Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp
Ghi Có các TK: 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 611, 621, 622, 627,631 Tháng 7 năm 2008 STT Các TK ghi Có CácTK ghi Nợ 142 152 …… Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí NKCT số 1 NKCT số 2 …… A B 1 2 ……… 7 621 297.639.226 ……… 10 627 93.629.467 ……… 12 642 18.152.307 ……… Cộng 1.932.869.702
Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008.
Ngày 31 tháng 7 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
2.3.4. Kiểm kê nguyên, vật liệu cuối kỳ.
Tại các kho của Công ty, nguyên, vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trường hợp đột xuất, có thể kiểm kê nguyên, vật liệu tại bất cứ thời điểm nào.
Việc kiểm kê kho nguyên, vật liệu nhằm mục đích xác định lượng tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu trên thực tế tại thời điểm kiểm kê. Kết quả kiểm kê được đối chiếu với sổ sách kế toán để phát hiện sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất cho Công ty. Nhờ công tác kiểm kê, Công ty có thể đôn đốc tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý hao hụt, hư hỏng, ứ đọng vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó, đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản nguyên, vật liệu, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu tại Công ty.
Việc kiểm kê nguyên, vật liệu được tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nước. Trước khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại nguyên, vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Công ty làm chủ tịch, kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với nguyên, vật liệu bị hư hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng. Đối với nguyên, vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, nguyên, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu, kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Nguyên, vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo Công ty.
Kết quả kiểm kê đều được ghi vào Biên bản kiểm kê (Biểu số 17). Biên bản kiểm kê được gửi lên Phòng Kế toán, kế toán đối chiếu sổ sách và tính giá trị chênh lệch của từng loại (nếu có).
Chênh lệch thừa (thiếu) = Số lượng tồn kho kiểm kê - Số lượng tồn kho sổ sách
Việc số liệu kiểm kê trên thực tế có sự chênh lệch với số liệu ghi trên sổ sách có thể do nhiều nguyên nhân: Do hao hụt tự nhiên trong bảo quản, do các hành vi tham ô, gian lận, do nhầm lẫn… Nếu hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. Việc hạch toán kiểm kê phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh kịp thời chính xác kết quả kiểm kê vào sổ kế toán trong thời gian chờ quyết định xử lý; phân tích nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, tài sản và đề xuất biện pháp xử lý cho Ban lãnh đạo; ghi nhận kết quả xử lý của Ban lãnh đạo khi có quyết định xử lý.
Trường hợp khi kiểm kê phát hiện nguyên, vật liệu hư hỏng, mất mát, căn cứ vào Biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 1381: Giá trị nguyên, vật liệu thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị thực tế của nguyên, vật liệu thiếu
Khi có Biên bản xử lý về nguyên, vật liệu hư hỏng, mất mát kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 1388, 334…: Phần được bồi thường Nợ TK 632 : Phần thiệt hại mà Công ty phải gánh chịu
Có TK 1381: Giá trị nguyên, vật liệu thiếu đã được xử lý Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa nguyên so với sổ sách, kế toán phải xác định số nguyên, vật liệu thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác.
Nếu nguyên, vật liệu thừa xác định là của Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị nguyên, vật liệu thừa
Có TK 711: Giá trị nguyên, vật liệu thừa
Nếu NVL thừa xác định là phải trả đơn vị khác thì kế toán ghi đơn: Nợ TK 002: Giá trị nguyên, vật liệu thừa
Nếu Công ty quyết định mua số nguyên, vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hóa đơn bổ sung cho Công ty. Căn cứ vào giá mua nguyên, vật liệu cùng loại, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá trị nguyên, vật liệu thừa Có TK 338: Phải trả khác
Biểu số 17: Biên bản kiểm kê
Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội