5. Bố cục của khóa luận
2.2.3.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.3.3.1. Nội dung
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những chi phí chung liên quan đến toàn bộ hoạt
động quản lý và điều hành của DN như tiền lương nhân viên quản lý và điều hành của
DN, chi phí vật liệu, đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý DN, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác…
2.2.3.3.2. Chứng từ, sổ chi tiết và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT(Hóa đơn bán hàng do người bán hàng cung cấp) - Bảng kê lương
- Phiếu chi - Ủy nhiệm chi
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 48 MSSV: 1054030877 Sổ chi tiết sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản 642. (Phụ lục 28).
Tài khoản sử dụng: Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty sử dụng tài khoản
“642”.Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Ngoài một số TK cấp 2 đã nêu ở phần cơ sở lý thuyết chương 1 phần Chi phí quản lý DN (trang 16). Để dễ quản lý và theo dõi Công ty thiết lập nên một số TK con. Công ty còn thiết lập nên một số TK cấp 3 như sau:
+ TK 6421 gồm một số TK cấp 3: Chi phí nhân viên văn phòng; Thưởng cho nhân viên.
+ TK 6422 gồm một số TK cấp 3 : TK 64221: Chi phí xăng xe hơi.
+ TK 6423 gồm một số TK cấp 3: Máy vi tính, bàn ghế; Chi phí đồ dùng văn phòng khác.
+ TK 6424 gồm một số TK cấp 3: Chi phí khấu hao TSCĐ văn phòng. + TK 6425 gồm một số TK cấp 3: Thuế, phí, lệ phí.
+ TK 6427 gồm một số TK cấp 3: Thuê văn phòng; Chi phí dịch vụ NH; Điện, nước, điện thoại; Phí sử dụng GPS; Chi phí sửa xe; Vé cầu đường; Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp với mỗi nghiệp vụ phát sinh liên quan tới
chi phí quản lý doanh nghiệp có một cách hạch toán riêng. Chẳng hạn: + Đối với nghiệp vụ tính tiền lương phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 642
Có TK 334,338
+ Đối với nghiệp vụ tiền điện thoại điện nước mua ngoài phải trả; Nợ TK 642
Nợ TK 133
Có TK 331,111,112...
Tóm lại có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan tới chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán khác nhau nhưng cuối kỳ phải kết chuyển TK 642 sang TK 911 (XĐKQKD) để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 Có TK 642
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 49 MSSV: 1054030877
2.2.3.3.3. Quy trình kế toán
Sơ đồ 2.11. : Quy trình kế toán Chi phí quản lý doanh nghiệp.
(1): Dựa vào các chứng từ như Hóa đơn, Bảng kê lương, Giấy thông báo trả tiền nhân viên lập Giấy đề nghị thanh toán tiền.
(2): Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán tiền của nhân viên kế toán lập Phiếu Chi. (3): Chuyển Phiếu Chi cho Thủ Quỹ.
(4): Căn cứ vào Phiếu Chi Thủ quỹ chi tiền. (5): Chi tiền cho nhân viên kèm Phiếu Chi.
(6): Nếu thanh toán tiền thông qua NH thì kế toán lập Uỷ Nhiệm Chi. (7): Nộp Uỷ nhiệm Chi cho NH
(8): NH lập giấy báo nợ.
(9): Chuyển giấy báo nợ cho bộ phận kế toán của Công ty.
(10): Hạch toán các chứng từ liên quan lên phần mềm kế toán và xuất ra sổ chi tiết TK 642.
2.2.3.3.4. Ví dụ minh hoạ
- Theo hóa đơn số 0003991 ngày 27/12/2012 Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Sản Xuất Bằng Hữu cung cấp hóa đơn ăn uống cho Công Ty TNHH MTV Khí Đốt Gia Đình: (Phụ lục 25).
Nợ TK 642 950,909
Nợ TK 133 95,091
Có TK 331 1,046,000
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 50 MSSV: 1054030877 Lịch Sao Mai Hồng Khang cung cấp hóa đơn về phòng nghỉ cho Công Ty TNHH MTV Khí Đốt Gia Đình: (Phụ lục 26).
Nợ TK 642 1,818,180
Nợ TK 133 181,820
Có TK 331 2,000,000
- Theo bảng lương bộ phận văn phòng tháng 12/2012. (Phụ lục 27).
Nợ TK 6421 122,002,969
Có TK 3344 122,002,969
2.2.3.4. Kế toán chi phí hoạt động tài chính
2.2.3.4.1. Nội dung
Chi phí tài chính tại Công ty bao gồm lãi tiền vay và lãi cho thuê tài chính.
Hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ chủ yếu chịu rủi ro khi có sự thay đổi về tỷ giá hối đoái và lãi suất. Vì Công ty không thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro này cho thiếu thị trường mua các công cụ tài chính. Công ty thực hiện một số các giao dịch có gốc ngoại tệ. Theo đó, Công ty sẽ chịu rủi ro khi có biến động về tỷ giá.
2.2.3.4.2. Chứng từ, sổ chi tiết và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng:
- Phiếu chi - Giấy báo nợ
- Giấy báo phí chuyển khoản
Sổ chi tiết sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản 635. (Phụ lục 30).
Công ty sử dụng tài khoản “ 635” để phản ánh các nghiệp vụ liên quan tới
chi phí tài chính .Tài khoản 635 không có số dư cuối kỳ.
Ngoài ra để dễ quản lý Công ty còn thiết lập nên một số TK cấp 2 của TK 635: +TK 6351: Chi phí lãi tiền vay.
