2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt
Tên công ty: Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu bán hàng thương hiệu Việt Tên giao dịch: VIET SALES IMPORT EXPORT CORPORATION Giấy phép kinh doanh: 0309869765 - ngày cấp: 22/03/2010
Ngày thành lập: 01/04/2010
Địa chỉ :25 Trần Hưng Đạo, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, Hồ Chí Minh. Mã số thuế: 0309869765
Điện thoại: 08 6271 9625 Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất các sản phẩm khác từ giấy bìa
Sản xuất mỹ phẩm, xà phòng, chất tẩy rửa, làm bóng và chế phẩm vệ sinh Dịch vụ đóng gói
Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế, nha khoa Bán buôn thực phẩm…
Quá trình hình thành và phát triển:
Ngày nay, do xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường, các ngành nghề phát triển rất nhanh do nhu cầu thiết yếu của nền kinh tế vì vậy công ty XNK bán hàng Việt đã được thành lập để đáp ứng nhu cầu cần thiết đó. Công ty có giấy phép đăng ký hoạt động kinh doanh số: 0309869765 ngày 22 tháng 03 năm 2010, có trụ sở đặt tại 25 Trần Hưng Đạo, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
Tuy mới đi vào hoạt động trong thời gian chưa lâu nhưng công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, với chất lượng sản phẩm và đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, phong cách làm việc chuyên nghiệp. Trong thời gian ngắn, lượng khách hàng sử dụng các sản phẩm của công ty ngày càng nhiều, doanh thu của công ty năm sau cao hơn năm trước là những bằng chứng cho thấy sự nỗ lực phát triển của công ty để nhằm đáp ứng nhu cầu giúp đời sống của người dân không ngừng được cải thiện.
20
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty XNK bán hàng Việt
(Nguồn: Phòng hành chính)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Tổng giám đốc
Là người có quyền hạn tối cao trong mọi quyết định của công ty, chủ trì các cuộc họp quan trọng của HĐQT và các cuộc họp khác của công ty, giám sát, kiểm tra các hoạt động điều hành công ty của Ban Giám Đốc. Là người ký duyệt các khoản chi về tài chính và chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về thu chi tài chính công ty, báo cáo hoạt động kinh doanh về tài chính của công ty hàng tháng trước HĐQT.
Giám đốc sản xuất
Tổ chức sắp xếp và điều hành hoạt động của các bộ phận chức năng, các bộ phận sản xuất làm việc theo đúng nội quy của công ty, đề xuất các phương án quản lý, tuyển dụng nhân lực, mua sắm thiết bị, điều động tài sản, phương tiện vận tải, vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nâng cao năng xuất lao động và hiệu quả sản xuất.
Phân xưởng cơ điện Phòng tài chính kế toán
Giám đốc sản xuất Giám đốc kinh
doanh Tổng giám đốc Bộ phận bán hàng Phòng kế hoạch sản xuất Phân xưởng sản xuất Kho Phòng hành chính Phòng kinh doanh Phòng dịch vụ, chăm sóc KH
Giám đốc kinh doanh
Điều hành toàn bộ hoạt động tài chính - kế toán và kinh doanh của công ty, kiểm tra giám sát các mặt tài chính - kế toán, công nghệ, sản phẩm đảm bảo đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá theo các hợp đồng được ký kết với khách hàng và dự báo nhu cầu thị trường, đề xuất chiến lược sản xuất kinh doanh, kiểm soát và quản lý tình hình hành chính – nhân sự, phê duyệt và ký kết các hợp đồng.
Phòng kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm theo tháng, quý, năm; lập kế hoạch và tổ chức cung cấp đầy đủ các loại vật tư phục vụ cho sản xuất của công ty; thực hiện công tác đầu tư, xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa lớn nhỏ về thiết bị, nhà xưởng và các công trình khác của công ty…làm báo cáo theo định kỳ báo cáo Giám đốc, Hội đồng quản trị và các đơn vị liên quan.
Phân xưởng sản xuất
Triển khai tổ chức sản xuất có hiệu quả theo kế hoạch sản xuất, chịu trách nhiệm quản lý, bảo đảm sử dụng có hiệu quả máy móc thiết bị, nhà xưởng, quản lý thành phẩm và bán thành phẩm theo đúng quy trình sản xuất; đồng thời tham gia công tác kiểm tra, nghiệm thu nguyên nhiên liệu phục vụ sản xuất.
Phân xưởng cơ điện
Quản lý máy móc, thiết bị dây chuyền sản xuất và thực hiện công tác sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị, nghiên cứu cải tiến nâng cao hiệu suất làm việc của thiết bị.
