1. Nhận xét – Đánh giá
2.1 Kiến nghị về quy trình kiểm tốn
Việc thay đổi kiểm tốn viên xuống khách hàng nếu cĩ một kiểm tốn viên khác am hiểu tình hình hoạt động của khách hàng hơn thì khơng cĩ vấn đề gì, tuy nhiên, việc thay đổi thường là những kiểm tốn viên mới, chưa cĩ sự chuẩn bị kịp thời những hiểu biết tương đối đầy đủ về tình hình kinh doanh của khách hàng. Kiểm tốn viên thay thế chỉ nắm bắt sơ bộ về tình hình kiểm sốt nội bộ và tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng thơng qua trao đổi với trưởng nhĩm kiểm tốn viên cũ. Quá trình trao đổi này cĩ thể cĩ những thiếu sĩt hoặc cách truyền đạt khơng thích hợp dẫn đến kiểm tốn viên thay thế khơng thể hiểu được đầy đủ và chính xác thực trạng tại doanh nghiệp. Hơn nữa, những tìm hiểu về kiểm sốt nội bộ trước đây của kiểm tốn viên cũ khơng lưu lại trong hồ sơ kiểm tốn và khoảng thời gian từ lúc nhận quyết định thay đổi đến lúc xuống khách hàng là rất ngắn nên kiểm tốn viên thay thế khơng thể thu thập đầy đủ những thơng tin cần thiết. Vấn đề này sẽ làm giảm chất lượng của cuộc kiểm tốn .
Nếu việc thay đổi là do bên cơng ty kiểm tốn thì đối với những khách hàng khĩ tính, họ sẽ đánh giá kiểm tốn viên làm việc khơng khoa học, khơng cĩ kế hoạch chính xác, từ đĩ sẽ nghi ngờ về chất lượng kiểm tốn của MAAC.
Đối với khách hàng cũ, nếu thay đổi kiểm tốn viên của năm trước cĩ thể sẽ mất thời gian cho kiểm tốn viên thay thế tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ, tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng. Nếu để cho kiểm tốn viên năm trươùc thực hiện thì sẽ khắc phục được bất lợi trên. Hơn nữa, kiểm tốn viên cũ đã thiết lập một mối quan hệ thân thiện với khách hàng.
Khách hàng của cơng ty là rất đa dạng và phong phú, vì vậy cơng ty nên cĩ những ghi chú cụ thể trong quy trình của mình đối với từng loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn như đối với doanh nghiệp là cơng ty cổ phần, là cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi thì khoản mục nào là trọng yếu, các thử nghiệm cần thực hiện cĩ gì khác biệt, kiểm tốn viên nên chú trọng vào khoản mục nào. Điều này sẽ giúp cho kiểm tốn viên cịn ít kinh nghiệm sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi gặp phải các tình huống như vậy, đồng thời xây dựng một chuẩn chung cho cơng ty nhằm thống nhất.
Cơng ty nên cĩ những mẫu, biểu cố định nhằm rút ngắn thời gian ghi chép trong quá trình thu thập các số liệu khi làm việc trực tiếp tại cơng ty khách hàng. Chẳng hạn như bảng phân tích tài sản cố định, bảng phân tích doanh thu...
Trong quá trình lập kế hoạch kiểm tốn, trưởng nhĩm kiểm tốn nên lập kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từng cuộc kiểm tốn. Điều này sẽ giúp cho kiểm tốn
viên khơng lúng túng nếu trong quá trình làm việc mà phát sinh những tình huống như: các tài liệu mà kiểm tốn viên yêu cầu doanh nghiệp cung cấp nhưng doanh nghiệp chưa kịp chuẩn bị, những khoản mục kiểm tốn viên yêu cầu doanh nghiệp giải trình nhưng doanh nghiệp chưa giải trình được... Kiểm tốn viên sẽ biết mình sẽ làm tiếp phần việc gì để lấp vào thời gian trống đĩ. Việc này sẽ giúp cho các trợ lí kiểm tốn linh động trong việc sắp xếp và xử lí cơng việc.
Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên nên lập bảng câu hỏi ( xem phụ lục) nhằm tìm hiểu một cách sâu sắc về kiểm sốt nội bộ của khách hàng. Từ đĩ sẽ giúp cho kiểm tốn viên đánh giá được chính xác rủi ro nằm ở khoản mục nào, kiểm tốn viên sẽ xốy vào khoản mục đĩ để việc chọn mẫu thực hiện một số thử nghiệm trên khoản mục này được chính xác.
Đối với nội dung kiểm tốn từng khoản mục cụ thể, người viết xin cĩ một số kiến nghị sau:
Trong khoản mục kiểm tốn tiền, kiểm tốn viên nên đặc biết chú trọng vào khoản mục này vì đây là khoản mục dễ xảy ra gian lận. Tuỳ theo đánh giá ban đầu về những rủi ro trong khoản mục này mà kiểm tốn viên nên áp dụng thử nghiệm kiểm kê quỹ tiền mặt hay thay thế bằng một thủ tục khác.
