9. Có phiếu nhập, xuất kho có được ghi sổ kế toán kịp thời không?
2.4. Thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Sau khi kế hoạch kiểm toán được hoàn tất thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ công bố kế hoạch kiểm toán, triển khai phân công công việc cho từng thành viên, đồng thời thông báo trọng tâm công việc và những đặc thù của từng phần hành kiểm toán.
Thực tế cho thấy đây là giai đoạn quan trọng và chiếm nhiều thời gian nhất trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Nó có vai trò quyết định đến chất lượng cuộc kiểm toán vì vậy trong khi thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên của AASC luôn tuân thủ đúng những bước công việc đã được đề ra trong chương trình kiểm toán.
2.4.1. Thực hiện chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả người bán
Khi thực hiện chương trình kiểm toán Mua hàng, chi phí mua hàng và phải trả
người bán kiểm toán viên chỉ tập trung vào các khoản phải trả người bán mà không
thực hiện kiểm toán đối với khoản mục Hàng tồn kho.
a. Bước tổng hợp
Đầu tiên kiểm toán viên thu thập và lập bảng tổng hợp chi tiết số dư đầu năm, phát sinh trong năm và số dư cuối năm. Đối chiếu số dư đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Đối chiếu số dư chi tiết đầu năm với số dư chi tiết cuối năm trước. Tất cả đều được thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên như sau:
Bảng 14: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN Tên khách hàng : Công ty ABC
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3 Khoản mục : TK331 Người thực hiện:NTT Bước công việc : Tổng hợp Ngày thực hiện:22/2/2005
Dư đầu kỳ : 1.040.507.685 Ly PS Nợ : 13.669.662.259 f PS Có : 13.249.305.700 f Dư cuối kỳ : 620.151.126 Ag Ghi chú:
Ly: Khớp với Báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm trước F: Đã kiểm tra cộng dồn đúng
Ag: Khớp với Bảng cân đối kế toán
Bảng 15: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN Tên khách hàng : Công ty XYZ
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3
Khoản mục : TK331 Người thực hiện:NTHP Bước công việc : Tổng hợp Ngày thực hiện:14/2/2005
Dư đầu kỳ : 0 PS Nợ : 141.221.756.787 f PS Có : 176.343.622.733 f Dư cuối kỳ : 35.121.865.946 Ag Ghi chú:
Ly: Khớp với Báo cáo tài chính đã được kiểm toán năm trước F: Đã kiểm tra cộng dồn đúng
Ag: Khớp với Bảng cân đối kế toán
Bước tổng hợp được xác định để xác minh tính đúng đắn của số dư đầu năm và số dư cuối kỳ của Các khoản nợ phải trả người bán. Ban đầu kiểm toán viên cộng tổng số phát sinh trên sổ Cái TK331và đối chiếu với Bảng cân đối, sổ chi tiết. Sau đó so sánh số dư cuối kỳ của các khoản phải trả người bán trên Báo cáo với số tổng cộng trên sổ tổng hợp nhằm xác định việc cộng sổ là chính xác.
b.Khẳng định số dư
Để khẳng định số dư TK 331, kiểm toán viên tiến hành đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp trên báo cáo với sổ chi tiết và báo cáo mua hàng, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Tại công ty ABC, kiểm toán viên tiến hành như sau:
Bảng 16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên AASC CÔNG TY DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN Tên khách hàng : Công ty ABC
Niên độ kế toán : 31/12/2004 Tham chiếu: N3
Khoản mục : TK331 Người thực hiện:NTTH Bước công việc : Tổng hợp chi tiết theo đối tượng Ngày thực hiện: 22/2/2005
Nhà cung cấp Dư có cuối kỳ Ghi chú
Công ty TNHH Long Thành 56.734.019đ Có xác nhận công nợ Công ty TN Ngọc Khánh 102.897.000đ
Công ty CPTM Hùng Vương 260.520.107đ Có xác nhận công nợ Công ty Đức Thịnh 200.000.000đ Chưa có xác nhận công nợ
Kiểm toán viên thu thập biên bản xác nhận công nợ của công ty với các nhà cung cấp và thu được 2 biên bản xác nhận công nợ của công ty TNHH Long Thành và công ty CPTM Hùng Vương cuối niên độ kế toán với số tiền xác nhận là đúng như bảng trên. Kế toán công ty cho biết khoản nợ phải trả nhà cung cấp là Công ty TN Ngọc Khánh cuối niên độ chưa có tuy nhiên kế toán đưa ra chứng từ chứng minh khoản nợ phải trả đó đã được trả vào đầu năm 2005 để chứng tỏ rằng khoản nợ phải trả đó là có tồn tại và hợp lý. Kiểm toán viên cho rằng các tài liệu đó có thể được chấp nhận như một biên bản xác nhận nợ. Còn đối với khoản phải trả nhà cung cấp là công ty Đức Thịnh thì kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận công nợ để xác nhận trên thực tế có tồn tại khoản nợ này không và độ chính chính xác về số tiền.
