T ên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất, vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên hàng hóa, chủng loại hàng hóa:... Năm... Quyển số :... Ngà y thán g ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứn g
Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượn g Đơ n giá Thàn h tiền Thu ế Khác (5212, 5231) A B C D E 1 2 3=1x 2 4 5 Cộng số phát sinh - Doang thu thuần - Giá vốn hàngbán - Lãi gộp
- Sổ này có ...trang, đánh từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ: ... Ngày ...tháng ... năm... Người ghi sổ (Ký ,họ tên) Kế toán trưởng (Ký ,họ tên)
Quá trình trả lại hàng hóa của khách hàng mất khá nhiều thời gian mà khối lượng chứng từ cũng tương đối lớn. Để tiện theo dõi số hàng hóa này và việc thanh toán hàng thu hồi cho khách hàng công ty nên lập bảng kê hàng hóa thu hồi theo trình tự thời gian thu hồi lại hóa đơn của mặt hàng
Nội dung và kết cấu bảng kê thu hồi hàng hóa.
Nội dung: Bảng kê dùng để ghi chép những loại mặt hàng đã thu hồi cho vào nhập kho và đang chờ thanh toán cho khách hàng.
Kết cấu: Bảng kê được chia thành 9 cột.
Cột 1: đánh số thứ tự ghi từng mặt hàng đã thu hồi.
Cột 2 và 3: Ghi rõ thông tin về số hóa đơn đã thu hồi từ khách hàng và ngày thàng năm in hóa đơn hay ngày mua hàng của khách hàng.
Cột 4: Ghi tên khách hàng đã được in trên hóa đơn.
Cột 5: Ghi rõ tên mặt hàng, ký hiệu mặt hàng ghi trên mặt hàng đó. Cột 6: Số tiền khách hàng phải trả (chưa thuế) khi mua mặt hàng đó.
Cột 7: Ghi rõ thuế suất cho hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế hay chịu thuế với thuế suất bao nhiêu %.
Cột 8: Số thuế GTGT tính cho mặt hàng đó (có ghi trong hóa đơn). Cột 9: Đánh dấu cho những loại mặt hàng đã được thanh toán. 3.2.2.3 Tài khoản sử dụng:
Do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng, mà mỗi mặt hàng lại có nhiều chủng loại hàng khác nhau, như mặt hàng điện thoại có các loại điện thoại như: điện thoại Nokia, Sam Sung, Lenovo, Apple…Vì vậy công ty nên mở chi tiết tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” cho từng chủng loại để thuận tiện hơn cho việc theo dõi và quản lý. Không chỉ mở TK 511 thành TK chi tiết cấp 3 mà công ty nên mở chi tiết hơn thành TK cấp 4:
+ TK 51111 Nokia “ Doanh thu bán điện thoại Nokia ”
+ TK 51111 Sam Sung “ Doanh thu bán điện thoại Samsung ” + TK 51111 Lenovo “ Doanh thu bán điện thoại Lenovo ” + TK 51111 Apple “ Doanh thu bán điện thoại Apple ”
nào bán được ít để có thể quản lý và phát huy bán những mặt hàng mạnh đồng thời tìm ra giải pháp để tăng lượng hàng bán mặt hàng chậm.
Cùng với việc mở chi tiết TK doanh thu TK 511 thành TK chi tiết cấp 4 thì công ty cũng nên mở chi tiết TK giá vốn hàng bán TK 632 chi tiết tành TK cấp 3 tương ứng. Từ đó góp phần tìm ra mặt hàng kinh doanh nào mang lại lợi nhuận gộp bán hàng cao nhất để có chiến lược kinh doanh và có kế hoạch dự trữ hàng hóa cho phù hợp tránh tình trạng ứ đọng hay thiếu hàng để bán.
3.2.2.4 Về chính sách chiết khấu:
Công ty nên áp dụng thêm chính sách giảm giá hàng bán.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Chỉ phản ánh vào TK này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng và phát hành hóa dơn ( giảm giá ngoài hóa đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất…
Phương pháp hạch toán giảm giá hàng bán :
Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng hàng đã bán do kém chất lượng, mất phẩm chất , sai quy cách hợp đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 5213 : Giảm giá hàng bán ( Theo giá bán chưa có thuế GTGT) Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp (33311) (số thuế GTGT của hàng bán phải giảm giá)
Có TK 111, 112, 131….
3.2.2.5 Trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Thị trường luôn biến động và giá cả hàng hóa cũng luôn biến động. Và việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc làm cần thiết. Dự phòng là dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của HTK. Việc lập dự phòng nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do HTK bị giảm giá.
Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện của chúng (Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho).
Đối tượng: Theo Thông tư số 13/2006/TT-BTC về việc hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng, việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho nguyên vật liệu, dụng cụ dùng cho sản xuất, vật tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho (gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém, mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển), sản phẩm dở dang, chi phí dịch vụ dở dang.
