- Các chứng từ mà kế toán sử dụng để hạch toán thuế GTGT là: Hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT.
2.4.1.1: Kế toán chi phí bán hàng:
(a) Nội dung các khoản chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
(b) Chứng từ kế toán sử dụng.
Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ,. . - Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
(c) Phương pháp ghi sổ: Tại Công ty, kế toán không sử dụng Sổ chi tiết TK 641 để theo dõi các khoản chi phí bán hàng phát sinh hàng ngày.
Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ Kế toán ghi vào CTGS.
Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau:
Trong quý 4/2004, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Tiền thuê vận chuyển hàng bán ). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán. (Biểu số 2.6)
(Biểu số 2.6) PHIẾU CHI Ngày 22 tháng 10 năm 2004 Quyển số:. . .. . . Số: 02 Mẫu số 02- TT QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Nợ: TK 641 Có: TK 111
Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ:
Lý do chi:
Trịnh Tiến Anh. Cty Vigeba
Vận chuyển Phin bán cho Cty CoMin
Số tiền: 2.500.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập Bảng kê chi tiền mặt (Bảng số 2.14A).
Và căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng kế toán lập Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng (Bảng số 2.14B).
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chi tiền mặt, Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảng số 2.14C) để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. (Bảng số 2.15). Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Chứng từ ghi sổ số 16 (Bảng số 2.16), để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641 (Bảng số 2.17).