. Dư nợ: Phản ánh số lỗ hay số phân phối vượt quá số lãi tạo ra Dư có: Số lãi chưa phân phối hiện có
1.4. TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN TRONG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ
HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ
Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, trình độ nhân viên kế toán, mức độ trang bị các phương tiện hiện đại để lựa chọn 1 trong 4 hình thức sổ kế toán: Nhật ký –
TK 632 TK 911 TK 511, 512
TK 421
K/C lãi về tiêu thụ trong K/C lỗ về tiêu thụ trong K/C v o kà ỳ Chờ TK 1422, 2422 K/C GV h ng bán trong kà ỳ K/C chi phí trong TK 641, 642 về tiêu thụ K/C DT thuần trong kỳ
sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ. Mỗi hình thức có một trình tự ghi sổ và hệ thống sổ khác nhau.
Để thuận tiện cho việc so sánh với thực trạng tại Công ty Điện tử Sao Mai trong Chương 2, Luận văn xin trình bày hình thức sổ: Chứng từ ghi sổ trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.
Trình tự ghi sổ theo hình thức này được khái quát qua Sơ đồ sau:
Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc (PNK, HĐGTGT, …) Báo cáo t i chínhà Bảng tổng hợp CTG Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 131, 156, 511, 632, 641, 642, ... Sổ quỹ Sổđăng ký CTGS Chứng từ – Ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 156, ... Sổ cái các TK156, 511, 632, 641, 911... BCĐSPS
Ghi chú:
Cụ thể, trình tự được khái quát qua Sơ đồ trên như sau:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT, …) hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập CTGS. Căn cứ vào CTGS để ghi vào Sổ đăng ký CTGS, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập CTGS được dùng để ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết ( Sổ chi tiết hàng hoá, Sổ chi tiết TK 131, …).
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký CTGS, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái (Sổ cái TK 156, 632, 511, 641, 642, 911, …). Căn cứ vào Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết, như: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng, …) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Hình thức này có kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép; thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu; công việc kế toán được phân đều trong tháng. Chính vì các ưu điểm trên mà hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô doanh nghiệp, phù hợp với cả điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy.
Ghi h ng ng yà à Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm là ghi chép trùng lắp và sử dụng nhiều sổ làm tăng khối lượng công tác kế toán. Nếu có sai sót xảy ra, đòi hỏi kế toán phải sửa chữa trên nhiều sổ sách.