69
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt với công ty Xăng dầu KVI khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng tài sản ngắn hạn (trên 94%). Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi được do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút được khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Xác định chính sách tín dụng thương mại với khách hàng: Công ty cần xem xét, đánh giá các yếu tố sau:
+ Mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh Công ty
+ Tình trạng cạnh tranh: Công ty cần xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi.
+ Tình trạng tài chính của Công ty: Công ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt vốn lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền.
- Phân tích khách hàng, xác định đối tượng bán chịu
Đây là khâu rất quan trọng để Công ty xác định rõ khách hàng là ai và quyết định thực hiện chính sách thương mại như thế nào. Do vậy, để thẩm định độ rủi ro cần có sự phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó quyết định hình thức hợp đồng.
70 - Xác định điều kiện thanh toán
Công ty cần quyết định thời hạn thanh toán và tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Chiết khấu thanh toán là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho khách hàng khi khách hàng trả tiền trước thời han thanh toán. Chiết khấu thanh toán được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm tính theo doanh số mua hàng ghi trên hoá đơn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
- Thiết lập một hạn mức tín dụng hợp lý. Quản lý nợ phải thu là nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Vì vậy, Công ty nên chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của những khách hàng nếu có cơ hội trở thành khách hàng thường xuyên và đáng tin cậy của Công ty. Trong trường hợp khách hàng có uy tín thấp hoặc đáng nghi ngờ, Công ty cần ấn định một hạn mức tín dụng hạn chế để tránh rủi ro.
- Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng, thường xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức sau:
Npt = Dn x Kpt Trong đó:
Npt: Nợ phải thu dự kiến trong kỳ (năm)
Dn: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tính theo giá thanh toán bình quân một ngày
Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm
- Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán,
71
nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
Ngoài ra, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn ngắn hạn phải dựa trên cơ sở là thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hàng. Công ty cần chia thời gian quá hạn trả nợ và tổng nợ ra các mức khác nhau, tương ứng với mỗi mức sẽ có tỷ lệ trích lập dự phòng phù hợp. Mặt khác, việc thường xuyên nhận định, đánh giá về khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lượng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
4.3.1.2. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
- Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, việc dự trữ hàng là hết sức cần thiết. Lượng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí như: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lăi tiền vay,…
Hiện tại, Công ty chưa có bộ phận chuyên trách quản lý hàng tồn kho. Thực tế hàng tồn kho chỉ được theo dõi và quản lý theo sổ sách kế toán. Cán bộ quản lý kho, bằng nghiệp vụ chuyên môn của mình, có trách nhiệm giao nhận và thống kê khối lượng hàng hóa phát sinh. Vì vậy lượng hàng dự trữ trong kho nhiều khi phản ánh không kịp thời, thiếu chính xác. Do đó, Công ty cần nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý để kết nối hiệu
72
quả, chính xác giữa giá trị thực hàng tồn kho và sổ sách kế toán. Các giải pháp có thể như sau:
- Xây dựng kế hoạch quản lý hàng tồn kho có hiệu quả
Công ty Xăng dầu KVI là một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, vậy khoản mục hàng tồn kho đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của Công ty. Do vậy, Công ty cần phải tính toán lượng hàng tồn kho một cách hợp lý nhất sao cho tối thiểu hóa chi phí lưu kho cũng như chi phí quản lý hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo phục vụ tốt khách hàng. Nếu lượng hàng tồn kho quá cao sẽ làm gia tăng các chi phí, và làm giảm lợi nhuận, đồng thời tốc độ luân chuyển vốn chậm và hiệu quả quản sử dụng tài sản lưu động sẽ không cao. Bất cứ một sự tồn kho quá lớn của một trong các hạng mục cũng là một sự lãng phí và không hiệu quả. Ngược lại, nếu hàng tồn kho quá ít thì sẽ làm giảm lợi nhuận và uy tín với khách hàng, đồng thời tạo ra lỗ hổng thị trường. Nhưng Nếu lượng hàng tồn kho được giảm xuống mà doanh số bán vẫn được duy trì, thì sẽ có ảnh hưởng tốt đến lợi nhuận. Do vậy, một kế hoạch quản lý hàng tồn kho rõ ràng, cụ thể và hiệu quả luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản. Kế hoạch đó sẽ giúp đảm bảo mức hàng trong kho hợp lý, đáp ứng kịp thời khi khách hàng cần, xử lý các đơn đặt hàng chính xác và giao hàng đúng hạn, qua đó nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
- Kiểm kê, phân loại hàng tồn kho
Để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, hoạt động kiểm kê, phân loại hàng tồn kho là hết sức cần thiết. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động này. Bởi lẽ công việc xuất nhập hàng diễn ra thường xuyên dẫn đến xuất hiện sự nhầm lẫn. Mặt khác, xăng dầu là loại hàng hóa đặc thù nên việc đong, đo, đếm không đơn giản. Vì vậy cần có phương pháp kiểm kê khoa học, hiệu quả nhằm giảm tối thiểu sai sót trong thống kê hàng tồn kho.
73 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Với sự biến động giá cả trên thị trường, sự hao hụt kỹ thuật HTK do đó phải lập quĩ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi lập dự phòng phải căn cứ vào sự đánh giá hàng hóa khi kiểm kê và giá cả thực tế trên thị trường.
Như vậy, quản lý chặt chẽ, hợp lý hàng tồn kho sẽ giúp Công ty giảm được chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.
4.3.2. Các giải pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn
4.3.2.1. Nâng cao công tác quản lý tài sản cố đinh hữu hình
Trước hết, quản lý tài sản cố đinh hữu hình là hết sức quan trọng. Hàng năm Công ty phải tiến hành công tác kiểm kê TSCĐ, phân loại TSCĐ theo tiêu chí TSCĐ đang sử dụng, không cần dùng, chờ thanh lý, nhượng bán. Đối với quản lý cụ thể tài sản, Công ty đã mở sổ theo dõi tổng hợp và chi tiết cho từng TSCĐ, theo dõi nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ, theo dõi những biến động tăng, giảm giá trị tài sản theo đúng quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, việc theo dõi này cần kết hợp với việc kiểm kê thực tế, phân loại đánh giá TSCĐ hàng năm sẽ đảm bảo công tác quản lý tài sản được toàn diện và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
Thứ hai, công ty nên xây dựng quy chế quản lý, sử dụng TSCĐ, phân cấp quản lý TSCĐ một cách hợp lý, rõ ràng nhằm nâng cao trách nhiệm cho từng bộ phận trong quá trình sử dụng. Việc ban hành quy chế quản lý TSCĐ phải đi kèm với việc thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện, chấp hành quy chế của các bộ phận.
Thứ ba, Công ty có thể xem xét hoàn thiện việc mã hóa tài sản cố định hữu hình, nên xây dựng một hệ thống các nguyên tắc để mã hóa tài sản cố định đảm bảo tính gợi nhớ và ngắn gọn để theo dõi. Mỗi tài sản cố định có một mã số riêng không đổi trong suốt vòng đời của tài sản đó. Việc này sẽ
74
giúp quá trình quản lý tài sản được dễ dàng và hiệu quả hơn, tránh nhầm lẫn trong khâu quản lý. Đồng thời, Công ty nên hoàn thiện việc mở Thẻ tài sản cố định và mở Sổ TSCĐ bởi Thẻ tài sản cố định là một chứng từ quan trọng để làm căn cứ hạch toán và cũng là để đối chiếu kiểm tra trong quá trình theo dõi sự biến động của tài sản cố định. Bên cạnh đó, việc mở Sổ tài sản cố định sẽ giúp quản lý nguồn gốc, xuất xứ của TSCĐ hữu hình, qua đó góp phần cung cấp thông tin về quá trình quản lý và sử dụng của từng TSCĐ, từng loại TSCĐ, bao gồm nguyên giá, tình hình trích khấu hao, số khấu hao lũy kế tính đến thời điểm giảm tài sản cố định, lý do giảm tài sản cố định, đồng thời tăng cường trách nhiệm đối với các cá nhân, bộ phận liên quan trong việc quản lý TSCĐ.
Thứ tư, với đặc thù hoạt động kinh doanh diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau, TSCĐ cũng phân tán, do đó việc quản lý và theo dõi TSCĐ rất phức tạp. Công ty cần đầu tư phần mềm quản lý TSCĐ với bộ phận chuyên trách. Qua đó việc nắm bắt thông tin về TSCĐ sẽ kịp thời và chính xác hơn.
Thứ năm, để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản đòi hỏi Công ty phải lập ra kế hoạch sử dụng TSCĐ hợp lý dựa trên kế hoạch hoạt động kinh doanh và thực trạng tài sản của Công ty.
4.3.2.2 Tăng cường sửa chữa, nâng cấp TSCĐ và đầu tư đúng hướng
Trước hết, Công ty cần thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ, xây dựng kế hoạch nâng cấp TSCĐ để khai thác hết công suất của thiết bị, phương tiện vận tải, duy trì năng lực hoạt động, kéo dài tuổi thọ của TSCĐ, tránh tình trạng TSCĐ hư hỏng trước thời hạn hoặc hư hỏng bất thường làm tăng chi phí sử dụng TSCĐ cũng như thiệt hại do ngừng hoạt động.
75
Đối với các công trình xây dựng cơ bản dở dang, Công ty cần có biện pháp thích hợp nhằm đẩy nhanh tiến độ, rút ngắn thời gian thi công, nhanh chóng hoàn thành, đưa công trình vào sử dụng.
Đối với hoạt động đầu tư mua sắm đổi mới TSCĐ, Công ty cần phân tích, đánh giá đúng thực trạng số lượng, chất lượng và tính đồng bộ của TSCĐ. Từ đó, Công ty xác định được nhu cầu về số lượng, năng lực và tính đồng bộ của TSCĐ trong những năm tiếp theo. Trên cơ sở kết hợp của kết quả phân tích và dự báo khả năng vốn của Công ty, Công ty cần tiến hành xây dựng chiến lược đầu tư TSCĐ. Chiến lược đầu tư ngoài việc xác định số lượng TSCĐ cần mua sắm còn phải xác định được trình độ công nghệ mà các TSCĐ đó phải đáp ứng. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bởi lẽ đầu tư TSCĐ một cách hợp lý, đúng hướng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh cho Công ty đồng thời tăng cường lợi nhuận.
4.3.2.3. Nâng cao công tác quản lý tài sản cố đinh vô hình
Từ khi cổ phần hóa, giá trị tài sản của doanh nghiệp được thay đổi, cơ cấu tài sản thay đổi, giá trị TSCĐ vô hình tăng lên. Tài sản cố đinh vô hình bao gồm: Quyền sử dụng đất; Phần mềm máy tính; Lợi thế thương mại… Khác với các doanh nghiệp cùng ngành, TSCĐ vô hình trong công ty Xăng dầu KVI chiếm tỷ trọng lớn (trên 80%). Song giá trị lớn đó là quyền sử dụng đất, nó không tính giá trị hao mòn qua thời gian. Vì vậy công tác quản lý tài sản cố đinh vô hình, chủ yếu tập trung khai thác hiệu quả phần mềm máy tính và lợi thế thương mại. Hiện nay Công ty đã đầu tư một số phầm mềm quản lý như: phần mềm kế toán, phần mềm theo dõi xuất, nhập, phần mềm bán hàng… Các phần mềm này hoạt động rất hiệu quả. Tuy nhiên Công ty cần khai thác triệt để công dụng của nó để nâng sao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Mặt khác cần đầu tư thêm nhiều phần mềm máy tính nữa nhằm quản lý hiệu quả hơn TSNH cũng như TSDH của Công ty.
76
Từ trước tới nay lợi thế thương mại đã giúp cho hoạt động kinh doanh của Công ty phát đạt, song để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐ vô hình Công ty cần đẩy mạnh công tác quảng bá, xây dựng chiến lược marketing nhằm thu hút khách hàng, đảm bảo tăng doanh thu, tăng lợi nhuận.
4.3.3. Nâng cao chất lượng công tác thẩm định dự án
Trong thời gian qua, một số dự án đầu tư của Công ty mặc dù được đầu tư với lượng vốn và thời gian khá lớn song không mang lại hiệu quả do khả năng thẩm định dự án còn hạn chế và một số rủi ro khách quan mà Công ty không lường trước được. Vì thế, nâng cao hiệu quả công tác thẩm định dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cũng như hiệu quả kinh doanh cho Công ty.
Trước hết, Công ty cần xây dựng đội ngũ cán bộ thẩm định có năng lực
chuyên môn tốt. Cán bộ thẩm định là nhân tố quyết định trực tiếp đến chất lượng thẩm định dự án. Nếu họ có chuyên môn tốt, thực hiện tốt quy trình thẩm định thì kết quả thẩm định mới đáng tin cậy.
Thứ hai, Công ty cần trang bị thiết bị, công nghệ hiện đại phục vụ cho