Pacific tại Công ty Cổ phần Bất động sản EMD.
1. Thực trạng quản lý cao ốc văn phòng cho thuê nói chung hiện nay tại Việt Nam Việt Nam
Thông tin về BĐS văn phòng cho thuê (01/2009)
Mặc dù thị trường văn phòng cho thuê 2009 đã trầm lắng hơn so với giai đoạn
hoàng kim 2 năm 2007-2008
Nếu như trước đây các tòa nhàvăn phòng khu trung tâm thành phố bất kể hạng A, B hay C hầu như lấp kín 100%. Đặc biệt, là các cao ốc hạng A và B ngay trong quá trình xây dựng đã xuất hiện các Cty môi giới đến đặt vấn đề thuê hết để cho thuê lại hoặc đã được giữ chỗ. Thì những tháng đầu năm 2009 tình hình đã khác, ngay
cả các cao ốc hạng A tọa lạc trên các trục đường trung tâm cũng phải vất vả tìm kiếm khách hàng. Trên một vài tòa nhà văn phòngđã bắt đầu xuất hiện các bandroll quảng cáo cho thuê có thể nhìn thấy từ xa.
Vào thời điểm đầu năm 2008, giá cho thuê văn phòng loại A thường đạt từ 80 đến 100USD/m2 thì nay đã rớt ít nhất 30%, chỉ còn tối đa 70USD/m2/tháng. Mặc dù vậy, đối với các cao ốc văn phònghạng A mức giảm giá cho thuê vẫn chưa bằng với các văn phòng loại B.
S T T
Tên BĐS Địa chỉ M2 Hạng Giá thuê
($/m2/năm)
Công suất thuê (%) 1 Hà Nội Tower 49 Hai Bà Trưng 9000 A 55 100 2 Central Building 31 Hai Bà Trưng 3653 A 55 95 3 Daeha Business Centre 360 Kim Mã 18540 A 48 95
4 HITC 239 Xuân Thủy 10355 B 30 95
5 Ocean Park 1 Giải Phóng 22000 B 40-45 95
6 Press Club 59A Lý Thái Tổ 19360 B 55-60 100 7 TDL Building 22 Lỏng Hạ 3200 C 8 CFM Building 23 Lỏng Hạ Mặt sau : 10 triệu. Mặt trước : 20 9 TOSERCO 273 Kim Mã(chưa hoàn thiện)+519 Kim Mã Có 2 mặt B Mặt trước : 30
1 0 TungShing Square 2 Ngo Quyen 15 tầng B 40 1 1 Thang Long Building 105 Lang Ha 5600 B 30-32 1 2
Sun Red River 23 Phan Chu Trinh 13459 A 55 1 3 Sofitel Plaza Hotel 1 Thanh Nien 1226 B 45-60 1 4 Regus Centre Tầng2 63 lý thái tổ B 65-70 1 5
Prime Center 53 Quang Trung 7600 B 35-38
Vào đỉnh điểm của thị trường năm 2008 giá thuê văn phòng ở các tòa nhà hạng B có thể đạt đến 65-70USD/m2/tháng, vào thời điểm hiện tại giá thuê ở các tòa nhà tương tự chỉ vào khoảng 30-35USD/m2/tháng (giảm giá 50% -PV) cùng với các điều kiện có thể thương thảo thêm.
Thị trường văn phòng đang ở trong giai đoạn sụt giảm giá Các văn phòng mới đưa vào sử dụng ngày càng nhiều hơn, người đi thuêcũng có nhiều lựa chọn hơn và yêu cầu giá cho thuêcũng thấp hơn trước đây. Trái lại chủ đầu tư các tòa nhà văn phòng mới đưa vào sử dụng lại đang đứng trước áp lực lấp kín để thu hồi vốn, buộc phải giảm giá
Quản lý bất động sản là một lĩnh vực kinh doanh mới, hấp dẫn, đầy tiềm năng và có rất nhiều cơ hội phát triển đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước đang hoạt động tại Việt Nam. Các công ty quản lý nước ngoài hiện đang quản lý rất nhiều toà cao ốc sang trọng.
III. Thực trạng quản lý cao ốc văn phòng cho thuê ở Công ty Cổ phần Bất động sản EMD - Hoạt động quản lý của Công ty Cổ phần Bất động sản EMD đối với tòa nhà South Pacific
1. Giới thiệu về South Pacific
a. Giới thiệu chung
Tên dự án: Tòa nhà South Pacific Building
Địa chỉ: Đường ven hồ Hồ Tây – phường Bưởi – quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội Hạng: C++
Diện tích sàn: 280m2 * 8 tầng
Chiều cao trần: 3,2 m
Thời gian thi công lắp đặt nội thất: 30 ngày 01 tầng hầm để xe đủ sức chứa 120 chiếc 01 tầng nóc làm dịch vụ Bar, café.