Để đảm bảo sớm đưa ra kết luận kiểm toán về tính trung thực và hợp lý cho
khoản mục phải trả người bán của công ty ABC, kiểm toán viên dự kiến gửi thư xác
nhận sớm. Mẫu thư xác nhận như sau:
Bảng 17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty ABC Hà nội ngày 22 tháng 2 năm 2005
Số 2- Hàng Bài- Hà nội
Kính gửi: Công ty Đức Thịnh Địa chỉ: Số 23 Khâm Thiên – Hà nội
Chúng tôi là kiểm toán viên của AASC đang thực hiện kiểm toán tại Công ty ABC là khách hàng của đơn vị trong năm. Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi trong quá trình kiểm toán sớm đưa ra kết luận kiểm toán xin quý đơn vị vui lòng cho chúng tôi biết thông tin sau: tính đến ngày kết thúc niên độ kế toán 31/12/2004 công ty ABC còn phải trả quý công ty số tiền là bao nhiêu?
Rất mong quý công ty xác nhận và nhanh chóng gửi kết quả xác nhận cho chúng tôi càng sớm càng tốt và gửi trực tiếp cho kiểm toán viên chúng tôi trước ngày 7 tháng 3 năm 2005 bằng thư hoặc Fax theo địa chỉ dưới đây.
Kiểm toán viên NTTH- Phòng kiểm toán 2
Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán-AASC Số 1- Lê Phụng Hiểu
Chúng tôi xin trân thành cảm ơn!
Giám đốc công ty ABC
Nguyễn Ngọc Thiện
Sau khi thư xác nhận được gửi đi thì một tuần sau kiểm toán viên nhận được thư trả lời của công ty Đức Thịnh xác nhận là thực sự Công ty ABC trong năm có khoản nợ công ty Đức Thịnh tính đến ngày kết thúc niên độ là 200.000.000đ
Tương tự như đối với công tyABC, đối với công ty XYZ kiểm toán viên cũng lập tờ tổng hợp chi tiết theo đối tượng công nợ và tiến hành đối chiếu với biên bản xác nhận công nợ cuối niên độ. Trong quá trình kiểm toán khoản mục phải trả người bán tại công ty XYZ, kiểm toán viên phát hiện hầu hết các khoản phải trả công ty chưa thực hiện đối chiếu công nợ cuối niên độ kế toán. Kiểm toán viên cho rằng công ty XYZ là công ty mới thành lập, cơ cấu tổ chức hoạt động còn chưa được đồng bộ, hệ thống kế toán còn yếu kém nên chưa thực hiện đối chiếu công nợ thường xuyên. Kiểm toán viên cho rằng cần phải đưa vấn đề này vào thư quản lý. Kiểm toán viên tiến hành chọn mẫu hay 100% các nhà cung cấp để xác nhận công nợ và yêu cầu gửi thư phúc đáp nhanh chóng. Trong trường hợp không nhận được thư trả lời kiểm toán viên cần xác định các thủ tục kiểm toán bổ sung như kiểm tra việc thanh toán các khoản phải trả sau ngày lập Báo cáo tài chính…
c. Kiểm tra số phát sinh
Trong bước công việc này kiểm toán viên kiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán (giá hoá đơn, chi phí thu mua vận chuyển và thuế GTGT đầu vào) nhằm đảm bảo chính sách mua hàng của đơn vị khách hàng được thực hiện trên thực tế.
Tại công ty ABC, kiểm toán viên kiểm tra chi tiết các khoản phải trả thông qua việc kiểm tra chứng từ có liên quan và nhận xét rằng hầu hết các khoản phải trả cũng như các khoản thanh toán với nhà cung cấp đều có đầy đủ các chứng từ chứng minh .
Các phiếu chi có đầy đủ các thông tin như số CT, ngày tháng, lý do chi, và chữ ký phê duyệt của những người có thẩm quyền. Qua kết quả kiểm toán năm trước kiểm toán viên thấy rằng không tồn tại sai sót trọng yếu do đó không tập trung kiểm tra toàn bộ mà chỉ tiến hành kiểm tra chọn mẫu những nghiệp vụ mà theo phán đoán của kiểm toán viên thì ở đó chứa đựng nhiều khả năng xảy ra sai sót.
Tại công ty XYZ, kiểm toán viên phán đoán có nhiều khả năng xảy ra sai sót đối với các khoản phải trả người bán hơn nên tập trung kiểm tra chi tiết.
Bảng 18: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