Việc trích lập được thực hiện khi giá gốc ghi trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được và phải đảm bảo: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của DN tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC)
Phương pháp trích lập: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập được tính bằng cách lấy khối lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC nhân (x) với giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán, sau đó trừ (-) giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho.
Lưu ý: Giá trị của khoản trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho này sẽ được DN hạch toán vào một tài khoản treo có số dư âm trên bảng cân đối kế toán và hạch toán tăng khoản mục giá vốn hàng bán trong kỳ; DN phải trình bày được cơ sở để xác định các khoản mục giá gốc hàng tồn kho, giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho trên bản thuyết minh BCTC; DN niêm yết bắt buộc phải công bố thông tin tài chính định kỳ sẽ phải thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu tại thời điểm lập BCTC, giá gốc của hàng tồn kho của DN thấp hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm lập BCTC: Tại mỗi thời điểm lập BCTC, DN phải xem xét số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập và số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập: Nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì DN không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; Nếu số dự phòng giảm giá phải
khoản mục giá vốn hàng bán của DN phần chênh lệch. Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch .
Nợ TK 1593 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Ví dụ như : công ty TNHH Hà Minh kết thúc niên độ kế toán 31/12/2012 Trị giá hàng tồn kho: 600.000.000 đ
Trong đó: Mặt hàng điện thoại Apple : 160.000.000 đ Mặt hàng điện thoại Nokia : 180.000.000 đ Mặt hàng điện thoại Sam Sung: 260.000.000 đ Số dư của tài khoản 1593: 23.000.000 đ
Theo dự tính giá cả thị trường biến động khiến điện thoại Apple có thể giảm 5%, Mặt hàng điện thoại Nokia có thể giảm tới 10%. Như vậy thì mức lập dự phòng cho năm 2013 là:
Apple: 160.000.000 * 5% = 8.000.000 đ Nokia: 180.000.000 * 10% = 18.000.000 đ
Do số dự phòng cần trích lập lớn hơn số dư hiện có của TK 1593 nên kế toán trích lập dự phòng bổ xung bằng bút toán :
Có TK 1593: 26.000.000 đ 3.2.2.6 Phần mềm kế toán:
Công ty nên đào tạo để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán để họ có thể sử dụng một cách có hiệu quả phần mềm kế toán và máy móc thiết bị hiện có.
3.2.2.7 Phương thức bán hàng:
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mở rộng quy mô cũng như thị trường kinh doanh, Công ty nên mở rộng thêm các phương thức bán hàng như bán hàng đại lý, bán hàng trả góp đối với những sản phẩm giá trị lớn hay bán hàng qua mạng Internet…
Cách định khoản khi bán đạilý :
+ Phương pháp hạch toán tại bên giao đại lý.
- Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK157: Trị giá thực tế của hàng giao cho đại lý Có TK156: Trị giá thực tế của hàng xuất kho
Nếu có bao bì đi kèm tính tiền riêng, kế toán cũng sẽ theo dõi trị giá bao bì xuất kho giao cho đại lý:
Nợ TK138(1388): Số tiền bao bì phải thu Có TK153(1532): Trị giá bao bì xuất kho
- Khi mua hàng chuyển giao thẳng cho bên nhận đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK157: Trị giá thực tế của hàng mua chuyển giao thẳng cho đại lý (chưa gồm thuế GTGT)
Nợ TK133(1331): Thuế GTGT đầu vào của hàng mua Có TK111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán của hàng mua
Nếu có bao bì đi kèm tính tiền riêng, kế toán sẽ phản ánh như sau: Nợ TK138(1388): Số tiền bao bì phải thu
Nợ TK1331: Thuế GTGT đầu vào của bao bì
Có TK111, 112, 331…:Số tiền bao bì đã thanh toán hay còn phải thanh toán cho người bán
+ Trường hợp không tách rời doanh thu và hoa hồng đại lý (bên nhận đại lý trừ ngay tiền hoa hồng khi thanh toán tiền hàng), kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK111, 112: Tổng số tiền hàng đã thu từ đại lý
Nợ TK641: Khoản hoa hồng đại lý được hưởng (không gồm thuế GTGT) Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của số hoa hồng đại lý Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng (không gồm thuế GTGT) Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp của hàng bán
+ Trường hợp thanh toán và hạch toán riêng biệt tiền bán hàng với hoa hồng gửi đại lý, kế toán sẽ hạch toán theo các bút toán sau:
Phản ánh doanh thu khi hàng hoá được xác định là đã tiêu thụ:
Nợ TK111, 112, 131…: Tổng số tiền hàng phải thu từ đại lý Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng (không gồm thuế GTGT) Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp
Khi thanh toán tiền hoa hồng cho đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK641: Hoa hồng đại lý được hưởng (không gồm thuế GTGT) Nợ TK133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ của số hoa hồng đại lý
Có TK111, 112, 131…: Tổng số tiền hoa hồng đã thanh toán hay chấp nhận giảm nợ cho bên nhận đại lý.
