Vật liệu sau khi được thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người bán qua Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này
được lập cho từng người bán, mỗi người bán được đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập vật tư và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán kể cả thường xuyên và vãng lai được theo dõi ngay trên máy tính. Biểu này kết cấu giống nhật ký chứng từ số 5 nhưng theo rõi riêng phần vật liệu.
Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 2 nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1 nếu thanh toán bằng tiền mặt.
Trường hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như Hoá đơn GTGT, phiếu nhập
Trường hợp Điện lực mua vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các giấy báo Nợ của Ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan như Hoá đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 2.
Trường hợp vật liệu nhập kho do Công ty cấp, căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho... kế toán định khoản và sau đó vào NKCT số 10.
Cuối tháng, tiến hành khoá sổ Sổ chi tiết thanh toán với người bán, khoá sổ NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 10, xác định tổng số phát sinh Có TK 331, tổng số phát sinh Có TK 111, tổng số phát sinh Có TK 112, tổng số phát sinh có TK 136 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi Sổ cái TK 152 (Ghi Có các TK liên quan, Ghi Nợ TK 152).