Hệ thống điện dự phòng: Tiêu chuẩn Hệ thống điều hồ: Điều hòa trung tâm Thang máy: 02 thang, sức chứa 16 người Giờ làm việc: 7h30 – 19h00
Giá thuê: 22USD/m2/tháng (đã bao gồm phí quản lý) Phí quản lý: Đã bao gồm trong giá thuê
Chủ đầu tư: Công ty Cổ phần Nam Thái Bình Dương Tiếp thị độc quyền: Công ty Cổ phần Bất Động Sản EMD
b. Vị trí tọa lạc
SOUTH PACIFIC BUILDING có vị trí tọa lạc tại đường ven hồ Hồ Tây, phường Bưởi, quận Tây Hồ, Hà Nội. Tòa nhà nằm ngay bên mặt Hồ Tây thơ mộng, phía trước là công viên ven hồ, sở hữu một cảnh quan không gian tuyệt đẹp cùng với môi trường khí hậu trong lành và thân thiện bậc nhất của Thủ đô Hà Nội. Khách
hàng thuê văn phòng tại South Pacific Building sẽ có cơ hội được thưởng ngoạn tầm nhìn không giới hạn với cảnh quan tuyệt đẹp toàn bộ khu vực Hồ Tây và phủ Tây Hồ, được hòa mình vào thiên nhiên và môi trường khí hậu cùng với sóng nước và những cơn gió trong lành mát mẻ của Hồ Tây.
c. Đặc điểm
Tòa nhà South Pacific
• Cách quảng trường Ba Đình 5 phút ô-tô theo tuyến đường Thụy Khuê – Hùng Vương
• Cách khu vực Hồ Gươm 10 phút ô-tô theo nhiều tuyến đường
• Cách Trung tâm Hội nghị Quốc Gia 15 phút ô-tô theo tuyến đường Hồng Quốc Việt – Phạm Văn Đồng – Phạm Hùng
• Cách đường Văn Cao nối dài khoảng 100m. Dự án đường Văn Cao – Hồ Tây là một công trình trọng điểm của Thủ đô, sắp được hoàn thành để kỷ niệm 1000 năm Thăng Long sẽ nối liền tòa nhà với tuyến đường Văn Cao – Liễu Giai – Nguyễn Chí Thanh, mang thêm một lợi thế giao thông rất lớn cho South Pacific
Chính vì vậy, các chuyên gia, các Công ty/Tổ chức nước ngoài, các công ty hoạt động mang tính chuyên gia cao lựa chọn South Pacific Building làm địa điểm đặt văn phòng để tận hưởng cảnh quan và khí hậu bậc nhất của Hà Nội, cùng với các dịch vụ tiện ích do chủ đầu tư và đơn vị quản lý mang lại.
2. Nội dung quản lý South PacificA. Hợp đồng thuê A. Hợp đồng thuê
Đây là bước đầu tiên mà Công ty phải thực hiện cho dù đối với bất kỳ tòa cao ốc văn phòng nào.
Tìm kiếm khách hàng : trước hết Công ty phải tìm kiếm khách hàng có nhu cầu thuê văn phòng, nhưng phải phù hợp với điều kiện của cao ốc
Vì chỉ đạt hạng C++ nên đối tượng khách hàng là các Công ty không đòi hỏi cao lắm về mặt bằng, mà cái họ quan tâm là giá tiền của South Pacific.
Tiếp nhận thông tin khách hàng Giải đáp và báo giá:
- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm phải thông tin ngay cho khách hàng hoặc gửi báo giá v.v. chậm nhất 2h sau khi nhận được thông tin và không chuyển thông tin cho ngày hôm sau.
- Việc báo giá có thể bằng Điện thoại, Fax, Mail các yếu tố mà Công ty không đáp ứng được theo yêu cầu của khách hàng cũng phải được liệt kê rõ trong phiếu báo giá.
Đàm phán và ký hợp đồng
- Dự thảo hợp đồng do nhân viên kinh doanh xem xét và chuyển cho khách hàng. - Nếu khách hàng không chấp nhận bản báo giá do giá cao, không đáp ứng được
thời gian giao hàng, không thống nhất được hình thức thanh toán thì nhân viên kinh doanh trình Trưởng phòng xem xét lại.
- Nếu khách hàng chấp nhận, nhân viên kinh doanh xem xét lại toàn bộ hoạt đồng và trình cho lãnh đạo ký.
- Ký hợp đồng: Hai bên có thể thống nhất ký hợp đồng bằng Fax hoặc mời khách hàng ký hợp đồng trực tiếp tại Công ty.
Triển khai hợp đồng.