Đối với khoản mục hàng tồn kho, thủ tục kiểm kê hàng tồn kho là một yêu cầu hết sức quan trọng. Vì vậy, kiểm tốn viên cơng ty nên thực hiện việc trực tiếp kiểm kê khoản mục này. Nếu vì các lí do khách quan mà cơng ty khơng thể thực hiện được việc kiểm kê trực tiếp thì mớiõ dùng một số thủ tục khác để thay thế.
Kiểm tốn viên nên trực tiếp gửi thư xác nhận cơng nợ đến khách hàng, chủ nợ của doanh nghiệp nhẵm làm rõ các khoản nợ mà kiểm tốn viên cần xác minh. Điều này sẽ giúp cho kiểm tốn viên chủ động trong việc xác nhận các khoản nợ mà theo kiểm tốn viên đánh giá là trọng yếu. Nếu khơng trực tiếp xác nhận những khoản nợ này, kiểm tốn viên nên ghi chú và yêu cầu doanh nghiệp xác nhận những khoản nợ cần thiết.
2.2 Cách lưu hồ sơ.
Cơng ty nên yêu cầu kiểm tốn viên tách riêng hồ sơ kiểm tốn năm và hồ sơ kiểm tốn chung để lưu lại sau khi hồn thành một hợp đồng kiểm tốn. Phải thiết lập hồ sơ kiểm tốn đầy đủ và tách riêng sẽ cĩ những lợi ích sau: giúp kiểm tốn viên xem xét lại hồ sơ dễ dàng hơn, là một tài liệu tham khảo cho những kiểm tốn viên mới vào nghề, là một yếu tố bằng chứng, lưu trữ hồ sơ đơn giản, thống nhất hồ sơ làm việc, phù hợp với chuẩn mực kiểm tốn.
Nếu phân loại hồ sơ để lưu thì kiểm tốn viên sẽ dễ dàng tìm kiếm tài liệu để nghiên cứu vào những năm kiểm tốn sau, đồng thời sẽ dễ dàng hệ thống lại những hiểu biết về tình hình kinh doanh cũng như kiểm sốt nội bộ của khách hàng.
Hồ sơ kiểm tốn chung cho những thơng tin về khách hàng để dễ tìm hiểu vào năm kiểm tốn sau. Hồ sơ kiểm tốn riêng cho từng năm gồm những thơng tin riêng cho các thử nghiệm hay thơng tin cĩ hiệu lực riêng trong năm đĩ.
Bộ phận kiểm sốt chất lượng kiểm tốn của cơng ty sẽ kiểm tra việc lưu hồ sơ cĩ đầy đủ khơng. Đây là phương pháp đảm bảo hồ sơ kiểm tốn được lưu đầy đủ.
Trong hồ sơ kiểm tốn nên cĩ một phần ghi chú một số bằng chứng kiểm tốn mà kiểm tốn viên phải yêu cầu khách hàng bổ sung nếu trong thời gian làm việc trực tiếp tại khách hàng mà kiểm tốn viên chưa thu thập được. Việc này sẽ giúp cho kiểm tốn viên khơng bỏ quên những bằng chứng cần thiết để lưu vào hồ sơ kiểm tốn.
Một số kiến nghị mà người viết đưa ra ở đây là khơng xa rời thực tế và vẫn đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi phí kiểm tốn và nguyên tắc thận trọng trong kiểm tốn. Hy vọng sẽ giúp cơng ty cĩ một quy trình kiểm tốn ngày càng hồn thiện hơn.
KẾT LUẬN
Các khách hàng đến với kiểm tốn thật sự mong muốn kiểm tốn viên hiểu họ thật sâu sắc và đầy đủ. Họ khơng chỉ muốn kiểm tốn viên hiểu rằng các nghiệp vụ được xử lý và ghi chép như thế nào trong sổ sách kế tốn, mà họ cịn mong muốn kiểm tốn viên hiểu các hoạt động kinh doanh và hoạt động tài chính xét trong mối quan hệ với quá trình xử lý nghiệp vụ từ khi bắt đầu hình thành đến khi kết thúc. Chính sự hiểu biết đĩ kiểm tốn viên sẽ cĩ cái nhìn khái quát và sâu sắc hơn về khách hàng, từ đĩ cĩ cơ hội phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn.
Để đạt được mục tiêu phục vụ khách hàng hàng một tốt hơn, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình kiểm tốn khơng phức tạp như những doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn, cơng ty kiểm tốn phải xây dựng một quy trình kiểm tốn phù hợp với quy mơ của từng doanh nghiệp.
