III. TÌNH HÌNH ÁP DỤNG ISO9002 Ở CÔNG TY DỆT MAY HÀ NỘI.
4.Tình hình áp dụng ISO9000 vào công ty.
Cùng với xu hướng nhận thức và nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng thì việc làm ra những sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng được nhưng nhu cầu đó là 1 yêu cầu cấp bách đối với mọi doanh nghiệp. Là một người rất nhạy bén với thời cuộc, giám đốc công ty Dệt May Hà Nội đã sớm nhận thấy lợi thế trong mọi hoạt động kinh doanh của những công ty đã được cấp chứng chỉ ISO 9000, như vậy với điều kiện hiện nay của công ty Dệt May Hà Nội việc áp dụng ISO là hết sức cần thiết. Vì thế để hiểu sâu hơn nữa về ISO 9000, ban lãnh đạo công ty tham gia hàng loạt các hội thảo và diễn đạt ISO 9000 cho chi cục chất lượng, tổng cục tiêu chuẩn-đo lượng-chất lượng tổ chức, ngoài ra còn tham gia câu lạc bộ chất lượng do “hội bảo vệ người tiêu dùng Việt Nam” tổ chức. Qua đó ban lãnh đạo công ty đã thảo luận và rút ra rằng việc áp dụng ISO9000 tại công ty càng sớm càng tốt.
Qua một thời gian nghiên cứu, công ty quyết định chọn công ty QUACEI giúp đỡ công ty dưới hình thức là một tổ chức tư vấn .Trước tiên, công ty đã cùng cơ quan tư vấn tiến hành khảo sát đánh giá qua tình hình thực tế của công ty và kết luận cần phải tiến hành áp dụng ISO9000 là thực sự cần thiết.
Từ việc nhận thức được vai trò của bộ tiêu chuẩn ISO, tháng 10 năm 1998 giám đốc công ty đã ký quyết định triển khai tiêu chuẩn ISO9002 – Kể từ khi áp dụng đến nay đã hơn1 năm, công ty đã thu nhiều thành tích đáng kể đạt các giải thưởng chất lượng qua hội chợ triển lãm hàng tiêu dùng, huy chương vàng được nhà nước ban tặng ... cho đến 3/5/2000 công ty đã thực sự nhận được chứng chỉ ISO9002 do tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế QNS (Úc) tiến hành chứng nhận và ngày 19/5/2000 chính là ngày công ty được cấp giấy chứng nhận, giấy này được cấp cho hai cơ sở là : Nhà máy may 1, 2 và trung tâm thí nghiệm thuộc công ty Dệt May Hà Nội. Giấy chứng nhân hệ thống chất lượng là một thủ tục mà bên thứ ba áp dụng để đảm bảo rằng hệ thống đó phù hợp với tiêu chuẩn đã lựa chọn.
Trong quá trình thực hiện ISO9002 tổng giám đốc Mai Hoàng Ân đã cùng cán bộ lãnh đạo xây dựng sổ tay chất lượng cho công ty. Sổ tay chất lượng được coi là văn bản chuẩn để mọi thành viên trong công ty có thể dựa vào đó mà làm theo. Hệ thống này gồm 19/20 quy trình trong đó quy trình “khảo sát thiết kế” công ty không áp dụng.
Đối với tài liệu ISO9000 là 1 hệ thống có phân cấp công ty đã dựa vào hệ thống tài liệu này phân thành 4 tầng tài liệu để tiện theo dõi.
Tầng 1 : Sổ tay chất lượng Tầng 2: Quy trình Tầng 3: Quy định Tầng 4: Biểu mẫu biên bản, hồ sơ
Tổ chức hành chính Sản xuất kinh doanh Trung tâm thử nghiệm Kỹ thuật đầu tư Nhà máy may I Các nhà máy may II Nhà máy cơ điện Phòng XNK Các nhà máy sợi Phòng thường trưc
Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty Dệt May Hà Nội khi thực hiện hệ thống này công ty đã nêu ra chính sách chất lượng của công ty.
“Đảm bảo chất lượng sản phẩm và những điều đã cam kết với khách hàng là nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty”
Tổng giám đốc
Mai Hoàng Ân
Chính sách chất lượng trên sẽ là mục tiêu, định hướng giúp công ty phát triển. Để thực hiện chính sách này một cách có hiệu quả nhất, công ty đã chia ra các biện pháp thực hiện chính sách chất lượng như sau:
+ Đâù tư nguồn lực để xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO9002.
+ Khách hàng là nhân tố quan trọng của công ty. Đáp ứng yêu cầu và giải quyết những đòi hỏi của khách hàng là trách nhiệm của mọi thành viên, để đem lại lợi nhuận cho công ty.
+ Thường xuyên nghiên cứu thị hiếu thời trang của khách hàng để đưa ra những sản phẩm độc đáo có chất lượng, đáp ứng được yêu cầu đa dạng phong phú của thị trường.
+ Có kế hoạch đầu tư thiết bị, đổi mới công nghệ để đảm bảo yêu cầu chất lượng, đủ sức cạnh tranh trên thị trường.
+ Công tác đào tạo huấn luyện là công việc thường xuyên lâu dài nhằm duy trì đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực và trình độ, có chính sách đãi ngộ hợp lý để họ gắn bó lâu dài với công ty.
+ Từng thời kỳ đề ra và thực hiện những mục tiêu cụ thể thích hợp với chính sách chất lượng của công ty.
+ Có kế hoạch đánh giá xem xét nội bộ, kịp thời rút ra những điểm tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng để có biện pháp khắc phục phòng ngừa, nhằm đảm bảo công tác chất lượng luôn được cải tiến và có hiệu quả.
Chính sách chất lượng của công ty đã được cụ thể hoá bằng 7 biện pháp hữu hiệu nhất. Những biện pháp này không những giúp cho công ty duy trì, ổn định mà còn đưa công ty tiến xa hơn vươn lên đứng đầu trong các ngành công nghiệp dệt trong cả nước.
Để thực hiện tốt chính sách chất lượng đã đề ra thì công ty phải thực hiện hệ thống ISO9002 một cách hoàn hảo bằng hàng loạt các quy trình được cụ thể hoá dưới dạng văn bản như : Quy trình bán hàng nội địa, quy trình xử lý sản phẩm không phù hợp, quy trình mua vật tư, quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp...
Trong quá trình xây dựng hệ thống công ty đã sử dụng các lưu đồ “flouchart” để phân tích quá trình kinh doanh của công ty. Sử dụng lưu đồ này có tác dụng làm rõ và chi tiết công việc khi thực hiện các quy trình.
Cụ thể
Lưu đồ kiểm soát bán hàng nội địa
Yêu cầu đặt h ngà Xem xét yêu cầu của khách h ngà
Xác định giá bán Trình tổng giám đốc duyệt Ch o giáà Đàm phán Sản xuất Đạt Ký hợp đồng Sản xuất Sửa mẫu K. đạt Từ chối ký Ký kết hợp đồng Chế thử mẫu Quy trình bán h ng nà ội địa
CÁC YÊU CẦU CẦN THIẾT CỦA QUY TRÌNH NÀY :
1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng có thể đưa yêu cầu bằng FAX bằng bưu điện hoặc qua điện thoại đến phòng thị trường. Cán bộ thị trường tiếp nhận thông tin phải vào sổ theo dõi yêu cầu của khách hàng và báo cáo cho trưởng phòng.