Phản ánh trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ:
Nợ TK632: Trị giá vốn của hàng gửi đại lý đã tiêu thụ Có TK157: Trị giá thực tế của hàng gửi đại lý đã tiêu thụ
- Trường hợp hàng gửi đại lý không bán được, đơn vị chuyển về nhập lại kho, kế toán ghi:
Nợ TK156(1561): Trị giá hàng nhập kho
Có TK157: Trị giá hàng gửi đại lý không tiêu thụ được đã chuyển về nhập kho Các bút toán khác liên quan đến hàng tiêu thụ (nếu có phát sinh) sẽ được hạch toán tương tự các hình thức bán hàng trước.
3.2.2.8 Trích lập Dự phòng phải thu khó đòi
Thắt chặt tình hình quản lý công nợ, các khoản phải thu quá hạn của công ty. Trong kinh doanh thì việc theo dõi công nợ của khách hàng là việc quan trọng và việc phát sinh các
chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và có thể trích lập khoản dự phòng nếu có những khoản phải thu khó đòi phát sinh.
Dự phòng phải thu khó đòi là dự phần dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán hoặc không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán. Khoản này được trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh của DN, đồng thời phải theo dõi trên TK 004 trong thời gian tối thiểu 5 năm kể từ ngày xóa sổ. Khoản tiền này sẽ được bù đắp để các khoản nợ phải thu không tăng cao làm ảnh hưởng tới các nguồn vốn kinh doanh, đảm bảo đạt được kế hoạch.
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các khoản nợ khó đòi nói trên.
Công ty TNHH Hà Minh có thể trích các mức dự phòng theo quy định như sau:
+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng – 1 năm, mức dự phòng là 30% giá trị khoản nợ phải thu
+ Đối với khoản nợ từ 1-2 năm, mức dự phòng là 50%. + Đối với khoản nợ từ 2-3 năm, mức dự phòng là 70%. +TK sử dụng 159.2
Cuối kỳ kế toán năm, công ty căn cứ vào các khoản phải thu được xác định là không chắc chắn thu được. Kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước, thì chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí:
Nợ TK 642.2 Có TK 159.2
Nếu số cần trích lập dự phòng năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã lập dự phòng năm trước chưa sử dụng hết, thì chênh lệch được hoàn nhập, ghi giảm chi phí:
Nợ Tk 159.2 Có TK 642.2
Các khoản thu khó đòi khi có căn cứ xác định là không đòi được, sẽ tiến hành xóa sổ theo chế độ hiện hành: nếu đã lập dự phòng, thì ghi giảm TK 159.2. Nếu chưa lập dự
đòi đã xử lý).
3.2.2.9 Về phương thức thanh toán của công ty
Hiện tại Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán, đó là: thanh toán ngay và thanh toán chậm. Chính vì vậy để mở rộng thêm thị phần, Công ty cần có thêm một hình thức thanh toán mới như: Hình thức thanh toán trả góp. Để thu hút khách hàng có thu nhập đều đặn vừa phải đến với Công ty nhiều hơn.
Phương pháp bán trả chậm, trả góp là phương thức bán mà doanh nghiệp dành cho người mua ưu đãi được trả tiền hàng trong kỳ. DN sẽ được hưởng khoản chênh lệch giữa bán trả góp, và giá bán của sản phẩm. Để đa dạng phương thức bán hàng trong quá trình tiêu thụ thì DN có thể sử dụng phương thức này. Khách hàng sẽ có thêm phương án để lựa chọn cho quá trình mua hàng của mình. Kế toán sẽ không ghi toàn bộ khoản lãi trả góp mà phân bổ dần vào doanh thu hoạt động tài chính và định kỳ thu nợ của khách hàng. Lãi trả góp được tính là phần chênh lệch giữa giá trả góp và giá trả ngay. Trong trường hợp trả chậm, khách hàng chi phải trả một lần cả gốc lẫn lãi và số lãi được phản ánh qua tài khoản 338.
Thủ tục mua trả góp:
- Khách hàng là công dân Việt Nam có độ tuổi từ 21-50
- Khách hàng có hộ khẩu Bắc Ninh ( pho to 2 bản nguyên cuốn) - Khách hàng cung cấp chứng minh nhân dân( pho to 2 bản) - Xác định địa chỉ cư trú
- Khách hàng ứng trước từ 30%- 50% tiền hàng - Thời hạn tín dụng từ 6-24 tháng
Quy trình bán trả góp:
Sau khi kí hợp đồng và xem xét thủ tục là hợp lệ , nhân viên bán hàng in hóa đơn cho khách hàng theo giá trả ngay, sau đó chuyển hóa đơn qua bộ phận giao hàng, và giao hàng cho khách.
Các chứng từ sử dụng
- Hợp đồng trả góp. Trả chậm - Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu
- Giấy báo ngân hàng