Hy vọng rằng chuyên đề này sẽ giúp người đọc hiểu được phần nào tầm quan trọng của quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính các doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa và nhỏ . Rất mong nhận được sự gĩp ý và đĩng gĩp ý kiến để cĩ thể nghiên cứu sâu thêm về đề tài này.
Phụ lục 1- Mẫu giấy làm việc MAAC
MAAC
Name of client: Name:
Account: Review:
Company Audit Difference
Opening/B(Dr,Cr): Debit:
Credit:
Closing/B(Dr,Cr):
Phụ lục 2 : Mẫu hợp đồng kiểm tốn
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc ---oOo---
HỢP ĐỒNG KIỂM TỐN
Số:.../ MAAC
− Căn cứ pháp lệnh HĐKT ngày 25/09/1989 và Nghị định HĐ số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội Đồng Bộ Trưởng về hướng dẫn chi tiết thi hành pháp lệnh HĐKT;
− Căn cứ Nghị Định 105/2004/NĐ-CP ngày 30/03/2004 của Chính phủ ban hành quy chế kiểm tốn độc lập trong nền kinh tế quốc dân;
− Thực hiện chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 210 về Hợp đồng kiểm tốn;
BÊN A: CƠNG TY ... (Dưới đây gọi tắt là Bên A)
Người đại diện: Ơng(Bà) ... Chức vụ: ...
Điện thoại: ... Fax: ...
Địa chỉ: ...
Tài khoản số: ...
Ngân Hàng: ...
Mã số thuế: ...
BÊN B: CƠNG TY QUẢN LÝ - KIỂM TỐN - TƯ VẤN MAAC (Dưới đây gọi tắt là Bên B)
Người đại diện: ƠNGLÊ HỒNG TUYÊN Chức vụ: Giám Đốc
Điện thoại: (84-8) 5 123 909 Fax: (84-8) 5 123 392
Địa chỉ: 152/11B Điện Biên Phủ, P. 25, Q. Bình thạnh, TP. HCM Tài khoản số: 5807699
Ngân hàng: Ngân hàng Thương Mại Á Châu (ACB)
Mã số thuế: 0302957412
Sau khi thỏa thuận, hai bên nhất trí ký hợp đồng này gồm các điều khoản sau :
Điều 1 : Nội dung dịch vụ
• Bên B cung cấp cho bên A dịch vụ kiểm tốn Báo cáo Tài chính niên độ ...
Điều 2 : Luật định và chuẩn mực
• Dịch vụ kiểm tốn được tiến hành theo Nghị định 105/2004/NĐ-CP ngày 30/03/2004 của Chính phủ ban hành Quy chế kiểm tốn độc lập trong nền kinh tế quốc dân, theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam hiện hành và chuẩn mực kiểm tốn quốc tế được Việt
Nam chấp nhận; Các chuẩn mực này địi hỏi Bên B phải lập kế hoạch và thực hiện kiểm tốn để đạt được sự đảm bảo hợp lý rằng báo cáo tài chính khơng chứa đựng những sai sĩt trọng yếu.
• Cơng việc kiểm tốn bao gồm việc kiểm tra, thực hiện các thử nghiệm cơ bản các bằng chứng cho những khoản mục và những thơng tin trong báo cáo tài chính. Cơng việc kiểm tốn bao gồm việc đánh giá các nguyên tắc, phương pháp kế tốn được áp dụng, các ước tính và xét đốn quan trọng của Giám Đốc cũng như đánh giá việc trình bày tổng thể các báo cáo tài chính.
Điều 3: Trách nhiệm và quyền hạn của các bên: 3.1 Trách nhiệm Bên A
• Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ cho Bên B thơng tin cần thiết cĩ liên quan đến cuộc kiểm tốn bao gồm chứng từ, sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính và các tài liệu cĩ liên quan khác;
• Báo cáo tài chính dùng để kiểm tốn phải được Bên A ký và đĩng dấu chính thức trước khi cung cấp cho Bên B. Việc lập báo cáo tài chính và cơng bố các thơng tin khác là trách nhiệm của đơn vị được kiểm tốn. Trách nhiệm này địi hỏi hệ thống kế tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ phải thích đáng, sự lựa chọn và áp dụng các chính sách kế tốn và việc đảm bảo an tồn cho các tài sản;
3.2 Trách nhiệm Bên B
• Bên B đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kiểm tốn hiện hành (như điều 2);
• Lập và thơng báo cho Bên A nội dung, kế hoạch kiểm tốn. Thực hiện kế hoạch kiểm tốn theo đúng nguyên tắc độc lập, khách quan và bí mật số liệu.
3.3 Quyền hạn Bên A
• Theo dõi đơn đốc Bên B trong việc thực hiện hợp đồng;
• Yêu cầu Bên B hồn thành cơng việc đúng thời hạn ghi trong hợp đồng.
