- Đưa thụng tin ra: Đưa cỏc kết quả sau khi xử lý ra mụi trường bờn ngoài thụng qua thiết bị ra.
- Lưu trữ thụng tin: Ghi thụng tin để lưu trữ tạm thời cũng như lõu dài ở bộ nhớ của mỏy tớnh.
1.3.2. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn (Hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung, hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ cỏi, hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ và hỡnh thức kế toỏn nhật ký chứng từ) hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh:
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợn chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ cỏi hoặc nhật ký – sổ cỏi..) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khúa sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy. Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết đưuọc in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
Hỡnh 5: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ở CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 18.5.