+TK 6352: Chi phí lãi cho thuê tài chính.
+TK 6353: Chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái. +TK 6354: Chi phí tài chính khác.
Hạch toán chi phí tài chính.
+ Định kỳ trả lãi tiền vay cho người cho vay Nợ TK 635
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 51 MSSV: 1054030877 +Thanh toán tiền thuê TSCĐ thuê tài chính:
Nợ TK 635
Có TK 111.112....( Nếu trả tiền ngay)
Nợ TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả ( Nếu nhận nợ)
2.2.3.4.3. Quy trình kế toán
Sơ đồ 2.12. : Quy trình kế toán Chi phí hoạt động tài chính.
(1): Dựa vào: tiền lãi phải trả NH định kỳ và lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ mà hàng tháng NH sẽ gửi Giấy báo nợ cho Công ty nếu Công ty có TK tiền gửi NH tại NH vay. (2): Nếu Công ty không có TK tiền gửi NH tại NH thì NH tiền lãi hàng tháng NH sẽ gửi Giấy thông báo trả tiền cho DN.
(3): Dựa vào giấy thông báo trả tiền NH gửi Công ty sẽ lập Phiếu Chi. (4): Chuyển Phiếu chi qua cho Thủ quỹ.
(5): Thủ quỹ chi tiền đến nộp NH.
(6): Cuối tháng, Công ty đến NH lấy sổ phụ NH về đối chiếu với những chứng từ trước đó đã nhận được từ NH.
(7): Hạch toán tất cả các chứng từ liên quan lên phần mềm kế toán rồi xuất ra sổ chi tiết TK 635.
2.2.3.4.4. Ví dụ minh hoạ
- Theo Giấy báo nợ ngày 18/12/2012 của Ngân Hàng Á CHÂU về việc trích thu tiền
vay-lãi của Công Ty TNHH MTV Khí Đốt Gia Đình: (Phụ lục 29).
Nợ TK 635 24,972,222
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 52 MSSV: 1054030877
2.2.3.5. Kế toán chi phí khác
2.2.3.5.1. Nội dung
Các khoản chi phí khác của Công ty bao gồm: Chi phí thanh lý TSCĐ và chi phí
khác. Nhưng chi phí khác không đáng kể so với tổng chi phí khác. Các chi phí khác bao
gồm : Chênh lệch lỗ do đánh giá lại vật tư, hàng hóa, TSCĐ đưa đi góp vốn liên doanh, đầu tư vào Công Ty liên kết, đầu tư dài hạn khác. Tiền do vi phạm hợp đồng kinh tế. Bị phạt thuế, truy nộp thuế…
2.2.3.5.2. Chứng từ, sổ chi tiết và tài khoản sử dụng
Chứng từ sử dụng:
+ Biên bản thanh lý TSCĐ + Hóa đơn bán hàng + Thanh lý công nợ. + Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi + Giấy báo nợ.
Sổ chi tiết sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản 811. (Phụ lục 31).
Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản “811” để phản ánh chi phí khác.
Tài khoản 811 không có số dư cuối kỳ.
Ngoài ra để dễ quản lý Công ty còn thiết lập nên một số TK cấp 2 từ TK 811: + TK 8111: Chi phí thanh lý TSCĐ.
+TK 8112: Chi phí lỗ do thanh lý TSCĐ, hàng hóa, TSCĐ đưa đi góp vốn liên doanh, đầu tư dài hạn khác.
+TK 8113: Chi phí khác (gồm chi phí thuế; chi phí do vi phạm hợp đồng kinh tế...)
Hạch toán chi phí khác :
Chi phí phát sinh do thanh lý nhượng bán TSCĐ: Nợ TK 811
Nợ TK 133
Có TK 111,112,....
Cuối kỳ kết chuyển TK 811 sang TK 911(XĐKQKD) để XĐKQKD: Nợ TK 911
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 53 MSSV: 1054030877
2.2.3.5.3. Quy trình kế toán
Sơ đồ 2.13. : Quy trình kế toán Chi phí khác.
(1): Dựa vào Giấy xác nhận vi phạm giao thông, Biên bản thanh lý TSCĐ nhân viên lập Giấy đề nghị thanh toán.
(2): Chuyển Giấy đề nghị thanh toán cho bộ phận kế toán.
(3): Dựa vào Giấy đề nghị thanh toán kế toán lập Phiếu Chi.(nếu trả bằng tiền mặt). (4): Chuyển Phiếu Chi qua Thủ Quỹ.
(5): Thủ quỹ chi tiền
(6): Thủ Quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt.
(7): Nếu trả tiền thông qua NH thì Bộ Phận Kế Toán lập Uỷ Nhiệm Chi. (8): Nộp Uỷ Nhiệm Chi cho NH
(9): NH lập Giấy Báo Nợ
(10): NH chuyển Giấy Báo Nợ cho bộ phận kế toán của Công ty
(11): Tập hợp các chứng từ hạch toán lên phần mềm kế toán và xuất ra sổ chi tiết TK 811.
2.2.3.5.4. Ví dụ minh hoạ
- Theo Hóa đơn số 00056 ngày 06/12/2012 Chi phí thanh lý xe Bồn biển số 52Y-6723
của Công Ty TNHH MTV Khí Đốt Gia Đình:
Nợ TK 8111 5,200,000
Nợ TK 1331 520,000
SVTH: Nguyễn Thị Thúy Linh 54 MSSV: 1054030877