2.1. Các module chung của nhân viên
2.1.1. Tìm kiếm
Mô tả: Cho phép nhân viên tìm kiếm thư của mình theo thư gửi, thư nhận, thư trong thùng rác, thư hồi đáp, thư của phòng ban, thư thông báo chung hay tất cả thư.
Đầu vào : Nhập các tiêu đề tìm kiếm như: theo người nhận, theo người gửi, theo tiêu đề, theo nội dung, theo ngày gửi, ngày nhận....
Xử lý: Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thư mà thoả mãn các trường điều kiện
Đầu ra: Hiển thị tất cả các thư thoả mãn điều kiện tìm kiếm 2.1.2. Viết thư
Mô tả: cho phép nhân viên có thể viết thư đến các nhân viên khác trong công ty.
Đầu vào: Nhập tên người nhận, tiêu đề, nội dung. Xử lý: Thư sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu.
Đầu ra: Thông báo thành công và hiển thị thư trong thư đã được gửi đi và hiển thị thư trong thư đến của người nhận.
2.1.3. Nhận thư
Mô tả: Chức năng này cho phép nhân viên có thể nhận được thư của các nhân viên khác gửi cho.
Đầu vào: Để nhận được thư gửi đến thì nhân viên cần phải đăng nhập vào hệ thống.
Xử lý: Thư sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu Đầu ra: Hiển thị thư trong hộp thư đến của nhân viên. 2.1.4.Nhận thư phòng ban
Mô tả: Cho phép nhân viên có thể nhận được thư chung của phòng ban mình như thông báo trong phòng ban...
Đầu vào: Đề nhận được thư phòng ban thì cần phải đăng nhập và chọn vào thư phòng ban.
Xử lý: Thư phòng ban sẽ được xuất ra từ cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông tin thư phòng ban sẽ có trong hộp thư phòng ban. 2.1.5. Viết thư phòng ban
Mô tả: Cho phép nhân viên có thể gửi thư cho toàn phòng ban mình. Đầu vào: Nhập các trường cần thiết như: tiêu đề, nội dung...
Xử lý: Thư gửi phòng ban sẽ được nhập vào trong cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư gửi phòng ban sẽ được gửi vào trong hộp thư phòng ban.
2.1.6. Nhận thông báo chung
Mô tả: Cho phép nhân viên có thể nhận được thông báo chung của toàn công ty.
Đầu vào: Đề nhận được thư thông báo chung thì cần phải đăng nhập và chọn vào mục thông báo chung
Xử lý: Thông báo chung sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu Đầu ra: Thông báo chung sẽ có trong hộp thư thông báo chung. 2.1.7. Gửi góp ý
Mô tả: Khi nhân viên có gì cần góp ý với ban lãnh đạo công ty thì có thể viết thư góp ý gửi lên cho ban giám đốc công ty.
Xử lý: Thư góp ý sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu.
Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư góp ý sẽ được gửi tới ban giám đốc trong mục thư góp ý.
2.1.8. Viết thư hỏi đáp
Mô tả: Khi nhân viên muốn gặp phải vấn đề gì đó về nghiệp vụ mà muốn hỏi ý kiến của ai đó trong công ty thì sẽ viết thư hỏi đáp. Thư này sẽ được gửi trong toàn công ty. Hoặc ngược lại muốn trả lời vấn đề của nhân viên nào đó hỏi trong công ty thì cũng có thể viết thư hỏi đáp để trả lời
Đầu vào: Viết thư hỏi đáp thì cần nhập tiêu đề, nội dung muốn hỏi. Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư hỏi đáp sẽ được gửi đi toàn công ty trong hộp thư hỏi đáp
2.1.9. Nhận thư hỏi đáp
Mô tả: Cho phép nhân viên có thể nhận được thư hỏi đáp của nhân viên khác trong công ty đồng thời cũng nhận được thư hồi đáp nếu có.
Đầu vào: Chọn vào mục thư hỏi đáp
Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lấy từ trong cơ sở dữ liệu ra.
Đầu ra: Thư hỏi đáp sẽ được tìm thấy trong thư mục hộp thư hỏi đáp. 2.1.10. Xoá thư
Mô tả: cho phép xoá những thư không cần thiết trong hòm thư của mình
Đầu vào: chọn thư cần xoá rồi nhấn nút xóa Xử lý: Thư sẽ được xoá khỏi cơ sở dữ liệu Đầu ra: thông báo xoá thành công.