Việc triển khai hợp đồng thực hiện theo quy trình triển khai hợp đồng thuê.
Thanh lý hợp đồng.
- Khi nhận được yêu cầu thanh lý hợp đồng, nhân viên kinh doanh xem xét các nội dung theo bản yêu cầu thanh lý và chuyển cho Trưởng phòng xem xét.
- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng để xây dựng kế hoạch thanh lý bao gồm các giai đoạn và công việc để thực hiện quá trình thanh lý hợp đồng.
B. Khách hàng
Phòng họp
Tòa nhà có những quy định riêng về việc sử dụng phòng họp sao cho phù hợp với điều kiện tòa nhà cũng như điều kiện khách thuê tại tòa nhà.
-Tuỳ theo khối diện tích thuê mà khách hàng sẽ được quyền book phòng họp với thời lượng khác nhau.
-Việc phân bố phòng họp cho các khách thuê tại toà nhà là vào các giờ cố định và được thoả thuận từ trước giữa khách hàng và ban quản lý toà nhà.
-Trong tuần khách hàng có thể thay đổi phòng họp và phải thông báo cho lễ tân nếu lễ tân sắp xếp được.
-Trường hợp khách hàng không sử dụng phòng họp thì cần phải thông tin trước cho lễ tân toà nhà chậm nhất 2h. Khách hàng không sử dụng nhưng không thông báo thì sẽ không được quyền ưu tiên khi book lần sau.
-Ngoài những giờ được ưu tiên thì khi khách book phòng họp phải trả phí.
-Đặt phòng họp: khách thuê muốn đặt phòng học phải liên hệ với lễ tân để thu xếp.
-Nhân viên lễ tân căn cứ phòng họp đã được được book, được toàn quyền thông tin có đồng ý cho khách hàng book không.
-Nhân viên lễ tân cần liên hệ xem khách cần yêu cầu chuẩn bị các thiết bị gì để chuẩn bị trước và thông báo giá. Các thiết bị có thể chuẩn bị trước như : máy chiếu, in tài liệu…
-Nếu khách hàng từ bên ngoài muốn thuê phòng họp thì phải đặc cọc trước. Nếu khách thuê là công ty tại toà nhà thì không phải đặt cọc, nhưng phải ký vào sổ theo dõi phòng họp.
-Nhân viên lễ tân chịu trách nhiệm kiểm tra tình trạng phòng họp, chuẩn bị nước uống và các phương tiện cho phòng họp và là người liên hệ hỗ trợ khách hàng trong suốt thời gian họp.
-Khách hàng phải thanh toán tiền thuê ngay khi kết thúc cuộc họp.
-Nhân viên lễ tân là người giữ và quản lý chìa khó phòng họp, chịu trách nhiệm kiểm tra và nhắc nhở điều kiện sử dụng phòng họp cho nhân viên vệ sinh và nhân viên khác liên quan, chịu trách nhiệm nhắc nhở nhân viên vệ sinh thu dọn lại phòng họp sau khi khách hàng sử dụng phòng họp xong.
Thỏa mãn, khiếu nại thắc mắc của khách hàng
Ban quản lý công ty rất chú trọng đến khách hàng và sự thỏa mãn của khách hàng. Vì thế cho nên Công ty đã xây dựng riêng cho mình những quy định đảm bảo sao cho khách hàng có được sự hài lòng nhất.
Cách xử lý thắc mắc khiếu nại cũng mang tính chuyên nghiệp rất cao, tuân thủ đầy đủ các bước của một nhà quản lý chuyên nghiệp, bao gồm:
- Nhận thông tin khiếu nại, thắc mắc. - Phân tích nguyên nhân.
- Đưa ra biện pháp khắc phục - Theo dõi xử lý khiếu nại
- Trên cơ sở báo cáo của nhân viên, Trưởng phòng làm việc với các bộ phận liên quan, đề ra các giải pháp, thời gian thực hiện, kế hoạch thực hiện, ngân sách thực hiện.
- Sau đó báo cáo Giám đốc xem báo cáo và duyệt kế hoạch tổng thể.
- Trường hợp thấy rằng khiếu nại của khách hàng là không hợp lý, Trưởng phòng điều hành trao đổi lại cho khách hàng biết. Trường hợp khách hàng đồng ý, Trường bộ phận ghi nhận vào phiếu giải quyết, sau đó chuyển cho nhân viên phụ trách lưu hồ sơ, đồng thời đưa vấn đề ra buổi họp giao ban để rút kinh
nghiệm rút kinh nghiệm chung. Nếu khách hàng vấn không đồng ý thì giải tiếp tục thuyết phục, nếu phát hiện khiếu nại là hợp lý thì giải quyết như dưới đây. - Trưởng bộ phận liên quan đến khiếu nại phải đưa ra các biện pháp khắc phục,
sau đó tiến hành hướng dẫn cho các bộ phận và nhân viên thực hiện.
