Trong quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phải theo dõi chặt chẽ tài sản cố định do chúng luôn luôn biến động. Để quản lý tốt tài sản cố định kế toán phải phản ánh mọi trường hợp biến động tăng, giảm tài sản cố định.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng, mỗi khi có tài sản tăng thêm do mua sắm, do xây lắp,.. kế toán phải lập các chứng từ cần thiết. Khi mua tài sản về kế toán căn cứ vào hóa đơn chứng từ thanh toán về nguyên giá, về chi phí vận chuyển, chi phí lắp đặt, chạy thử, thuế, lệ phí trước bạ (nếu có) làm cơ sở để ghi tăng tài sản cố định, sau đó vào thẻ tài sản cố định.
Nếu thanh toán tiền mua tài sản cố định theo hình thức nào thì phải kịp hóa đơn chứng từ tương ứng với hình thức đó.
Khi đưa tài sản cố định vào sử dụng ở bộ phận nào thì ta phải lập biên bản giao nhận cho bộ phận đó, biên bản phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của người giao tài sản cố định và người nhận tài sản cố định.
Khi tải sản không được sử dụng hoặc không cần sử dụng vì các lý do như quá cũ hoặc lạc hậu thì giám đốc ra quyết định thanh lý tài sản đó. Khi cú quyết định thanh lý thì ban giám đốc lập hội đồng thanh lý và kế toán lập biên bản thanh lý để ghi giảm tài sản cố định và là cơ sở để thôi trích khấu hao.
Khi cú quyết định nhượng bán thì phải lập hội đồng giao bán để quyết định đơn giá bán tài sản đó. Đơn giá này được hội đồng căn cứ vào đươn giá trên thị trường để lập.
(*) Các chứng từ tài sản cố định mà Công ty đang sử dụng:
+ Hợp đồng mua bán.
+ Biên bản giao nhận tài sản cố định. + Biên bản thanh lý.
+ Biên bản đánh giá lại tài sản. + Thẻ tài sản cố định.
+ Sổ cái tài sản cố định. + Bảng tính khấu hao. (*) Trình tự ghi sổ:
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ ghi sổ TSCĐ
Nhật ký chung Sổ cái TK 211, 212, 213, 214 Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ TSCĐ Chứng từ gốc về TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo Sổ chi tiết TSCĐ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu (*) Trình tự luân chuyển chứng từ:
Hàng ngày, khi có phát sinh các nghiệp vụ về tăng, giảm, khấu hao TSCĐ, kế toán vào sổ nhật ký chung, thẻ tài sản cố định và sổ chi tiết tài sản cố định. Từ nhật ký chung kế toán vào sổ cái từng tài khoản TSCĐ.
Cuối tháng, kế toán cập nhật số liệu từ sổ cái và sổ chi tiết để lập bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu giữa sổ cái TK 211, 212, 213, 214 với bảng tổng hợp chi tiết để có số liệu chính xác. Và cuối cùng là lập báo cáo tài chính.