2.1.11. Viết và xem ghi chú
Mô tả: cho phép nhân viên ghi lại những thứ quan trọng và xem khi cần thiết.
Đầu vào: để viết ghi chú thì chọn mục viết ghi chú sau đó nhập vào tiêu đề và ghi chú
Xử lý: Ghi chú sẽ được ghi vào trong cơ sở dữ liệu sau đó lấy ra Đầu ra: Hiển thị thông tin ghi chú ghi được
2.1.12. Xem danh sách email nhân viên
Mô tả: cho phép nhân viên trong công ty biết được hết tên tài khoản email của nhân viên khác trong công ty tiện cho việc gửi thư.
Đầu vào: Chọn danh sách user
Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu danh sách tài khoản email của toàn bộ nhân viên trong công ty.
Đầu ra: Hiển thị toàn bộ danh sách tên tài khoản email trong công ty cùng với thông tin cá nhân và thông tin cơ quan của user đó.
2.1.13. Danh sách cơ quan.
Mô tả: cho phép biết cơ cấu và địa chỉ của các thành cơ quan thành viên trong công ty.
Đầu vào: Chọn danh sách cơ quan trên menu.
Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu ra danh sách các cơ quan trong công ty 319.
Đầu ra: Hiển thị toàn bộ danh sách các cơ quan trong công ty cũng như địa chỉ trụ sở chính, điện thoại liên lạc.
2.2. Các module chung của ban giám đốc.
2.2.1. Tìm kiếm
Mô tả: Cho phép ban giám đốc tìm kiếm thư của mình theo thư gửi, thư nhận, thư trong thùng rác, thư hồi đáp, thư của phòng ban, thư thông báo chung hay tất cả thư.
Đầu vào : Nhập các tiêu đề tìm kiếm như: theo người nhận, theo người gửi, theo tiêu đề, theo nội dung, theo ngày gửi, ngày nhận....
Đầu ra: Hiển thị tất cả các thư thoả mãn điều kiện tìm kiếm 2.2.2. Viết thư
Mô tả: cho phép ban giám đốc có thể viết thư đến các nhân viên khác trong công ty.
Đầu vào: Nhập tên người nhận, tiêu đề, nội dung. Xử lý: Thư sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu.
Đầu ra: Thông báo thành công và hiển thị thư trong thư đã được gửi đi và hiển thị thư trong thư đến của người nhận.
2.2.3. Nhận thư
Mô tả: Chức năng này cho phép ban giám đốc có thể nhận được thư của các nhân viên khác gửi cho.
Đầu vào: Để nhận được thư gửi đến thì ban giám đốc cần phải đăng nhập vào hệ thống.
Xử lý: Thư sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Hiển thị thư trong hộp thư đến của ban giám đốc. 2.2.4.Nhận thư phòng ban
Mô tả: Cho phép ban giám đốc có thể nhận được thư chung của phòng ban mình như thông báo trong phòng ban...
Đầu vào: Đề nhận được thư phòng ban thì cần phải đăng nhập và chọn vào thư phòng ban.
Xử lý: Thư phòng ban sẽ được xuất ra từ cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông tin thư phòng ban sẽ có trong hộp thư phòng ban. 2.2.5. Viết thư phòng ban
Mô tả: Cho phép ban giám đốc có thể gửi thư cho toàn phòng ban mình.
Đầu vào: Nhập các trường cần thiết như: tiêu đề, nội dung... Xử lý: Thư gửi phòng ban sẽ được nhập vào trong cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư gửi phòng ban sẽ được gửi vào trong hộp thư phòng ban.
2.2.6. Nhận thông báo chung
Mô tả: Cho phép ban giám đốc xem thông báo chung của toàn công ty. Đầu vào: Đề xem được thư thông báo chung thì cần phải đăng nhập và
chọn vào mục thông báo chung
Xử lý: Thông báo chung sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu Đầu ra: Thông báo chung sẽ có trong hộp thư thông báo chung. 2.2.7. Gửi thông báo chung
Mô tả: Cho phép ban giám đốc gửi thông báo đến toàn công ty.
