin đi đến trong công ty dưới dạng thư điện tử. Việc trao đổi thông tin qua thư điện tử sẽ diễn ra rất nhanh chóng và tiện lợi, đồng thời tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.
Hiện đã có rất nhiều phần mềm có sẵn có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin dưới dạng thư điện tử này như Outlook... Nhưng mà mỗi một công ty có một đặc thù riêng, do vậy không phải trong tất cả các trường hợp các phần mềm này hỗ trợ tương tác theo mong muốn của người sử dụng. Chương trình quản lý email nội bộ cho công ty 319 này tuy chưa thể mạnh như các chương trình tích hợp sẵn xong nó lại đáp ứng được một số yêu cầu mà các chương trình khác hỗ trợ không mạnh lắm như: thư thông báo chung, thư thông báo phòng ban, thư hỏi đáp, thư góp ý, quản lý user, quản lý phòng ban, quản lý cơ quan... với giao diện thân thiện dễ nhìn, gần giống với các chương trình email phổ biến hiện nay.
Tuy nhiên đây là sản phẩm đầu tay của em nên không tránh khỏi những sai sót và còn hạn chế nhiều về mặt ứng dụng thực tế, hạn chế về kinh nghiệm lập trình và thời gian.
Nếu có điều kiện phát triển chương trình thêm, em sẽ phát triển thêm một số tiện ích như lịch, đồng hồ, gửi email theo danh bạ nhanh... và còn rất nhiều tính năng khác nữa.