3.4 Quyền hạn Bên B
• Yêu cầu được xem xét các tài liệu liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
• Bên B cĩ thể yêu cầu Bên A xác nhận bằng văn bản sự đảm bảo về các thơng tin và tài liệu liên quan đến cuộc kiểm tốn mà Bên A đã cung cấp cho Bên B.
Điều 4: Báo cáo kiểm tốn Sau khi hồn thành cuộc kiểm tốn, Bên B cung cấp cho Bên A:
• Báo cáo kiểm tốn được lập thành 06 bản tiếng Việt; 04 bản tiếng Hoa; cĩ hiệu lực ngang nhau; Bên A giữ 05 bản tiếng Việt; 03 bản tiếng Hoa; Bên B giữ 01 bản tiếng Việt; 01 bản tiếng Hoa.
Điều 5 : Giá trị Hợp Đồng và phương thức thanh tốn
Giá trị Hợp Đồng:
Phí kiểm tốn niên độ ... ... USD
Thuế (10% VAT) ...USD
Tổng giá trị hợp đồng: ... USD
(Số tiền bằng chữ: ...)
• Phương thức thanh tốn : (theo thỏa thuận)
Điều 6 : Cam kết thực hiện
• Hai bên cam kết thực hiện tất cả các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc, hai bên phải kịp thời thơng báo và trao đổi, tìm giải pháp thích hợp. Mọi thơng tin phải được thơng báo trực tiếp cho mỗi bên bằng văn bản theo địa chỉ đã ghi trên đây.
Điều 7 : Hiệu lực ngơn ngữ và thời hạn hợp đồng
• Trong thời gian thưïc hiện Hợp đồng nếu bên nào muốn chấm dứt, hoặc thay đổi Hợp đồng thì phải báo trước bằng văn bản ( ít nhất 5 ngày) và được giải quyết trên cơ sở hợp tác, khơng được phép đơn phương sửa đổi hoặc hủy bỏ Hợp đồng.
• Hợp đồng này được lập thành ...bản tiếng (Hoa) và ... bản tiếng Việt, hiệu lực từ ngày cĩ đủ chữ ký và đĩng dấu. Mỗi bên giữ ... bản tiếng (Hoa) và ... bản tiếng Việt.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc Giám đốc
Phụ lục 3: Bảng câu hỏi kiểm sốt nội bộ
Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ:
S T T
Câu hỏi Trả lời Ghi
chú Khơng áp dụng Cĩ Khơng Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1 Các kế hoạch ngân sách, ngân
quỹ cĩ được cập nhật thường xuyên?
2 Chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch cĩ được phân tích? 3 Việc lập, đối chiếu tài khoản
ngân hành cĩ được thực hiện và kiểm tra hành tháng bởi 01 người phụ trách?
4 Việc mua bán các khoản đầu tư Tài chính cĩ được đặt dưới sự
thơng qua của người cĩ thẩm quyền?
5 Tất cả các khoản chi tiêu cĩ chứng từ hợp lê?
6 Cĩ sự kiểm tra việc cập nhật số liệu (số tiền chi tiêu, phân bổ) 7 Việc hạch tốn xuất quỹ là
nhanh chĩng?
8 Có danh sách những người cĩ thẩm quyền ký phiếu thanh tốn?
9 Việc thanh tốn khơng bị ghi chép 2 lần?
10 Việc tiếp nhân thanh tốn được thực hiện bởi bộ phận kế tốn tổng hợp?
11 Hố đơn thanh tốn được lập như thế nào?
Phụ lục 4- Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định
CƠNG TY TNHH JING TZUAN FURNITURE Bình Hồ – Thuận An – Bình Dương Mã số thuế:... – Điện thoại: ... – Fax: ...
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH
Hơm nay ngày 31/12/2004, tại cơng ty Jing Tzuan Furniture Co., Ltd chúng tơi gồm cĩ:
1. Ơng : ... Tổng giám đốc Trưởng ban kiểm kê
2. Bà: ... Phĩ tổng giám đốc Uỷ viên
3. Bà: ... Kế tốn trưởng Uỷ viên
Cùng tiến hành kiểm kê các tài sản cố định của cơng ty như sau: Số
TT
Tên TSCĐ ĐVT Số hiệu TSCĐ
Tồn theo sổ sách Tồn thực tế Chênh lệch Lượng Nguyên giá Lượng Nguyên giá Lượng Nguyên
giá 1 nhà xưởng _ 001 TSCĐ 1 1,368,314,000.00 1 1,368,314,000.00 _ _ 2 Máy bào 4 mặt Cái 002 TSCĐ 1 190,120,000.00 1 190,120,000.00 _ _ 3 Máy bào cuốn Cái 003 TSCĐ 1 11,640,000.00 1 11,640,000.00 _ _