Đầu vào: Cần đăng nhập vào với tài khoản ban giám đốc và chọn phần gửi thông báo chung
Xử lý: Thông báo chung sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu Đầu ra: Thông báo gửi thành công
2.2.8. Nhận góp ý
Mô tả: Khi nhân viên có gì cần góp ý với ban lãnh đạo công ty thì có thể viết thư góp ý gửi lên cho ban giám đốc công ty. Ban giám đốc sẽ nhận thư góp ý này để biết thêm tình hình cụ thể công ty
Đầu vào: Để nhận góp ý thì ta cần là chọn mục góp ý Xử lý: Thư góp ý sẽ được lấy ra từ trong cơ sở dữ liệu.
Đầu ra: Danh sách các góp ý của nhân viên sẽ được gọi hiện ra. 2.2.9. Viết thư hỏi đáp
Mô tả: Khi ban giám đốc muốn gặp phải vấn đề gì đó về nghiệp vụ mà muốn hỏi ý kiến của ai đó trong công ty thì sẽ viết thư hỏi đáp. Thư này sẽ được gửi trong toàn công ty. Hoặc ngược lại muốn trả lời vấn đề của nhân viên nào đó hỏi trong công ty thì cũng có thể viết thư hỏi đáp để trả lời
Đầu vào: Viết thư hỏi đáp thì cần nhập tiêu đề, nội dung muốn hỏi. Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu
2.2.10. Nhận thư hỏi đáp
Mô tả: Cho phép ban giám đốc có thể nhận được thư hỏi đáp của nhân viên khác trong công ty đồng thời cũng nhận được thư hồi đáp nếu có. Đầu vào: Chọn vào mục thư hỏi đáp
Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lấy từ trong cơ sở dữ liệu ra.
Đầu ra: Thư hỏi đáp sẽ được tìm thấy trong thư mục hộp thư hỏi đáp. 2.2.11. Xoá thư
Mô tả: cho phép xoá những thư không cần thiết trong hòm thư của mình
Đầu vào: chọn thư cần xoá rồi nhấn nút xóa Xử lý: Thư sẽ được xoá khỏi cơ sở dữ liệu Đầu ra: thông báo xoá thành công.
2.2.12. Viết và xem ghi chú
Mô tả: cho phép ghi lại những thứ quan trọng và xem khi cần thiết. Đầu vào: để viết ghi chú thì chọn mục viết ghi chú sau đó nhập vào tiêu
đề và ghi chú
Xử lý: Ghi chú sẽ được ghi vào trong cơ sở dữ liệu sau đó lấy ra Đầu ra: Hiển thị thông tin ghi chú ghi được
2.2.13. Xem danh sách email nhân viên
Mô tả: cho phép ban giám đốc trong công ty biết được hết tên tài khoản email của nhân viên khác trong công ty tiện cho việc gửi thư.
Đầu vào: Chọn danh sách user
Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu danh sách tài khoản email của toàn bộ nhân viên trong công ty.
Đầu ra: Hiển thị toàn bộ danh sách tên tài khoản email trong công ty cùng với thông tin cá nhân và thông tin cơ quan của user đó.
2.2.14. Danh sách cơ quan.
Mô tả: cho phép biết cơ cấu và địa chỉ của các thành cơ quan thành viên trong công ty.
Đầu vào: Chọn danh sách cơ quan trên menu.
Xử lý: Xuất từ trong cơ sở dữ liệu ra danh sách các cơ quan trong công ty 319.
Đầu ra: Hiển thị toàn bộ danh sách các cơ quan trong công ty cũng như địa chỉ trụ sở chính, điện thoại liên lạc.
2.3. Các module chung của nhân viên phòng tổ chức
2.3.1. Tìm kiếm
Mô tả: Cho phép tìm kiếm thư của mình theo thư gửi, thư nhận, thư trong thùng rác, thư hồi đáp, thư của phòng ban, thư thông báo chung hay tất cả thư.
Đầu vào : Nhập các tiêu đề tìm kiếm như: theo người nhận, theo người gửi, theo tiêu đề, theo nội dung, theo ngày gửi, ngày nhận....
