II. CHI TIẾT NỘI DUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO
Biểu 3.8: Giấy làm việc 5452 XYZ Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu
phẩm, kho bao bì. Việc hướng dẫn cách thức, phân công kiểm kê được phổ biến bằng miệng, khôngcó văn bản hướng dẫn cụ thể trước. Kết quả kiểm kê cho Nguyên liệu được trình bày tại Giấy làm việc số 5452 XYZ –“ Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu” như sau:
Biểu 3.8: Giấy làm việc 5452 XYZ - Kiểm kê hàng tồn kho –Kho nguyên liệu Kho nguyên liệu
CÔNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khách hàng: Công ty XYZ Tham chiều: 5452 Kỳ kết thúc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kê hàng tồn kho – Kho nguyên liệu Ngày thực hiện:
BÀO CÁO KIỂM KÊ – KHO NGUYÊN LIỆU
Tên khách hàng : Nhà máy XYZ Địa điểm kiểm kê : Kho nguyên liệu
Thời gian kiểm kê : Từ 8h00 sáng ngày 01/01/2009 Người tham gia kiểm kê :
Nhân viên nhà máy : Nhân viên AISC :
Nguyên vật liệu tồn kho bao gồm
Nguyên vật liệu tồn nằm trong kho nguyên liệu, nguyên vật liệu tồn nằm trong Silo, nguyên vật liệu đang đi đường.
Mô tả nguyên vật liệu trong ngày kiểm kê
- Ngày 01/01/2009, nhà máy không hoạt động sản xuất, chỉ có một bộ phận quản lý kho và kiểm toán viên tham dự kiểm kê.
- Mỗi loại nguyên vật liệu được để riêng biệt theo lô (có số thứ tự quản lý). Từng bao nguyên vật liệu được xếp thành hình khối ( cây, hàng) gồm nhiều dãy. Một số nguyên vật liệu ngay từ lúc nhập kho, thủ kho đã kiểm tra và ghi số lượng bao trên từng dãy để khi kiểm tra có thể thấy đượcsố lượng bao còn tồn tại kho theo nguyên tắc: Nguyên vật liệu xuất hết dãy ngoài rồi mới đến dãy trong. Cũng có những nguyên vật liệu không ghi theo số này, chỉ thể hiện số Kg nguyên vật liệu tồn thực tế trên thẻ cây.
trên thẻ kho của từng cây nguyên vật liệu. Phụ trách kho nguyên vật liệu xác nhận khôngcó hoạt động nhập - xuất kho trong khi kiểm kê.
- Ngày 01/01/2009, kiểm toán viên quan sát việc kiểm kê mẫu một số mã nguyên vật liệu (kết quả như trên bảng)
Cách thức kiểm kê
Nhân viên kho dung thước đo chiều cao của từng dãy và đo chiều cao của từng bao để quy ra số bao tương ứng, mỗi mã nguyên vật liệu lấy ra 5 bao để cân mẫu lấy trọng lượng trung bình, tính ra số Kg nguyên vật liệu tồn kho. Đây là các ước tính tương đối vì thực tế nguyên vật liệu được đóng vào các bao có trọng lượng không giống nhau, số chênh lệch giữa các bao là trên dưới 1Kg, có bao chênh lệch tới 2,8Kg hoặc trong quá trình nhập kho có nhiều bao bị bục, rách, nguyên vật liệu hao hụt dẫn đến trọng lượng bao không đủ nhưng khi quy đổi vẫn nhân với trong gìlượng bao trung bình. Để có kết quả chính xác nhất chỉ có thể dung cách: cân xe tải (cân tịnh), tuy nhiên, khối lượng nguyên vật liệu (của một loại) là rất lớn (cụ thể là nguyên vật Bánh dầu đậu nành 00.BDD có số lượng gần tới 765 tấn) và việc cân như vậy phải mất từ 1 đến 2 ngày, hơn nữa thủ kho cho biết: Việc cân tĩnh đã được diễn ra trướcđó và kết quả đã được ghi trên thẻ cây, Tại thời điểm ngày 01/01/2007 khôngtiến hành theo cách như vậy được vì công nhân nghỉ không làm việc.
Tuy nhiện kết quả ước tính hầu như đều có chênh lệch với số tồn kho ghi nhận trên thẻ kho (lý do như đã nêu). Riêng loại Bánh dầu đậu nành 00.BDD ( tại kho Nguyên liệu), khi kiểm kê phát hiện số ghi nhận trên thẻ cây viết sai sô với số trên sổ theo dõi xuất nhập của kho. Kiểm toán viên cùng từng bộ phận kh đã tiến hành kiểm kê lại mã nguyên vật liệu này nhưng kết quả không chính xác được vì các bao xếp không đúng quy cách, dẫn đến việc ước tính ra số Kg tồn kho chênh lệch lớn so với số trên thẻ cây. Sau khi đối chiếu với phiếu cân xe và trừ đi các lần xuất, bộ phận khôngthống nhất ghi nhận số liệu tồn kho theo như trên sổ sách theo dõi.
Nhận xét và đánh giá công tác kiểm kê
Trừ những hạn chế nêu trên, nhìn chung công tác kiểm kê ở nhà máy XYZ được thực hiện tốt và nghiêm túc. Kho được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, từng loại nguyên vật liệu được lưu kho theo từng khu riêng biệt.
Kết quả kiểm kê phần nguyên vật liệu trong kho Đơn vị: Kg
Mã vật liệu Số kiểm kê thực tế Số biên bản kiểm kê
Chênh lệch Tại kho
NVL Kết quả ước tính TrongSilo Tổngcộng 00.BBD 764.450 (9139 bao x 60 kg) + (3634
bao x 60,24 kg) = 767.252 kg 116.499 880.949 880.949,76 (0,76) 00.BAR3 382.102 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa
xuất lần nào
218.011 600.113 600.112,99 0,0100.CGS 291.495 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa 00.CGS 291.495 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa
xuất lần nào 39.960 330.455 330.454,54 0,46 00.BC63 120.183 Ước tính (3014 bao x 40.3 kg = 121.464 kg) 15.842 136.025 136.025,47 (0,47) 00.BDHC 45.784 Ước tính (766 bao x 59,5 kg = 45.777 kg) 51.440 97.224 97.224,20 (0,20) 00.KML 61.129 Ghi nhận theo phiếu cân, chưa
xuất lần nào 16.938 78.112 78.112,40 (0,40) 00.CGVA 138.613 Ước tính (2484 bao x 55,36
kg = 137.516 kg)
24.376 162.989 162.989,09 (0,09)00.BTT 17.809 Ước tính (359 bao x 49 kg = 00.BTT 17.809 Ước tính (359 bao x 49 kg = (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
17.591 kg) 20.196 38.005 38.005,38 (0,38) 00.BDCO 117.649 Ước tính (2379 bao x 49,8 kg
= 118.474 kg)
46.085 163.554 164.199,30 (645,30)
3.2.3.2. Lập dự phòng cho hàng chậm luân chuyển, hư hỏng.