Phòng nguyên liệu ( Kho)
Tiếp nhận vật tư, thành phẩm đầy đủ về số lượng, chất lượng và kịp thời vào kho theo đúng các thủ tục đã được công ty quy định; bảo đảm giữ gìn và duy trì tốt số lượng, chất lượng các loại vật tư và thành phẩm trong thời gian lưu kho. Đồng thời cập nhật đầy đủ số liệu, chứng từ, cung cấp số liệu cần thiết cho các phòng ban của công ty
Phòng tài chính kế toán
Lập kế hoạch tài chính, tổ chức hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước, theo điều lệ hoạt động và hướng dẫn của công ty; phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh, tiêu thụ thành phẩm theo từng tháng, quý, năm. Báo cáo kịp thời, nhanh chóng, chính xác về tình hình tài chính của Công ty cho Ban Giám Đốc và tư vấn cho Ban Giám Đốc về các vấn đề tài chính, thuế.
22 Phòng hành chính
Tuyển dụng nhân sự phù hợp với yêu cầu của công ty, quản lý hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động của cán bộ công nhân viên toàn công ty; đào tạo, quản lý, theo dõi tình hình chấp hành kỷ luật lao động.
Phòng kinh doanh:
Thực hiện chức năng bán hàng, tìm kiếm đối tác, tham mưu giúp giám đốc về công tác thị trường, quảng bá và lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra, hàng quý Phòng có nhiệm vụ theo dõi, phân tích diễn biến thị trường thông qua các số liệu tiêu thụ.
Phòng dịch vụ, chăm sóc khách hàng:
Có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép tên các khách hàng đã sử dụng thành phẩm, theo dõi và nhận các khiếu nại yêu cầu từ khách hàng. Bên cạnh đó, thường xuyên gọi điện cho các khách hàng để nắm rõ được về chất lượng thành phẩm đã tiêu thụ.
Bộ phận bán hàng:
Bán buôn trực tiếp bán các thành phẩm, hàng hóa. Hàng ngày tập hợp số liệu chi tiết bán hàng gửi về Phòng kinh doanh, Phòng tài chính - Kế toán và Phòng dịch vụ.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt
(Nguồn:Phòng tài chính- kế toán )
Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng: Là người quản lý, chỉ đạo toàn bộ hoạt động của phòng kế toán. Kiểm tra giám đốc hoạt động kinh tế tài chính tại Công ty, tham mưu cho
Kế toán tiền lương, BHXH…. … Kế toán thanh toán, doanh thu, chi phí Kế toán thành phẩm, hàng tồn kho Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ kho Kế toán tiền
Giám đốc về những quyết định lập kế hoặch tài chính, huy động vốn và thực hiện chế độ chính sách, nghĩa vụ với Nhà nước... .
Kế toán tổng hợp: Phụ trách kế toán tổng hợp của Công ty, kiểm tra – giám sát toàn bộ công tác hạch toán, điều hành công tác hạch toán kế toán theo ủy quyền của Kế toán trưởng. Thực hiện các yêu cầu khác do Kế toán trưởng yêu cầu. Thủ kho : quản lý kho vật tư, nguyên liệu của Công ty.
Kế toán thành phẩm, hàng tồn kho: Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết thành phẩm tồn kho, xác định đúng đắn giá gốc của thanh phẩm tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, thành phẩm thực tế.
Kế toán TSCĐ: Theo dõi tăng, giảm TSCĐ của Công ty. Tính toán trích và phân bổ khấu hao của TSCĐ theo tỷ lệ quy định, tham gia kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ khi cần thiết, phân tích cụ thể tình hình sử dụng và bảo quản TSCĐ ở Công ty.
Kế toán tiền lương: Tổ chức theo dõi lao động, tính toán tiền lương phải trả, theo dõi tiền lương, phân bổ lương hàng tháng cho cán bộ nhân viên trong Công ty. Trích lập các quỹ: Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội, quản lý chi các quỹ trên. Kiểm tra chi tiết công nợ đối với nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi tình hình thanh toán và khả năng thanh toán của khách hàng
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi lập phiếu thu chi. Đồng thời kiểm tra cùng thủ quỹ về các sổ sách thực tế.
Kế toán thanh toán, doanh thu, chi phí: Theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản chi phí, các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền thực trong quỹ và trực tiếp thu chi quỹ tiền mặt của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền và phản ánh vào sổ quỹ.
24
2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán
Chế độ kế toán áp dụng
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Niên độ kế toán: Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc
vào ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán: Tháng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp FIFO
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ cái Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
2.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt phẩm tại Công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt
Thành phẩm được đề cập đến trong bài là khăn giấy ướt One’care. Đây là mặt hàng phổ biến trong sinh hoạt hàng ngày của người dân.
Kỳ kế toán được chọn là: tháng 01 năm 2014.
2.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty xuất nhập khẩu bán hàng Việt bán hàng Việt
Bán buôn trực tiếp qua kho
Khi khách hàng có nhu cầu mua thành phẩm hoặc trên cơ sở hợp đồng kinh tế, bộ phận bán hàng lập phiếu đặt mua thành phẩm, sau đó sẽ được chuyển đến kế toán thành phẩm để lập phiếu xuất kho làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho và phiếu đặt hành phẩm chuyển đến kế toán thanh toán để xuất hóa đơn GTGT và làm thủ tục thanh toán.
