1.Khái quát hệ thống thông tin quản email hiện tại
Hệ thống thông tin quản lý email hiện tại của công ty diễn ra theo thứ tự ba bước sau đây: viết thư, gửi thư, nhận thư
Gửi thư:
- Khi nhân viên trong công ty muốn trao đổi thông tin với nhân viên khác trong cùng công ty hoặc khác xí nghiệp nhưng trong cùng công ty thì có rất nhiều cách, một là nhân viên đó trực tiếp tiếp xúc với nhân viên đó, hai là nhân viên đó viết giấy gửi tới cho nhân viên kia. Hoặc gọi điện trực tiếp tới nhân viên đó. Cách này rất truyền thống vừa mất thời gian và tiền bạc.
- Trong trường hợp nhân viên muốn gửi thư góp ý đến ban lãnh đạo công ty thì cũng phải qua viêt thư rồi gửi vào hòm thư góp ý. Sau đó thì cuối ngày sẽ hòm thư sẽ được mở và thư sẽ được chuyển vào cho ban lãnh đạo.
- Những thông báo chung muốn gửi tới toàn công ty hoặc các phòng ban thì phải được in ra thành nhiều bản sau đó được dán ở những nơi có bảng thông báo chung của công ty và đồng thời gửi tới những phòng ban đó. Cách này thường tốn kém và mất công vì phải in ra nhiều bản và gửi đến từng phòng ban một.
- Khi một phòng ban nào đó có thông báo quan trọng muốn thông báo cho tất cả nhân viên trong phòng ban mình biết hoặc muốn cho cả công ty biết thì thường là thông báo đó được in ra thành nhiều bản sau đó dán ở những nơi có bảng thông báo và đồng thời gửi tới từng nhân viên trong phòng ban. Các này tương tự như viết thông báo chung ở trên.
- Với những trường hợp nhân viên trong công ty muốn hỏi kinh nghiệm của những nhân viên làm việc trước đó để giúp đỡ cho công vịêc hiện tại của mình thì nhân viên đó cũng phải làm theo cách truyền thống đó là gặp mặt trao đổi trực tiếp, gọi điện thoại hay viết thư hỏi và nhận thư trả lời.
Gửi thư:
- Khi thư đã được viết thì sẽ được gửi đi tùy theo loại thư. Với thư viết của nhân viên với nhân viên trong công ty thì thư sẽ được gửi trực tiếp đến cho nhân viên đó thông qua địa chỉ và tên người nhận trong thư. Trong trường hợp là thư góp ý thì công ty sẽ có những hòm thư góp ý riêng được đặt ở những nơi dễ nhìn thấy. Nhân viên chỉ việc bỏ thư góp ý của mình vào đấy. Sau một thời gian nhất định thường là 2 ngày một lần vào lúc hết giờ làm vịêc thì hòm thư sẽ được mở ra và gửi lại cho ban lãnh đạo công ty.
- Với thông báo chung thì thông tin sẽ được in ra thành nhiều bản rồi gửi tới các phòng ban và tơi toàn công ty. Việc này sẽ do một người hay một nhóm người đảm nhiệm.
- Với thông báo phòng ban thì sẽ in ra thành nhiều bản và gửi tới các thành viên trong phòng ban. Nếu cần thông báo cho toàn công ty thì gửi thông báo này tới các phòng ban trong công ty.
Nhận thư
- Khi có thư gửi đến nó sẽ được chuyển vào tay người nhận là một nhân viên trong công ty. Thường thì thời gian gửi và thời gian nhận cách nhau một ngày do thư gửi trong công ty đến cuối ngày mới mở hòm thư và gửi đi. Thư ngày hôm sau mới đến được tay người nhận.
- Với thư phòng ban thì việc nhận thư diễn ra nhanh hơn. Sau khi thư được in xong thì sẽ được gửi ngay lập tức tới cách thành viên trong phòng ban. Nếu thư được gửi cho toàn công ty thì cũng chỉ một thời
gian ngắn là toàn bộ nhân viên trong công ty đều biết được thông tin nội dung đó.
- Với thư góp ý thì ngay sau khi mở hòm thư góp ý thì sẽ được chuyển tới ban lãnh đạo ngay. Tuy nhiên thư thường được chuyển vào lúc gần hết giờ làm việc nên thường ban lãnh đạo nhận được vào ngày hôm sau. Tất cả các cách thức trao đổi thông tin trên của công ty hoàn toàn diễn ra theo cách truyền thống, nó thường có nhược điểm là mất thời gian, làm giảm năng suất lao động và mất nhiều chi phí cho việc đó.