PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG – DU LỊCH HÀ HẢ
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
CTCP XD – DL Hà Hải là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị lớn. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, quy mô, đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ kế toán, Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Hình thức này có ưu điểm là hệ thống sổ sách tương đối gọn nhẹ, việc ghi chép khá đơn giản, thuận tiện xử lý công tác kế toán bằng máy vi tính, và đặc biệt đây là hình thức hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty
Chứng từ liên quan đến phần hành kế toán nào thường được kế toán đó lưu trữ. Cách thức lưu trữ là sử dụng túi mica đựng các hóa đơn theo các phần hành khác nhau và theo các tháng khác nhau. Sau đó được lưu vào tủ sắt và được đánh số theo năm ở các ngăn khác nhau. Với mỗi phần hành kế toán cú chứng từ khác vỡ thế quy trình luân chuyển các chứng từ này khác nhau. Tuy nhiân chứng từ lưu trữ và được kế toán từng phần hành lưu trữ sao cho phù hợp nhất với tình hình kinh doanh của Cơng ty và phù hợp với hình thức ghi sổ Nhật ký chung Cơng ty đang áp dụng, dưới đõy là trình tự ghi sổ kế toán của Cụng ty:
Hình 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung CTCP XD – DL Hà Hải
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra.
Chứng từ kế toán được Công ty ghi hàng ngày vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Sổ Nhật lý chung, từ Nhật ký chung số liệu được ghi vào Sổ cái. Định kỳ hoặc cuối tháng số liệu được tổng hợp từ Sổ, thẻ chi tiết vào Bảng tổng hợp chi tiết và tổng hợp vào Báo cáo tài chính. Cụng ty khụng sử dụng sổ nhật ký đặc biệt.
Chứng từ kế toán Cơng ty sử dụng để hạch toán là các hóa đơn mua thiết bị vật tư cho các công trình. Ngoài ra còn gồm các chứng từ mua hàng như: Mua văn phòng phẩm, xăng xe, dịch vụ điện thoại cố định, dịch vụ internet… Mỗi hóa đơn
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
đều kèm các chứng từ gốc như giấy đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết vật tư, hàng hóa đã mua…, cụ thể như sau:
Các hóa đơn mua, bán hàng hóa thanh toán bằng chuyển khoản do kế toán ngân hàng hạch toán: Hóa đơn mua hàng, kèm theo giấy đề nghị cắt séc và lệnh chi được kế toán ngân hàng sử dụng để hạch toán, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán Công ty áp dụng là Easy Accounting, đây là phần mềm cá nhân phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đến thời điểm khóa sổ, lập Báo cáo tài chính, Công ty đã in đầy đủ báo cáo tài chính, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Chứng từ được người lập ký tên, phê duyệt của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị (Giám đốc hoặc phó Giám đốc).