Jira có thể quản lý tất cả các thành viên của dự án
Ngƣời quản trị dự án có thể tạo ra các tài khoản sử dụng Jira và gán vai trò của ngƣời đó trong các dự án. Jira hỗ trợ 3 vai trò
+ Administrator: Thƣờng đƣợc gán cho những ngƣời có nhiệm vụ quản lý dự án + Developer: Thƣờng đƣợc gán cho những lập trình viên, kiểm thử viên, … những ngƣời có nhiệm vụ phát triển dự án
Hình 3.2. Màn hình quản lý người dùng
Jira có thể quản lý tất cả các dự án
Ngƣời quản trị hệ thống có thể tạo ra các dự án và quản lý nó trong màn hình quản lý dự án.
Hình 3.3. Hiển thị tất cả các dự án
Tùy tính chất của dự án mà chúng ta chọn các loại dự án khác nhau nhƣ phía dƣới. Thông thƣờng “Project Management” đƣợc chọn.
+ Simple Issue Tracking
+ Project Management
+ Software Development
+ Agile Scrum
+ Jira Classic
Hình 3.4. Lựa chọn loại dự án
Jira có thể quản lý các hạng mục của Product backlog
Trong mô hình Scrum, Product backlog là danh sách các yêu cầu cần phải làm để hoàn thành sản phẩm. Các hạng mục trong Product backlog sẻ đƣợc quản lý trên Jira dƣới dạng "Components".
Hình 3.6. Màn hình quản lý các “Component” của dự án
- Jira có thể quản lý các hạng mục của Sprint backlog
Trong mô hình Scrum, dự án sẽ đƣợc phát triển theo từng giai đoạn, mỗi giai đoạn đƣợc gọi là một Sprint. Thông thƣờng, mỗi Sprint kéo dài khoảng 2 tuần đến 1 tháng. Jira sẽ quản lý các Sprint trong mô hình Scrum dƣới dạng"Version". Tạo một Sprint chúng ta phải chọn một khoảng thời gian “Start date” và “Release date” chính là khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc của một Sprint.
Hình 3.7. Màn hình quản lý các “Version” của dự án
Trong mô hình Scrum, Sprint backlog hiện thực hóa môt cách chi tiêt các mục tiêu lấy từ các hạng mục trong Product backlog sao cho có thể thấy đƣợc những thay đổi về tiến độ hàng ngày. Các công việc trong Sprint sẽ đƣợc quản lý trên Jira dƣới dạng "Task" và "Sub-task". Những chức năng thuộc nhóm lớn trong một Sprint chúng
ta sẽ tạo nó dƣới dạng "Task”. Những chức năng chi tiết hơn của sprint chúng ta sẽ chọn là "Sub-task"
Hình 3.8. Ví dụ về một Sprint backlog cơ bản
Khi tạo một yêu cầu, nhiệm vụ, ... trong một Sprint trên Jira chúng ta phải chọn: Project: Dự án mà chức năng này thuộc nó
Issue Type: Loại của chức năng chúng ta có thể tự thiết lập nó trong Jira nhƣ yêu cầu mới, sửa, cải thiện, ....
Summary: Tên chức năng
Priority: Mức độ ƣu tiên của chức năng
Due Date: Ngày hoàn thành chức năng
Components: Nó thuộc hạng mục nào của Product Backlog
Affects Version/s: Nó thuộc các Sprint nào
Fix Version/s: Nó cần đƣợc làm ở các Sprint nào
Assignee: Ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ này
Reporter: Ngƣời tạo ra nhiệm vụ này
Evironment: Môi trƣờng thực hiện nhiệm vụ này
Start date: Ngày bắt đầu thực hiện chức năng
End date: Ngày hoàn thiện chức năng
Hình 3.9. Tạo một “Task” trên Jira
Màn hình chi tiết của một Task (đại diện cho một chức năng lớn) hiển thị các thông tin của “Task” và liệt kê tất cả các “Sub-task” (đại diện cho một chức năng nhỏ) mà nó thuộc vào.