Xử lý: Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu những thư mà thoả mãn các trường điều kiện
Đầu ra: Hiển thị tất cả các thư thoả mãn điều kiện tìm kiếm 2.3.2. Viết thư
Mô tả: cho phép viết thư đến các nhân viên khác trong công ty. Đầu vào: Nhập tên người nhận, tiêu đề, nội dung.
Xử lý: Thư sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu.
Đầu ra: Thông báo thành công và hiển thị thư trong thư đã được gửi đi và hiển thị thư trong thư đến của người nhận.
2.3.3. Nhận thư
Mô tả: Chức năng này cho phép nhận được thư của các nhân viên khác gửi cho.
Đầu vào: Để nhận được thư gửi đến cần phải đăng nhập vào hệ thống. Xử lý: Thư sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu
2.3.4.Nhận thư phòng ban
Mô tả: Cho phép nhân viên phòng tổ chức có thể nhận được thư chung của phòng ban mình như thông báo trong phòng ban...
Đầu vào: Đề nhận được thư phòng ban thì cần phải đăng nhập và chọn vào thư phòng ban.
Xử lý: Thư phòng ban sẽ được xuất ra từ cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông tin thư phòng ban sẽ có trong hộp thư phòng ban. 2.3.5. Viết thư phòng ban
Mô tả: Cho phép nhân viên phòng tổ chức có thể gửi thư cho toàn phòng ban mình.
Đầu vào: Nhập các trường cần thiết như: tiêu đề, nội dung... Xử lý: Thư gửi phòng ban sẽ được nhập vào trong cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư gửi phòng ban sẽ được gửi vào trong hộp thư phòng ban.
2.3.6. Nhận thông báo chung
Mô tả: Cho phép xem thông báo chung của toàn công ty.
Đầu vào: Đề xem được thư thông báo chung thì cần phải đăng nhập và chọn vào mục thông báo chung
Xử lý: Thông báo chung sẽ được xuất ra từ trong cơ sở dữ liệu Đầu ra: Thông báo chung sẽ có trong hộp thư thông báo chung. 2.3.7. Gửi thông báo chung
Mô tả: Cho phép nhân viên phòng tổ chức gửi thông báo đến toàn công ty.
Đầu vào: Cần đăng nhập vào với tài khoản và chọn phần gửi thông báo chung
Xử lý: Thông báo chung sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu Đầu ra: Thông báo gửi thành công
2.3.8. Viết thư hỏi đáp
Mô tả: Khi gặp phải vấn đề gì đó về nghiệp vụ mà muốn hỏi ý kiến của ai đó trong công ty thì sẽ viết thư hỏi đáp. Thư này sẽ được gửi trong toàn công ty. Hoặc ngược lại muốn trả lời vấn đề của nhân viên nào đó hỏi trong công ty thì cũng có thể viết thư hỏi đáp để trả lời
Đầu vào: Viết thư hỏi đáp thì cần nhập tiêu đề, nội dung muốn hỏi. Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lưu vào trong cơ sở dữ liệu
Đầu ra: Thông báo gửi thành công và thư hỏi đáp sẽ được gửi đi toàn công ty trong hộp thư hỏi đáp
2.3.9. Nhận thư hỏi đáp
Mô tả: Cho phép có thể nhận được thư hỏi đáp của nhân viên khác trong công ty đồng thời cũng nhận được thư hồi đáp nếu có.
Đầu vào: Chọn vào mục thư hỏi đáp
Xử lý: Thư hỏi đáp sẽ được lấy từ trong cơ sở dữ liệu ra.
Đầu ra: Thư hỏi đáp sẽ được tìm thấy trong thư mục hộp thư hỏi đáp. 2.3.10. Xoá thư
Mô tả: cho phép xoá những thư không cần thiết trong hòm thư của mình
Đầu vào: chọn thư cần xoá rồi nhấn nút xóa Xử lý: Thư sẽ được xoá khỏi cơ sở dữ liệu Đầu ra: thông báo xoá thành công.
2.3.11. Viết và xem ghi chú
Mô tả: cho phép ghi lại những thứ quan trọng và xem khi cần thiết. Đầu vào: để viết ghi chú thì chọn mục viết ghi chú sau đó nhập vào tiêu
đề và ghi chú