chung, sổ cái…
Phiếu đề nghị xuất kho nguyên vật liệu
Xem xét và ký duyệt
Xem xét, xuất kho và ghi sổ
Kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ
2.4_ Hạch toán vật liệu thừa thiếu sau kiểm kê:
Do đặc điểm về nguyên vật liệu của công ty nên công việc kiểm kê thường khó thực hiện. Tại công ty, hiện nay công việc kiểm kê chỉ mang tính hình thức, công ty chưa có quy trình kiểm kê cụ thể. Trên thực tế việc kiểm kê là nhân viên kho tiến hành kiểm nhận lại số vật liệu có trong kho, nếu sảy ra sự thiếu hụt hay dư thừa sẽ báo lại cho phòng kế toán và phòng chuẩn bị sản xuất. Nếu sự chênh lệch là nghiêm trọng, phòng chuẩn bị sản xuất, tiến hành điều tra và xin ý kiến của giám đốc để có biện pháp sử lý. Trên phòng kế toán, khi đã có quyết định xử lý của giám đốc kế toán sẽ yêu cầu kho lập ra phiếu nhập kho đối với trường hợp thừa nguyên vật liệu và phiếu xuất kho đối với trường hợp thiếu nguyên vật liệu, với nguyên nhân xuất kho hoặc nhập kho theo như điều tra của phòng chuẩn bị sản xuất. Từ phiếu nhập kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái TK152, sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết và sổ cái khác có liên quan tới nghiệp vụ thừa thiếu nguyên vật liệu. Tùy theo nguyên nhân của việc thừa thiếu nguyên vật liệu mà các sổ có liên quan là khác nhau:
Đối với trường hợp thiếu nguyên vật liệu là do nguyên nhân từ phía lao động của công ty thì sổ liên quan là sổ chi tiêt và sổ cái TK334, trên sổ nhật ký chung tài khoản đối ứng với TK 152 là TK 334. Mẫu sổ chi tiết Tk 334 giống với mẫu sổ chi tiết TK 331 đã được trình bày trong biểu 11.
Trường hợp, thiếu là trong định mức có thể là do bảo quản thì thiếu này được coi là chi phí trong kỳ và hạch toán vào TK154 để phân chia vào chi phí cho các đơn hàng vào cuối kỳ, trên sổ nhật ký chung TK đối ứng TK 152 là TK 154.
Trường hợp thừa nguyên vật liệu là do nhà cung cấp, thì sẽ ghi số thừa này vào TK 002, rồi tùy từng trường hợp xử lý mà hạch toán vào các sổ khác có thể là mua tiếp số nguyên vật liệu này thì sẽ được hạch toán như trường hợp mua mới
nguyên vật liệu, còn nếu trả lại thì số nguyên vật liệu này sẽ được chuyển lại cho nhà cung cấp.