- Kết cấu của báo cáo:
4. Những nhận xét khác:
1.4.2.2. Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Tổ chức triển khai và điều hành thực hiện nghị quyết của hội đồng quản trị và duy trì mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng tổ chức - hành chính: Tham mưu giúp giám đốc về công tác: Tổ chức, nhân sự, hành chính quản trị, quản lý lao động, hồ sơ lý lịch CB-CNV về chế độ tiền lương, văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, cải cách hành chính, giao tiếp đối ngoại. Phục vụ văn phòng phẩm cho công ty, tiếp khách và quản lý toàn bộ tài sản cho công ty.
Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty.
Phòng tài chính kế toán: Kiểm soát toàn bộ các hoạt động kinh tế phát sinh trong toàn bộ công ty, tham mưu lãnh đạo về quản lý tài chính, thực hiện chức năng giám sát về mặt thu chi, nghiên cứu, đề xuất tổ chức quản lý và sử dụng nguồn vốn tiết kiệm, bảo tồn vốn và sử dụng vốn có hiệu quả. Thực hiện chế độ kiểm kê,
12
báo cáo tài chính với cấp trên và cơ quan chức năng có liên quan. Thực hiện chế độ hạch toán nội bộ định kỳ. Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các hồ sơ, chứng từ kế toán phát sinh tại Công ty. Phối hợp với các phòng ban có liên quan thực hiện tốt công tác quản lý về mặt tài chính.
Phòng Kế hoạch – Kinh doanh: Đóng vai trò chủ chốt trong Công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng. Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh thường xuyên cho công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm. Tham mưu cho Giám đốc về hoạt động ngoại thương, đàm phán với khách hàng nước ngoài và các nhiệm vụ khác….
Phòng Tổng hợp: Quản lý và hướng dẫn các phòng ban cơ quan công ty về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan công ty theo quy định của pháp luật. Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của công ty. XD kế hoạch lao động, định biên, định mức lao động, theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng lao động, thu nhập từ tiền lương, phân tích tình hình sử dụng lao động, trả lương cho CB-CNV. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và sức khỏe cho CBCNV. Hướng dẫn công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nâng bậc. Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê theo Quy định. Kiểm tra định kỳ và đột xuất việc chấp hành chính sách, Pháp luật của Nhà nước, các Quy chế, Quy định của Công ty.
Phòng Xuất nhập khẩu: Thực hiện các nhiệm vụ xuất nhập khẩu như ký kết hợp đồng mua bán, làm thủ tục hải quan, tiến hành các hoạt động giao nhận hàng hóa, phân phối hàng hóa. Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
Phòng Kinh doanh dịch vụ: Tham mưu cho lãnh đạo và điều hành lĩnh vực kỹ thuật toàn công ty, hướng dẫn kỹ thuật cho các đội sản xuất, thiết lập các yêu cầu về mặt kỹ thuật quy trình công nghệ cho các phân xưởng sản xuất. Thực
13
hiện công tác thí nghiệm chất lượng, phục vụ công tác quản lý chất lượng sản phẩm trước khi bàn giao hoặc tiêu tụị ra thị trường, đảm bảo các yêu cầu của khách hàng về tiêu chuẩn sản phẩm.
14
PHẦN 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU TIẾN THÀNH 2.1. Tình hình thực tế về công tác kế hoạch tại CTCP XD và XNK Tiến Thành 2.1.1. Nhiệm vụ, vai trò của công tác lập kế hoạch tại công ty
Nhiệm vụ của lập kế hoạch
Lập kế hoạch có vai trò quan trọng, dựa vào kế hoạch công ty sẽ đưa ra những quyết định và lựa chọn các phương án sản xuất kinh doanh trong tương lai. Lập kế hoạch tại CTCP XD và XNK Tiến Thành được hiểu là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán, dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho đơn vị.
Quan hệ giữa lập kế hoạch và kế hoạch là quan hệ nhân - quả: Kế hoạch là sản phẩm của việc lập kế hoạch. Vì vậy để có một kế hoạch đứng đắn và phù hợp thì quá trình lập kế hoạch coi như quá trình cần phải quản lý.
Vai trò của lập kế hoạch.
Giúp đơn vị ứng phó tốt hơn với những tình huống bất định.
Giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong đơn vị.
Giúp giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí trong tổ chức, dễ nhận thấy được những bất hợp lý, sự trùng lập giữa các phòng để loại bỏ.
2.1.2. Căn cứ lập kế hoạch
2.1.2.1. Chiến lược tổng thể phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và nhà nướcquy hoạch phát triển của các ngành và địa phươngquy hoạch phát triển của các ngành và địa phương quy hoạch phát triển của các ngành và địa phương
Trong tình hình phát triển kinh tế hiện nay Đảng và Nhà nước luôn giao cho doanh nghiệp các quyền tự do trong kinh doanh tuy nhiên các doanh nghiệp luôn chịu tác động và ảnh hưởng bởi các giới hạn và quy định của Pháp luật. Các chiến lược phát triển của doanh nghiệp phải phù hợp với xu hướng phát triển chung và phải theo định hướng phát triển kinh tế của Nhà nước đó là phát triển kinh tế chế thị trường theo định hướng Xã hội chủ nghĩa
Ngoài ra việc lập kế hoạch phát triển phải phù hợp với điều kiện tự nhiên, tình hình phát triển kinh tế xã hội của từng địa phương trong từng giai đoạn. CTCP XD và XNK Tiến Thành cũng dựa trên chiến lược tổng thể của tỉnh Bình Định, từ đó xác định được căn cứ chính xác để xây dựng một chiến lược kế hoạch phát triển
15
phù hợp để góp phần không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty mà còn góp phần vào sự phát triển và lớn mạnh của tỉnh Bình Định.
2.1.2.2. Định hướng tăng trưởng và phát triển của Công ty
•Tập trung xây dựng công ty thành một đơn vị kinh tế vững mạnh về tài chính, năng lực chuyên môn, nhất là những ngành nghề chủ lực. Cải thiện môi trường làm việc, mang lại sự ổn định và đáp ứng cho nhu cầu cuộc sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
•Không ngừng nâng cao năng suất lao động và trình độ cho công nhân ở xưởng sản xuất cũng như cán bộ công nhân viên. Đồng thời nâng cao hiệu quả đầu tư các dự án mang tính chiến lược; nghiên cứu mở rộng lĩnh vực kinh doanh; tập trung thực hiện phát triển thị trường, chủ yếu xây dựng những thị trường có tiềm năng lớn mà trước đây công ty chỉ mới dừng lại ở quan hệ thăm dò.
2.1.2.3. Năng lực của Công ty năm kế hoạch
•Khi thực hiện một bản kế hoạch thì cần phải xác định được các yếu tố về nguồn lực và khả năng của công ty tránh tình trạng lãng phí nguồn lực, không tận dụng lợi thế về quy mô dẫn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh giảm.
•Để hoạt động của Công ty được liên tục, cần phải có sự sẵn sàng về yếu tố sản xuất, kinh doanh. Do đó các kế hoạch hàng năm của Công ty luôn được lập dựa trên sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa năng lực hiện tại, tình hình thực hiện kế hoạch của năm trước đó để đề ra các chỉ tiêu kế hoạch cho năm tiếp theo một cách hợp lý và hiệu quả, đảm bảo việc hoàn thành các chỉ tiêu một cách tốt nhất.
2.1.3. Hệ thống kế hoạch hàng năm của Công ty CP XD và XNK Tiến Thành
Hàng năm, Phòng Kế hoạch – Kinh doanh của công ty đều tổ chức xây dựng hệ thống kế hoạch hoạt động cho năm tiếp theo, bao gồm các kế hoạch sau:
- Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản
- Kế hoạch cho công tác sản xuất và tiêu thụ sản phẩm - Kế hoạch cho công tác tài chính và năng suất lao động. - Kế hoạch công tác tổ chức nhân sự.
Kế hoạch của Công ty được phân loại thành nhiều tiêu thức khác nhau.Theo mỗi tiêu thức phân loại thì lại có một hệ thống kế hoạch khác nhau.
16
2.1.4. Các phương pháp lập kế hoạch của Công ty
Phòng Kế hoạch – kinh doanh của công ty đã lập kế hoạch dựa trên phương pháp phân tích các nhân tố tác động. Đây là một phương pháp lập kế hoạch có tính chất truyền thống và vẫn được áp dụng rộng rãi.Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi các nhà quản lý phải có cách xem xét, phân tích hệ thống và tổng thể nhiều vấn đề.Phải biết đặt tình trạng của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế của các yếu tố ngoại lai.Cần quan tâm và xem xét đến các yếu tố sau:
- Các yếu tố kinh tế như: GDP của nền kinh tế và của tỉnh, sự phát triển của các doanh nghiệp trong tỉnh và khả năng thu hút đầu tư mới…
- Các yếu tố chính trị, dân số và pháp luật như nhóm độ tuổi, luật cạnh tranh, luật thuế…
- Sự thay đổi của khoa học công nghệ, cấu trúc ngành nghề như loại sản phẩm, cấu trúc giá, chi phí xây dựng, chi phí của các đối thủ cạnh tranh…
- Các đặc điểm về nguồn lực của doanh nghiệp như chu kỳ sống của sản phẩm, chất lượng sản phẩm, trình độ lao động, chi phí tiền lương, tình hình doanh thu.
2.1.5. Quy trình lập kế hoạch của Công ty
Công ty CP XD và XNK Tiến Thành thực hiện công tác lập kế hoạch qua các bước sau:
Bước 1: Xác định các mục tiêu
Bước 2: Hình thành và lựa chọn kế hoạch Bước 3: Triển khai, thực hiện kế hoạch
17
2.1.6. Tình hình thực hiện kế hoạch của Công ty giai đoạn 2012 - 20142.1.6.1. Công tác thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh2.1.6.1. Công tác thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh 2.1.6.1. Công tác thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh
Bảng 2.1: Bảng thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty giai đoạn 2012 – 2014
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Doanh thu 110.600 169.915 153,63 175.669 168.838 96,11 243.004 296.332 121,95 Lợi nhuận sau thuế 2.034 2.187 107,52 3.884 1.890 48,66 5.335 3.556 66.65 Nộp ngân sách 600 729 121,5 650 630 96,92 989 1.003 101.42
(Nguồn: Phòng kế hoạch– kinh doanh)
Nhận xét: Qua bảng 2.1 ta thấy: Chỉ tiêu doanh thu thực hiện năm 2012 tăng 153,63% so với kế hoạch bởi hoạt động kinh doanh của công ty. Nền kinh tế mở đã tạo điều kiện cho công ty mở rộng buôn bán. Tuy nhiên sang năm 2013 xu hướng doanh thu của Công ty có xu hướng giãm còn 168.838 triệu đồng. Doanh thu có giảm nhưng không đáng kể. Biến động của doanh thu cũng chính là nguyên nhân làm thay đổi các chỉ tiêu LNST và nộp ngân sách tương ứng. Năm 2014 là năm đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong tiến trình phát triển của Công ty. Doanh thu xuất bán của Công ty tăng vượt trội so với năm trước từ 168.838 triệu đồng lên đến 296.332 triệu đồng, tăng 127.494 triệu đồng, vượt chỉ tiêu kế hoạch 121,95%. Nguyên nhân của việc tăng đột biến này là do công ty tiếp tục thực hiện chính sách mở rộng thị trường, lượng hàng xuất khẩu ngày càng có xu hướng tăng mạnh, rút kinh nghiệm từ việc lập kế hoạch từ các năm trước.
2.1.6.2. Công tác thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
Bảng 2.2: Bảng thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của Công ty giai đoạn 2012 – 2014
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ %
18 Doanh thu (Triệu đồng) 110.600 169.915 153,63 175.669 168.838 96,11 243.004 296.332 121,95 LNST (Triệu đồng) 2.034 2.187 107,52 3.884 1.890 48,66 5.335 3.556 66,65 Giá trị sản xuất (Triệu đồng) 208.554 213.829 102,52 220.753 210.516 95,36 340.985 397.252 116,50 Hàng tồn kho (Triệu đồng) 45.878 43.914 95,71 40.268 41.678 103,5 66.670 67.690 101,53 Kim ngạch xuất khẩu (Nghìn USD) 5.921 5.470 92,38 6.241 5.705 91,41 6.720 6.505 96,80
(Nguồn: Phòng kế hoạch– kinh doanh)
Nhận xét: Giá trị sản xuất của công ty liên tục tăng qua các năm từ 2012 đến 2014 với tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch tương ứng. Năm 2012 là 102,52%, năm 2013 có xu hướng giảm nhẹ, đạt 95,36% nhưng đến năm 2014 đã tăng lên đáng kể đạt 116,50%. Kim ngạch xuất khẩu của công ty cũng có những bước tiến đáng kể. Năm 2012 kim ngạch xuất khẩu từ 5.470 nghìn USD, năm 2013 tăng lên 5.705 USD đến năm 2014 đạt 6.505 USD. Điều này chủ yếu là do hoạt động của mặt hàng xuất khẩu chủ lực (nông sản, phân bón...). Nhận thấy rõ tính chất quan trọng của thị trường Châu Á, công ty đã dành nhiều ưu tiên cũng như là nỗ lực để mở rộng ở thị trường này.
19
2.1.6.3. Công tác thực hiện kế hoạch về năng suất lao động
Bảng 2.3: Bảng thực hiện kế hoạch về tiền lương và kế hoạch tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2012 – 2014
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % Doanh thu (triệu đồng) 110.600 169.915 153,63 175.669 168.838 96,11 243.004 296.332 121,95 Số lao động làm việc 110 111 100,91 113 113 100 121 121 100 Số ngày làm việc BQ (ngày) 299 299 100 299 297 99,33 299 299 100 Số giờ làm việc BQ 8 8 100 8 8 100 8 8 100 NSLĐ BQ năm (triệu đồng/ năm/ người) 1005,45 1530,76 152,24 1554,59 1494,14 96,11 2008,30 2449,02 121,94 NSLĐ BQ ngày (triệu đồng/ ngày/ người) 3,363 5,120 152,245 5,199 5,031 96,769 6,717 8,191 121,944 NSLĐ BQ giờ (triệu đồng/giờ 0,420 0,640 152,381 0,650 0,629 96,769 0,840 1,024 121,904
20
/ người)
(Nguồn: Phòng kế hoạch– kinh doanh)
Nhận xét: Việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc tăng quy mô lao động trong công ty. Số lượng lao động từ 111 người năm 2012 tăng lên 121 người năm 2014. Tình hình thực hiện kế hoạch lao động của công ty có bước khả quan, tỷ lệ thực hiện gần như sát với kế hoạch đề ra ban đầu, năm 2012 là 100,91%, năm 2013 và 2014 là 100%.Thông qua các chỉ tiêu ở bảng 2.3 đã mô tả được bức tranh toàn cảnh về quá trình làm việc của tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Nhờ vào tinh thần làm việc của nhân viên cũng như sự quan tâm, chỉ đạo ở các cơ quan điều hành mà việc thực hiện sản xuất kinh doanh của công ty tương đối hiệu quả, năng suất lao động tăng tương ứng với các yêu cầu của từng giai đoạn.
2.1.7. Các biện pháp tổ chức thực hiện
Công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm: Tăng cường công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra các công đoạn trong quá trình sản xuất, phối hợp đồng bộ giữaxưởng sản xuất và cơ quan quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm.
Các giải pháp giảm chi phí: Giao khoán các chỉ tiêu đạt được đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả đến từng bộ phận của Công ty.
2.2. Tình hình thực tế về công tác đầu tư tại CTCP XD và XNK Tiến Thànhgiai đoạn 2012-2014giai đoạn 2012-2014