Hóa đơn GTGT gồm có 03 liên: Liên 1: Lưu lại cuống (màu đen) Liên 2: Giao cho khách hàng (màu đỏ)
Liên 3: làm căn cứ để ghi sổ sách kế toán (màu xanh)
Chứng từ thanh toán: Hóa đơn GTGT , phiếu đặt mua thành phẩm
Các chứng từ sẽ được lưu lại tại bộ phận kế toán để hạch toán chi tiết quá trình bán hàng.
Ví dụ: Ngày 03/01, công ty xuất kho thành phẩm bán trực tiếp 1500 hộp khăn giấy lụa One’ Care và 1000 hộp khăn giấy ướt One’ Care cho cho công ty Anh Minh, đơn giá lần lượt là: 20.000 VNĐ, 23.500 VNĐ, thuế GTGT 10%. Công ty Anh Minh đã thanh toán hết tiền hàng bằng chuyển khoản.
26
Biểu số 2.1. Phiếu đặt hàng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP TỰ DO HẠNH PHÚC
***
PHIẾU ĐẶT HÀNG Số 05/2014 Tên công ty (Bên đặt hàng): Công ty Anh Minh
Địa chỉ: 51 D Đinh Bộ Lĩnh, phường 26, quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
Mã số thuế: 03 7521 6524 Người đặt hàng: Trần Thu Hà Nội dung đặt hàng:
STT Tên thành phẩm Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá (chưa VAT)
Thành tiền
1 A B 2 3 4
01 Khăn giấy ướt One’ Care Hộp 1000 23.500 23.500.000
02 Khăn giấy lụa One’ Care Hộp 1500 20.000 30.000.000
Tổng 2500 53.500.000
Tất cả các thành phẩm đều mới 100% Thời gian giao hàng :03/01/2014 Phương thức thanh toán:
Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Thanh toán sau khi nhận hàng tối đa 1 tháng
Ngày 03 tháng 01 năm 2014 Bên đặt hàng
Biểu số 2.2. Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty XNK bán hàng Việt
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 03 tháng 01 năm 2014 Quyển số: 01 Số:10 Nợ: 632 Có: 155 Mẫu số 02 – VT QĐ số 15-TC/QĐ/CĐKT Ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính Họ tên người nhận hàng: Đoàn Thị Hằng
Địa chỉ (bộ phận): Công ty Anh Minh
Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp cho công ty Anh Minh Xuất tại kho: Kho số 2
S T T
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (SP, HH) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
01 Khăn giấy ướt One’ Care KGU Hộp 1000 1000 17.500 17.500.000
02 Khăn giấy lụa One’ Care KGL Hộp 1500 1500 15.000 22.500.000
Cộng 40.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi triệu đồng chẵn
Xuất, ngày 03 tháng 01 năm 2014 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
28
Công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp FIFO ( Nhập trước- xuất trước) Ví dụ: ( Xem sổ chi tiết trang 11)
Tình hình nhập xuất tồn thành phẩm khăn giấy ướt One’ Care trong tháng 01/2014 Giá trị hàng xuất kho ngày 03/01 là:
Giá trị hàng xuất = Số lượng x Đơn giá
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM
Tài khoản: 155
Từ 01/01/2014 đến 31/01/2014
Tên thành phẩm: Khăn giấy ướt One’ care Đơn vị tính: Hộp NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá
Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số
hiệu NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Số dư đầu kỳ 0 0 0
02/01 PNK01 Nhập thành phẩm khăn giấy ướt One’ care 154 17.500 5000 87.500.000 5000
03/01 PXK10 Xuất kho trực tiếp khăn giấy ướt One’
Care bán cho Công ty Anh Minh 632 17.500 1000 17.500.000
07/01 PXK15 Xuất kho khăn giấy ướt One’ Care gửi bán
đại lý Minh Phú 157 17.500 2000 35.000.000
22/01 PNK22 Nhập kho khăn giấy ướt One’ Care bị
Công ty Anh Minh trả lại 632 17.500 50 875.000
30
Biểu số 2.3. Sổ chi tiết thành phẩm Bảng 2.1. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
(Trích) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Tháng 01 năm 2014
STT Tên, quy cách vật tư, sản
phẩm, hàng hóa
Số tiền
Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK
A B 1 2 3 4
1 Khăn giấy ướt One’ Care 0 88.375.000 52.500.000 35.875.000
2 Khăn giấy lụa One’ Care 0 105.000.000 52.500.000 52.500.000
3 Gel rửa tay 50.200.000 80.200.000 80.050.000 50.350.000
4 Sữa rửa mặt nghệ 50.400.000 80.670.000 80.642.000 50.428.000 5 Gel vệ sinh 30.506.000 50.647.000 60.540.000 20.613.000 …….. …………. ………… ………… ………… …………. Cộng 714.420.000 550.000.000 403.860.000 860.560.000 Người lập (ký, họ tên) Ngày 31 tháng 01 năm 2014 Kế toán trưởng (ký, họ tên)
Biểu số 2.4. Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Lưu chứng từ Ngày 03 tháng 01 năm 2014