- Trưởng bộ phận có trách nhiệm chỉ định người thực hiện, nêu rõ thời hạn thực hiện và thông báo cho khách hàng biết. Nội dung giải quyết phải thông báo cho phụ trách khách hàng biết để theo dõi.
An toàn an ninh khách hàng
An ninh tốt mang lại cho khách hàng cảm giác an toàn, cảm thấy an tâm khi làm việc, vì thế chất lượng công việc cũng sẽ cao hơn.
Ban quản lý South Pacific luôn cam kết mang lại sự an toàn cao nhất cho quý khách hàng bằng các biện pháp:
-Nhân viên an ninh của toà nhà sẽ luôn có mặt tại cửa của toà nhà và sẽ đi tuần tra toà nhà 24h/ngày.
-Nhân viên an ninh sẽ kiểm tra hệ thống truyền hình cáp trong phòng điều khiển tại tầng hầm 1. Camera sẽ được đặt tại vị trí quan trọng tại mỗi tầng của trung tâm thương mại.
-Ngoài ra, toà nhà cũng cung cấp các máy camera giám sát an ninh trong toà nhà để xử lý kịp thời vấn đề phát sinh.
-Khi văn phòng của khách hàng gặp sự cố về an ninh, khách hàng sẽ liên hệ với số điện thoại của lễ tân và bảo vệ an ninh sẽ có mặt ngay tức thời để đảm bảo an ninh cho quý khách.
-Nhân viên an ninh sẽ hộ tống khách hàng hoặc nhân viên để giảm bớt lo lắng về vấn đề an toàn nếu có nhu cầu hợp pháp.
Tài sản khách hàng
Ban quản lý có trách nhiệm đảm bảo tài sản của khách hàng tuy nhiên khách hàng phải tuân thủ quy định ra vào tòa nhà.
-Tất cả tài sản cồng kềnh, có thể phát hiện được ra khỏi toà nhà đều phải khai báo cho bảo vệ an ninh biết.
-Nếu tài sản không được khai báo và không có giấy xuất ra thì bảo vệ sẽ không cho ra.
-Tất cả khách hàng cần phải đăng ký mẫu chữ ký và tên của người đại diện của khách hàng tới phòng an ninh để giải quyết trong các trường hợp cần thiết.
Trang trí và marketing của khách hàng.
South Pacific không cho phép treo biển quảng cáo ở mặt ngoài tòa nhà một cách tùy tiện. Ban quản lý yêu cầu khách hàng phải tuân thủ nguyên tắc sau:
-Khách hàng không được sử dụng logo của toà nhà như mình là một đơn vị kinh doanh của toà nhà.
-Khách hàng có thể sử dụng tên của toà nhà để làm địa chỉ của gian hàng, phòng thuê hoặc địa chỉ liên hệ và không sử dụng logo và tên của toà nhà vào mục đích khác trừ trường hợp được ban quản lý toà nhà đồng ý.
Mặt khác, khách hàng muốn thực hiện quảng cáo marketing tại tòa nhà thì phải tuân thủ:
-Nếu khách thuê có kế hoạch tổ chức sự kiện bên trong hoặc xung quanh tòa nhà, vui lòng liên hệ Ban quản lý tòa nhà và chỉ được thực hiện khi có văn bản đồng ý của Ban quản lý toà nhà.
-Các khách thuê không được phân phát các tờ rơi quảng cáo trong khu vực công cộng mà không có sự đồng ý của Ban quản lý tòa nhà.
-Các khách thuê không được sử dụng khoảng trống cửa sổ để làm quảng cáo, nếu khách thuê muốn sử dụng thì phải liên hệ với Ban quản lý Tòa nhà để phê duyệt nội dung và hình thức.
Ở mỗi đơn vị cho thuê, South Pacific cũng có nguyên tắc và cách quản lý riêng phù hợp với tinh thần chung của tòa nhà:
-Quảng cáo tại gian hàng hoặc phòng thuê không được treo bên ngoài diện tích của khách thuê.
-Các hoạt động kinh doanh của khách hàng không được làm ảnh hướng tới hoạt động kinh doanh của các gian hàng, phòng thuê khác.
-Các mục đích trưng bày biển hiệu cần phải được Ban quản lý Tòa nhà phê duyệt trước khi thi công về kích thước, nội dung, chất lượng và vị trí.
-Các biển hiệu mà thiết kế viết hoặc dán lên cửa sổ kính đều không được phép. -Không được phép sơn biển hiệu trực tiếp lên cửa sổ kính hoặc tường.
-Tất cả đèn chiếu sáng cửa sổ phải được lắp ráp và đi dây phù hợp với quy định