Định kỳ, khoảng ba bốn ngày, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào các phiếu nhập, xuất do thủ kho chuyển tới vào Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này, như đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết, được lập riêng cho từng kho vật liệu và vật liệu xuất trong kỳ đã được phân bổ cho các đối tượng sử dụng.
Đồng thời, định kỳ, từ các phiếu xuất kho, kế toán vào máy. Cuối tháng máy tính sẽ in ra Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Từ đó, căn cứ vào giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng ở các Bảng kê chi tiết phiếu nhập, xuất, tồn kho vật tư, cuối tháng, kế toán lên bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp. (Biểu số 24). Bảng này được sử dụng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng (Ghi có TK 152, Nợ các TK liên quan).
Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng Tập hợp chi phí vật liệu toàn doanh nghiệp theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có các TK 152 của các Bảng kê số 4, 5, 6 và NKCT số 7 đồng thời số liệu của Bảng này được sử dụng để tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Đồng thời, cuối tháng, sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ sách, chứng từ kế toán, kế toán vật liệu lên Bảng kê số 3. Bảng kê số 3 dùng để tính
giá thành thực tế vật liệu , bảng này được lập mỗi tháng một tờ. Cách lập bảng như sau:
- Kế toán căn cứ vào Bảng kê của tháng trước để xác định số dư đầu tháng. - Số phát sinh trong tháng dựa vào:
+ NKCT số 1 (phần ghi có TK 111, ghi nợ TK 152) + NKCT số 2 (phần ghi có TK 112, ghi nợ TK 152) + NKCT số 5 (phần ghi có TK 331, ghi nợ TK 152). + NKCT số 10 (phần ghi có TK 136, ghi nợ TK 152) +NKCT số 7 (phần ghi có TK 338, ghi nợ TK 152) Và các NKCT khác.
Số tồn kho cuối tháng được xác định theo công thức: Công thức (*) Số dư cuối tháng = Số dư cuối tháng trước + Tổng phát sinh nợ trong tháng - Tổng phát sinh có trong tháng Trong đó tổng số phát sinh Có trong tháng được lấy từ NKCT số 7.
Cuối tháng, kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ cái TK 152 (Biểu số 26). Sổ cái được mở cho cả năm, được theo dõi chi tiết cho từng tháng, trong đó phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ cái TK 152 với Bảng tổng hợp nguyên liệu, vật liệu.
Số phát sinh Có TK 152 được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ NKCT số 7. Số phát sinh nợ TK 152 được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có căn cứ vào:
- NKCT số 1: Phần ghi Có TK 111/ Nợ TK 152 - NKCT số 2: Phần ghi Có TK 112/ Nợ TK 152 - NKCT số 5: Phần ghi Có TK 331/ Nợ TK 152 - NKCT số 7: Phần ghi Có TK 338/ Nợ TK 152 - NKCT số 10: Phần ghi Có TK 136/ Nợ TK 152
2.2.7. Kiểm kê, đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu:2.2.7.1 Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu: 2.2.7.1 Kiểm kê nguyên liệu, vật liệu:
Tại các kho của Điện lực Bảo Yên - Lào Cai vật liệu được kiểm kê định kỳ hàng năm. Trong những trường hợp đột xuất, có thể kiểm kê vật liệu tại bất cứ thời điểm nào.
Việc kiểm kê vật liệu được tiến hành theo đúng qui định chế độ kiểm kê tài sản của nhà nước. Trước khi kiểm kê, đơn vị phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ tài liệu của từng loại vật liệu, nếu thiếu hồ sơ phải sưu tầm hoặc lập cho đầy đủ. Hội đồng kiểm kê do giám đốc Điện lực làm chủ tịch, kế toán trưởng làm uỷ viên thường trực, các bộ phận chức năng liên quan của đơn vị làm uỷ viên. Đối với vật liệu bị hư hỏng hay kém mất phẩm chất thì phải được phân loại và lập phiếu kiểm kê riêng, ghi rõ nguyên nhân và mức độ hư hỏng. Đối với vật liệu đang đi đường, do người khác giữ hộ, vật liệu xuất cho đơn vị nhận gia công chế tạo thì phải căn cứ vào số lượng đã ghi trên sổ sách để đối chiếu kiểm tra chứng từ, nếu thấy cần thiết phải có xác nhận của người giữ hộ, người nhận chế biến và phải lập phiếu kiểm kê riêng. Vật liệu tồn kho, ứ đọng lâu ngày, lạc hậu kỹ thuật phải báo cáo công ty. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng xử lý.
Tại Điện lực Bảo Yên - Lào Cai, tuỳ theo từng trường hợp mà kết quả kiểm kê sẽ được xử lý như sau:
- Trường hợp kiểm kê thấy thiếu so với sổ sách :
+ Nếu thiếu trong định mức (đối với các loại vật liệu như xăng, dầu...), kế toán lập phiếu xuất kho và tính giá trị vật liệu thiếu đó vào chi phí quản lý:
Nợ TK 642 Giá trị thiếu hụt trong định mức. Có TK 152 -nt-
Nếu thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng tiến hành xử lý như trên cho phần thiếu hụt trong định mức. Đối với phần thiếu hụt ngoài định mức, kế toán cũng lập phiếu xuất kho và theo dõi riêng phần thiếu hụt này, chờ quyết định xử lý:
Nợ TK 1381 Số thiếu hụt ngoài định mức Có TK 152 -nt-
Nợ TK 152 Giá trị vật liệu thừa qua kiểm kê Có TK 3381 -nt-
Sau khi ra nguyên nhân thừa thiếu vật liệu, hội đồng kiểm kê sẽ họp để ra quyết định xử lý:
- Nếu vật liệu dư thừa mà không nhập kho thì phải nhập trả kho và người quản lý phải chịu trách nhiệm hành chính.
- Nếu để vật liệu hư hỏng hay mất mát thì người phụ trách để xảy ra vi phạm phải chịu trách nhiệm về hành chính và kinh tế.
- Nếu thất thoát tài sản nghiêm trọng thì phải truy cứu trách nhiệm hình sự. - Với vật liệu lạc hậu, ứ đọng lâu ngày, sáu tháng sau kho có quyết định của
công ty Điện lực Lào Cai, Điện lực phải xử lý xong.
Các trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát các loại vật liệu, đã quy kết trách nhiệm vật chất, cá nhân phạm lỗi phải bồi thường, kế toán hạch toán vào các TK 334, TK 1388, TK 111... phần giá trị vật liệu thiếu hụt cá nhân phải bồi thường.
Khi có quyết định xử lý vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 3381
Có TK 642, 721...
Điện lực Bảo Yên - Lào Cai đã có rất nhiều biện pháp, sáng kiến trong việc giữ gìn, bảo quản, sử dụng vật tư nên trường hợp mất mát, thiếu hụt vật tư tại Điện lực rất ít khi xảy ra.
2.2.7.2. Đánh giá lại nguyên liệu, vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu tại Điện lực Bảo Yên - Lào Cai được dùng thường xuyên, liên tục cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc đánh giá lại vật liệu phải có chủ trương từ phòng tài chính kế toán công ty điện lực Lào Cai trên cơ sở khi giá cả thị trường có đột biến. Đây là một công việc rất hiếm khi xảy ra vì vật liệu của các Điện lực luôn trong tình trạng được lưu thông, ít có vật liệu tồn đọng lâu ngày.