sổ chi tiết nguyên vật liệu
2.3_ Hạch toán xuất vật liệu.
2.3.1_ Quy trình xuất nguyên vật liệu.
Với đặc điểm như đã trình bày trong phần 1.2, việc mua nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất hoàn toàn dựa trên định mức được tính sẵn( phòng kỹ thuật sản xuất thử tính ra định mức, dựa trên định mức này phòng đơn đặt hàng tiến hành đặt hàng với khách hàng theo định mức và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành
Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu Xem xét và ký duyệt Mua nguyên vật liệu, nhập kho Kiểm nghiệm, nhập kho
Kiểm tra, ghi sổ và lưu trữ
mua nguyên vật liệu) còn đối với nguyên vật liệu dùng cho hàng gia công do bên khách hàng chuyển sang số lượng khách hàng chuyển cũng là sự thỏa thuận giữa hai bên( dựa trên tính toán của khách hàng và định mức phòng kỹ thuật của công ty tính ra được) do đó có thể thấy việc xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất của công ty phải theo đúng định mức đề ra. Nếu việc thực hiện không theo định mức kéo theo công ty phải tiến hành mua thêm nguyên vật liệu cho sản xuất, việc này có thể khiến tiến độ sản xuất bị chậm chễ hoặc gây khó khăn cho việc đặt mua vì loại nguyên vật liệu chính thường nhập khẩu từ nước ngoài hoặc với nguyên vật liệu khách hàng chuyển sang mà doanh nghiệp không thể thực hiện theo định mức sẽ rất khó khăn trong việc thu mua những loại vật liệu này, mặt khác việc sản xuất nguyên vật liệu không theo định mức cũng đồng nghĩa với việc chi phí doanh nghiệp sản xuất thực tế vượt hơn so với định mức tính toán do đó giá thành mà doanh nghiệp sản xuất ra đã vượt hơn so với giá thành mà doanh nghiệp dùng làm cơ sở đề ký hợp đồng, hay nói cách khác doanh nghiệp không thực hiện được mức lợi nhuận như đã dự tính. Do đó việc dùng nguyên vật liệu tại công ty cho sản xuất cần được quản lý chặt chẽ.
Trên thực tế tại công ty, việc giám sát nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất do phòng chuẩn bị sản xuất tiến hành giám sát dựa trên định mức nguyên vật liệu được tính toán do phòng kỹ thuật ban hành.
Quy trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất bắt đầu từ yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu của tổ sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu tại tổ sản xuất sẽ làm phiếu yêu cầu xuất kho nguyên phụ liệu.
Ví dụ mấu phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu của tổ may 2 để sản xuất cho đơn hàng 2442/271118/9182/5083 vào ngày 06 tháng 12 năm 2008 như sau:
Biểu 15: mẫu phiếu yêu cầu xuất kho nguyên phụ liệu.
CÔNG TY TNHH MINH TRÍ
PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU
Nơi yêu cầu nguyên vật liệu: tổ may 2
Sản xuất theo đơn hàng: 3A2325
STT Tên nguyên phụ liệu Loại Số lượng( cuộn)
1 Chỉ AST 40/3 Trắng đen 11
2 Chỉ AST40/3 Chỉ màu 25
3 Chỉ GRM TEX35 38
4 Chỉ GRMTEX 25 26
Tổng 100
Người yêu cầu
Phiếu yêu cầu xuất kho nguyên phụ liệu sẽ được chuyển tới cho phòng chuẩn bị sản xuất, tại đây phòng sản xuất sẽ tiến hành xem xét lại với đơn hàng này định mức các loại nguyên vật liệu như thế nào, đã dùng bao nhiêu cho đơn hàng và còn tồn lại bao nhiêu, nếu việc yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu này phụ hợp trong định mức theo kế hoạch sản xuất đặt ra, người phụ trách đơn hàng này trên phòng chuẩn bị sản xuất sẽ tiến hành ký vào phiếu yêu cầu xuất kho để thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu.
Nếu số lượng nguyên vật liệu yêu cầu xuất kho mà vượt quá số lượng trong kho, hay vượt quá so với định mức cho phép phòng chuẩn bị sản xuất tiến hành điều tra lại nguyên nhân gây ra vượt định mức, nếu nguyên nhân là đúng đắn, để khắc phục thiếu nguyên vật liệu phòng chuẩn bị sản xuất sẽ báo xin giám đốc ký duyệt mua thêm nguyên vật liệu để phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành mua bổ sung.
Dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu do nơi sản xuất yêu cầu đã có chữ ký của phòng chuẩn bị sản xuất thì thủ kho tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng trên phiếu yêu cầu xuất kho, đồng thời lập phiếu xuất kho ghi thẻ kho và chuyển lại cho kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất.
Quy trình hạch toán chi tiết xuất nguyên vật liệu được trình bày trong sơ đồ 1 trang 22. Quy trình hạch toán chi tiết của nghiệp vụ xuất kho cũng tương tự như quy trình hạch toán của nghiệp vụ nhập kho.
Tại kho:
Khi nhận được phiếu xuất đã có sự phê duyệt của người trên phòng chuẩn bị sản xuất, khi người quản lý kho giao hàng tiến hành nhập số liệu vào phiếu xuất, tiếp theo tiến hành in ra ba liên.
Một liên đưa cho người nhận nguyên phụ liệu làm căn cứ ghi sổ theo dõi tại nơi sản xuất, một liên chuyển lên cho phòng kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, liên còn lại làm căn cứ ghi thẻ kho đồng thời lưu lại kho. Cũng tương tự như nghiệp vụ nhập thì tại phòng kho cũng sử dụng mẫu phiếu xuất kho khác với mẫu phiếu xuất của phòng kế toán.
Ví dụ nghiệp vụ xuất kho một số loại chỉ cho sản xuất vào ngày 20/12/2008 được trình bày trên phiếu xuất kho và sổ kho như sau:
Biểu 16: mẫu phiếu xuất kho dùng tại kho.
Công ty TNHH Minh Trí.
Địa chỉ: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy, Hà Nội.
PHIẾU XUẤT KHO NGUYÊN PHỤ LIỆU
Số phiếu:
NNPL-12-2008 -1599
Ngày lập: 20/12/2008 Đơn vị: kho phụ liệu Hà Nội Người lập: Lương Thị Hà Tình trạng: Khách hàng: PVH Đơn hàng: 3A2325 Kho nhập: PLHN Hình thức: xuất nội bộ
Ghi chú
Do khách hàng cung cấp:
Mã NPL Tên NPL Màu sắc ĐVT SL Đơn giá
401 G50570 35 PNG Chỉ may Grmtex 355000M white Cuộn 27 0