Tổ chức hệ thống sổ kế toán là biểu hiện sự tổ chức trong ghi chép thực hiện các công việc kế toán trong doanh nghiệp. Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý nói chung, trình độ của bộ máy kế toán nói riêng mà lựa chọn phương pháp ghi sổ thích hợp. Có 4 hình thức ghi sổ: nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ, nhật ký sổ cái. Mỗi loại hình thức ghi sổ đều có những đặc điểm riêng, thích hợp với những loại hình doanh nghiệp khác nhau. Nhưng trong mọi trường hợp, tổ chức hệ thống ghi sổ kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo tính nhất quán, thống nhất giữa hệ thống TK với hệ thống sổ kế toán.
- Kết cấu, nội dung sổ kế toán phải phù hợp với loại hình doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tránh trùng lặp giữa các loại sổ.
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở theo một trong 4 hình thức sổ quy định. Bắt đầu niên độ kế toán thì phải mở sổ kế toán mới, hết kỳ hoặc hết niên độ kế toán phải tiến hành cộng sổ, khoá sổ.
Ngoài ra, các doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản, các chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở và giữ một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất.
Để hạch toán các khoản mục chi phí, kế toán tiến hành mở sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Sổ chi tiết được tiến hành mở cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Sổ này theo dõi toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong kỳ, căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc: phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, bảng phân bổ tiền lương... Trong sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết chi phí được mở cho các TK sau: TK6212,622,623,627,154(631). Các sổ chi tiết này được mở từ đầu kỳ để theo dõi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian.
Khi tiến hành tính giá thành sản phẩm, kế toán tập hợp chi phí của từng công trình, hạng mục công trình, xác định giá trị sản phảm dở dang, thiệt hại trong sản xuất. Sau đó kết chuyển sang TK155 (TK632) là cơ sở tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Theo hình thức Chứng từ- ghi sổ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái và theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Hệ thống sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại:
- Sổ cái tài khoản: Được mở riêng cho từng tài khoản, có thể chi tiết theo tài khoản cấp 2, 3 và được mở cho mỗi đối tượng hạch toán.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này có chức năng ghi các chứng từ ghi sổ theo thời gian đăng ký chứng từ ghi sổ đồng thời lưu giữ và quản lý tập trung số liệu kế toán theo thời gian ghi và làm căn cứ đối chiếu số liệu với sổ cái.
- Các sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần phải theo dõi nhằm thức hiện một số chỉ tiêu tổng hợp, phân tích và kiểm tra của các đơn vị mà các sổ tổng hợp trên không đáp ứng được.
Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Số chi tiết Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ – ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo t i chínhà