Hình 3.11. Hiển thị thông tin của một “Task”
Có thể quản lý tất cả các Task và Sub-task đƣợc tao ra trong màn hình “All issues”
Jira hỗ trợ rất mạnh các màn hình báo cáo
- Chúng ta có quan sát lịch làm việc (schedule) tổng thể của dự án bao gồm những việc cần phải đƣợc làm trong dự án là gì? và đƣợc làm khi nào? thông qua lƣợc đồ WBS Gantt
Hình 3.13. Lược đồ WBS Gantt hiển thị lịch làm việc của dự án
- "Srum board" giúp quan sát công việc của các thành viên hàng ngày, hàng tuần. Với các trạng thái:
+ To Do: Những việc cần làm
+ Inprogress: Những việc đang đƣợc làm
+ Resolve: Những việc đã đƣợc làm xong và cần đƣợc xác nhận lại
+ Done: Những việc đã làm xong và đã đƣợc xác nhận
o Một "Scrum board" đƣợc tạo có thể nhìn thấy nhiệm vụ của từng thành viên trong các "Component" hoặc "Version" khác nhau bằng cách sử dụng tính năng "Filter"
Hình 3.14. Màn hình “Scrum board” hiển thị công việc của các thành viên
- "Dashboard" là màn hình hiển thị tất cả những báo cáo dƣới dạng bảng, đồ thị, ... mà bạn chọn. Để hiện thị những báo cáo này ngƣời dùng phải tạo "Gadget" và chọn loại “Gadget” để hiển thị trên màn hình "Dashboard", và để hiển thị những thông tin cần thiết, ngƣời dùng có thể cấu hình tùy ý bằng cách sử dụng các bộ lọc. Ngƣời dùng có thể tạo ra có bộ lọc nhƣ lọc theo dự án, chức năng, sprint, nhiệm vụ, thành viên, thời gian, … Chúng ta chọn kiểu hiển thị là các “Gadget”, mỗi loại "Gadget" mang một ý nghĩa khác nhau, tùy vào từng vai trò của các thành viên trong dự án mà chọn loại "Gadget" cho phù hợp. Ví dụ nhƣ:
Issue Statistics: Hiển thị thống kê các vấn đề đƣợc trả về từ một bộ lọc (Filter) và đƣợc phân chia theo lĩnh vực cụ thể nhƣ tổng số lỗi gây ra bởi mỗi lập trình viên, tổng số lỗi đƣợc tìm thấy của mỗi kiểm thử viên, Số lỗi xảy ra theo loại...
Pie Chart: Hiên thị thống kê các vấn đề của một dự án hoặc trả về từ bộ lọc (Filter) và cũng đƣợc nhóm theo bất kỳ loại thống kê nào nhƣ Issue Statistics
Two Dimensional Filter Statistics: Tiện ích thống kê hai chiều dựa trên dữ liệu trả về từ một bộ lọc (Filter)
Hình 3.15. Chọn loại “Gadget” (lược đồ, bảng, đồ thị, ….)
Hình 3.17. Hiển thị các báo cáo trên màn hình Dashboard (2)
Kết luận: Sử dụng công cụ quản lý dự án Jira, chúng ta có thể quản lý đƣợc tất cả các
dự án đƣợc phát triển, quản lý đƣợc tất cả các thành viên của một tổ chức. Quản lý đƣợc công việc của mỗi thành viên/nhóm, trạng thái công việc của mỗi thành viên/nhóm và tiến độ công việc của họ hàng ngày, hàng tuần, hoặc theo một lịch làm việc cụ thể trong các dự án khác nhau. Jira cho thấy sự phù hợp của nó với mô hình Scrum từ việc quản lý các sprint, các hạng mục trong Sprint backlog và Product backlog. Hơn thế nữa, Jira hỗ trợ các màn hình theo dõi Schedule nhƣ WBS Gantt, Scrum board rất hữu ích. Và đặc biệt là màn hình hiển thị các báo cáo “Dashboard” rất dễ nhìn và dễ dàng phân tích những thông tin hữu ích, cần thiết để cung cấp hỗ trợ cho việc quản lý dự án, quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn.