d. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
3.1.2 Những tồn tại và nguyên nhân
3.1.2.1 Những tồn tại
Kế toán TSC ĐHH tại công ty Tành Vân vẫn còn một số hạn chế như sau:
- Kế toán TSCĐHH không lập thẻ TSCĐ. Như vậy, công ty chưa thực hiện đầy
đủ chế độ kế toán hiện hành làm ảnh hưởng tới quá trình kế toán chi tiết TSCĐHH.
- Việc phân loại TSCĐ trong công ty có nhiều ưu điểm song nó vẫn có những nhược điểm hạn chế. Điều đó thể hiện là khi phân loại TSCĐ trên công ty không biết được TSCĐ nào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ nào sử dụng cho hoạt động phúc lợi vì vậy việc trích khấu hao vẫn chưa chính xác. Bởi vì theo quyết định của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp thì TSCĐ không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì không được tính khấu hao.
- Công ty rất ít sử dụng TSCĐHH thuê tài chính. Mà sử dụng TSCĐHH thuê tài chính là xu thế phổ biến và có lợi cho công ty rất nhiều. Nó giúp cho công ty tiết kiệm một khoản tiền không nhỏ nếu so với việc mua mới, hơn nữa nếu công ty thấy cần thiết thì sau khi hết hạn hợp đồng thuê, công ty có thể thương lượng mua lại TSCĐHH đó với giá rẻ với bên cho thuê.
- Việc thanh lý TSCĐHH còn diễn ra chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Mỗi khi thanh lý hay nhượng bán, công ty phải lập phiếu xác định tình trang kinh tế và tình trạng kỹ thuật cho TSCĐHH. Lập tờ trình xin thanh lý gửi cho giám đốc và chỉ thị nào có quyết định cho phép công ty mới được thanh lý. Vì vậy làm mất rất nhiều thời gian cho công việc này và làm ảnh hưởng đến việc hạch toán TSCĐHH của công ty.
- Công ty sử dụng phương pháp khấu hao tuyến tính. Mặc dù phương pháp này có nhiều ưu điểm như cách tính đơn giản, chi phí qua từng thời kỳ mang tính chất ổn định. Nhưng với cách tính này chỉ phù hợp với những TSC Đ phục vụ cho công tác quản lý hoặc những tài sản sử dụng thường xuyên và không có nhiều thay đổi. Tuy nhiên tài sản của công ty hầu hết là các máy móc thiết bị sử dụng trong sản xuất kinh doanh vì vậy phương pháp khấu hao này không phản ánh đúng đắn được nhu cầu sử dụng máy cũng như công suất làm việc của máy. Đây là một yếu điểm lớn trong công tác kế toán TSCĐ
Trước những tồn tại đó, công ty cần quan tâm đến các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán TSCĐHH tại đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng.
3.1.2.2 Nguyên nhân của những hạn chế
- Do kế toán TSCĐ của công ty chưa đảm bảo thống nhất giữa các chỉ tiêu kế toán về mặt hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán. Tính thống nhất trong hoàn thiện kế toán là yêu cầu cơ bản tạo ra sự thống nhất về chế đội kế toán do nhà nước ban hành. Hơn nữa việc thống nhất trong toàn công ty giúp cho việc hạch toán thống nhất hơn.
- Do chưa hiểu rõ về các chuẩn mực , chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành về TSCĐ dẫn đến việc áp dụng chưa đúng, thiếu sót, ảnh hưởng tới tính hiệu quả của công tác kế toán.
- Việc tận dụng các tài sản cố định chưa hợp lý, linh hoạt trong cách dùng dẫn đến việc doanh nghiệp lãng phí chi phí, chưa theo kịp với xu hướng của thị trường. Đó cũng là lý do doanh nghiệp phát triển với tốc độ chậm.
- Do công tác quản lý các nhân viên kế toán chưa thực sự tốt làm cho nhân viên dáp dụng các thủ tục , chứng từ một cách máy móc. Mọi việc diễn ra theo cách dập khuôn, rườm rà dẫn đến hiệu quả sử dụng TSCĐ bị giảm sút.
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐHH tại công ty TNHH Xây dựng và Thương Mại Tành Vân
• Giảm bớt thủ tục thanh lý TSC ĐHH để hạch toán diễn ra nhanh chóng
Việc thanh lý TSCĐHH của công ty còn diễn ra quá chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà. Để thanh lý được TSCĐHH thì bộ phận sử dụng phải có phiếu xác nhận về tình trạng của TS, sau đó gửi lên cho ban quản lý. Ban quản lý xem xét rời chuyển lên cho ban giám đốc. Nếu được sự đồng ý của giám đốc thì kế toán mới được lập biên bản thanh lý TS đó, xem xét khấu hao và giá trị còn lại là bao nhiêu rồi gửi lại lên ban giám đốc xin chữ kí. Sau khi đầy đủ thủ tục như vậy thì bộ phận sử dụng mới được tiến hành thanh lý TS đó. Chuyển đi chuyển lại như vậy thường mất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại công ty. Vì vậy công ty nên bỏ bớt thủ tục không cần thiết để khỏi mất nhiều thời gian. Có thể là ban quản lý xem xét nếu thấy đúng là TSCĐHH đó hư hỏng nặng không thể sửa chữa thì ban quản lý có thể trình trực tiếp lên giám đốc xem xét ký duyệt khi đã có biên bản thanh lý TSCĐHH thông qua kế toan trưởng. Bởi vì, kế toán trưởng là người tính khấu hao và giá trị còn lại của TS. Lúc này chỉ cần xin chữ kí xét duyệt là xong và bộ phận sử dụng có thể tiến hành thanh lý TS đó.
• Lập thẻ TSCĐHH
Thẻ TSCĐHH vừa là chứng từ bắt buộc vừa là phương tiện theo dõi chi tiết từng TSCĐ. Các thông tin cụ thể cuả TSCĐ đều được phản ánh trên thẻ này như: nơi SX, năm sử dụng, những thay đổi về nguyên giá, tỷ lệ hao mòn hàng năm cũng như giá trị còn lại của TSCĐ đó. Ngoài ra, thẻ TSCĐ còn ghi chép chi tiết các phụ tùng, dụng cụ đi kèm.
Thực tế, công ty không lập thẻ TSCĐHH, do đó kế toán không theo dõi được tính năng, công suất hoạt động và hiện trạng kỹ thuật của TSCĐ. Điều này dẫn tới việc kế toán không điều chỉnh tỷ lệ hao mòn tương ứng với khả năng đóng góp của TSCĐHH vào SXKD cũng như mục tiêu kinh doanh của đơn vị và cơ bản không tránh được hao mòn vô hình ở TSCĐ
Như vậy nếu lập thẻ TSCĐHH, công ty sẽ thực hiện đầy đủ chế độ kế toán hiện hành và đánh giá được tổng quát về cả giá trị lẫn hiện vật của TSCĐ. Từ đó kế toán điều chỉnh hợp lý tỷ lệ hao mòn giúp tính chi phí khấu hao chính xác và đưa ra kế hoạch đổi mới TSCĐ cho phù hợp.
• Mẫu thẻ TSCĐHH công ty có thể tham khảo:
Đơn vị: Mẫu số 02- TSCĐ
Địa chỉ: Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC