II. CHI TIẾT NỘI DUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO
1. Nguyên vật liệu
Nhà máy mua nguyên vật liệu từ 2 nguồn: Mua trong nước( mua nội bộ trong Công ty và mua của nhà cung cấp trong nước khác) và nhập khẩu.
Giá trị nguyên vật liệu bao gồm: Giá ghi trên hóa đơn và các chi phí như vận chuyển, bốc xếp, kiểm định, thuế nhập khẩu,…Các chi phí thu mua được hạch toán vào tài khoản chi phí thu mua ( Tài khoản 6113), tách với giá mua nguyên vật liệu hạch toán vào tài khoản 6111 nhưng được chi tiết cho từng mã nguyên vật liệu cụ thể.
* Quy trình mua, nhập kho nguyên vật liệu
Việc mua hàng do bộ phận thu mua thực hiện
Mua nguyên vật liệu trong nước:
Dựa vào kế hoạch kinh doanh theo tháng của bộ phận kinh doanh, phòng sản xuất tính toán công thức cho từng mặt hàng để biết nhu cầu nguyên vật liệu. Bộ phận thu mua căn cứ vào các báo cáo tồn kho của từng kho và nhu cầu nguyên vật liệu để lập bảng dự kiến nguyên vật liệu và trình Ban Giám đốc Nhà máy phê duyệt. Nếu Ban Giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Hợp đồng nguyên tắc được ký trong thời gian dài( có thể cả năm) đối với các nhà cung cấp thường xuyên và nguyên vật liệu sử dụng nhiều.
Tiến hành nhập kho: Tất cả nguyên vật liệu mua trong nước đều phải qua trạm cân của Nhà máy để ghi nhận khối lượng thực nhập. Khi nhập xong, kế toán kho tập hợp phiếu nhập kho của thủ kho, căn cứ vào giá trị do phòng thu mua thông báo đối với từng mặt hàng để nhập vào máy tính cả số lượng và đơn giá.
- Mua từ nhà cung cấp trong nước:
Kế toán kho nhập số lượng vào phần mềm để lên phiếu nhập kho, chương trình sẽ tự động ghi lại: Nợ tài khoản 6111 - Chi tiết mã nguyên vật liệu
Có tài khoản 331 - Chi tiết mã nhà cung cấp Khi thanh toán, kế toán ghi:
Nợ tài khoản 331 - Chi tiết nhà cung cấp : số tiền + VAT Có tài khoản 111, 112
Nợ tài khoản 133 Có tài khoản 331 - Mua nội bộ:
Bộ phận kho chịu trách nhiệm cho phần mua nội bọ. Kế toán kho chỉ lên số lượng. Thủ tục giống như trên, Công ty PDN có phát hành hóa đơn giá trị gia tăng cho việc bán nguyên vật liệu này và Nhà máy XYZ ghi đối ứng tài khoản 336-Phải trả nội bộ.
Nhập mua từ nước ngoài
Các thủ tục tương tự như mua trong nước nhưng toàn bộ các vấn đề phải do Ban Giám đốc quyết định và phê duyệt. Việc thanh toán thường được thực hiện bằng thư tín dụng. Hợp đồng mua hàng của nước ngoài được ký bởi Nhà máy XYZ nếu lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thông qua Công ty PDN nếu lô hàng có giá trị lớn.
Hạch toán hàng nhập khẩu: Hàng tháng, kế toán tại Công ty :
Nợ tài khoản 331: A x FX1
Có tài khỏan 112 : A x FX1 ( Giá trị bằng VNĐ bỏ ra mua ngoại tệ) (FX1: Tỷ giá tại ngày thanh toán )
Khi hàng về nhập kho, bộ phận kho của Nhà máy XYZ chỉ ghi nhận số lượng nhập kho nhưng kế toán Nhà máy XYZ vẫn chưa hạch toán giá trị vì còn phải chờ Công ty PDN thông báo tỷ giá cuối tháng. Khi có thông báo tỷ giá từ Công ty PDN, kế toán hạch toán đồng thời 2 bút toán:
Nợ tài khoản 6111: A x FX2 ( FX2: tỷ giá tại ngày nhập kho) Có tài khoản 331: A x FX2
Trường hợp lãi tỷ giá ghi:
Nợ tài khoản 331: A x ( FX2 – FX1) Có tài khoản 515: A x ( FX2 – FX1) Trường hợp lỗ tỷ giá ghi:
Nợ tài khoản 635: A x ( FX1 – FX2) Có tài khoản 331: A x ( FX1 – FX2)
Đối với lô hàng nhập thông qua Công ty PDN: Khi Công ty PDN thông báo đã thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài, kế toán Nhà máy XYZ ghi:
Nợ tài khoản 331( Theo tỷ giá mà Công ty PDN thanh toán) Có tài khoản 336
Khi hàng về đến kho, hạch toán tương tự như trên - Hạch toán thuế
Thuế giá trị gia tăng đầu vào:
Nợ tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp Có tài khoản 112
Nợ tài khoản 133 - Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu được khấu trừ Có tài khoản 3331
Thuế nhập khẩu
Nợ tài khoản 6113 - Chi phí thu mua Có tài khoản 3333 - Thuế nhập khẩu
* Quy trình xuất kho nguyên vật liệu
Xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất báo với kho để tiếp nhận nguyên vật liệu vào Silo phục vụ sản xuất. Khi xuất kho phải có sự ký nhận của nhân viên tiếp liệu và nhân viên vận hành Silo.
Xuất bán nội bộ: Theo đề nghị mua từ Công ty, phòng giao nhận viết ”lệnh giao hàng” và chuyển cho bộ phận quản lý kho. Nhân viên quản lý số liệu kho sẽ viết phiếu xuất kho và lập hóa đơn giá trị gia tăng để thủ kho xuất hàng.