Công ty có trụ sở kinh doanh ở ngay Hà Nội tiện cho việc giao dịch với khách hàng trong nƣớc và ngoài nƣớc. Bên cạnh đó, công ty còn gần các chi nhánh của
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 26
các ngân hàng nhƣ Ngân hàng ngoại thƣơng, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn. thuận tiện cho việc làm thủ tục và hỗ trợ cho quá trình giao nhận hàng hóa đƣợc nhanh chóng hơn.
Tại trụ sở kinh doanh của Việt Phú công ty đăng ký với tòa nhà Vinaconex-9 đƣờng truyền internet mạnh, đảm bảo việc kết nối thông suốt với hải quan, giúp cho việc thực hiện thủ tục hải quan điện tự là dễ dàng và thông suốt, đồng thời dễ dàng gửi fax hoặc mail một số tài liệu, thông tin cần thiết cho các công ty logistics khi họ thông báo cần thêm thông tin cho lô hàng nhập khẩu hoặc thắc mắc về một số thiếu sót trong bộ hồ sơ hải quan mà Việt Phú đã cung cấp cho họ.
Công ty luôn có những chính sách và kế hoạch nhập khẩu nhằm đáp ứng nhu cầu trong nƣớc. Vì vậy các khách hàng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Việt Phú hầu hết là các khách hàng truyền thống, họ luôn ký hợp đồng tƣ vấn hay thuê Việt Phú làm công tác chống thấm các công trình của họ. Nên Việt Phú dễ dàng tính toán đƣợc lƣợng hàng cần thiết phải nhập về để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhằm thực hiện tốt khẩu hiệu của công ty: “Uy tín – Chất lƣợng – Đúng hẹn”. Việt Phú luôn giữ đƣợc uy tín trong mua bán, giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng. Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên của công ty hầu hết đã tốt nghiệp đại học, những nhân viên có bằng cao đẳng hoặc trung câp thì đều đƣợc công ty tạo điều kiện hoàn chỉnh kiến thức tại các trƣờng Đại học. Ngoài ra công ty còn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các lớp bồi dƣỡng kiến thức.
Công ty thƣờng xuyên kết hợp với bộ Khoa Học Công Nghệ, bộ Xây Dựng mở những hội thảo giới thiệu về sản phẩm mới, phƣơng pháp và công nghệ mới trong ngành để gây dựng, tăng uy tín và tên tuổi của công ty trên thị trƣờng trong nƣớc.
2.3.1.3 Về phía cơ quan nhà nƣớc
Cơ quan nhà nƣớc ra các văn bản luật điều chỉnh và sửa đổi làm cho thủ tục hải quan mang tính chất dễ dàng và thuận tiện với doanh nghiệp hơn, giảm thời gian làm thủ tục, tránh đƣợc việc phải chờ hàng ách tắc tại kho hải quan nhƣ những năm trƣớc đây.
Thực hiện hải quan điện tử qua hệ thống website hoặc phần mềm khai báo từ xa đã giảm thiểu cho công ty thời gian thực hiện làm thủ tục hải quan so với trƣớc đây. Đặc biệt là sau khi đƣợc hƣớng dẫn sử dụng phần mềm ECUS thì việc giao dịch gửi đến hải quan đƣợc quản lý một cách tốt hơn.
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 27
Việc quản lý mặt hàng thống nhất giữa các bộ nhƣ Bộ xây dựng, Bộ công thƣơng với Tổng cục hải quan đã giúp thuận tiện trong việc kiểm tra mã số hàng hóa trong giấy phép nhập khẩu.
Cải cách của ngành hải quan giúp công ty tự kê khai, tự tính thuế khiến quá trình làm thủ tục nhanh hơn nhiều so với việc trƣớc đây để cơ quan hải quan làm việc này.
2.3.2. Những hạn chế và khó khăn của công ty trong thời gian qua
Bên cạnh những thuận lợi luôn đi kèm là những khó khắn mà công ty phải đối mặt:
2.3.2.1. Bản thân công ty
Trụ sở của công ty đặt tại Hà Nội cách xa về mặt địa lý đối với các chi cục hải quan cảng biển mà công ty nhập hàng chủ yếu nhƣ khu vực cảng Hải Phòng, vậy nên khi lô hàng nhập khẩu có xảy ra sự cố trục trặc trong quá trình làm thủ tục hải quan thì ít nhất phải nửa ngày công ty mới cử ngƣời xuống đến tận nơi để giải quyết khó khăn.
Mặc dù là công ty cổ phần, dễ dàng gia tăng vốn kinh doanh nhƣng hiện tại công ty làm việc và hoạt động bằng nguồn vốn tự có của mình là chính mà vẫn chƣa tìm đƣợc những nhà đầu tƣ để mở rộng kinh doanh.
2.3.2.2. Loại hình hàng hóa
Loại hình hàng hóa của công ty nhập khẩu đều mang tính chất đặc thù chuyên ngành nên trong một số lô hàng khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa thì gây mất nhiều thời gian do bao bì in bằng tiếng nƣớc ngoài đồng thời số liệu và thông số kĩ thuật chất lƣợng của sản phẩm là từ ngữ chuyên ngành. Hay những mặt hàng nhập khẩu từ Thái Lan thì tên gọi và mẫu mã bao bì hoặc kiểu dáng thiết kế của họ thay đổi khá nhanh, làm mất thời gian trong việc hải quan kiểm tra lại giấy tờ hồ sơ hải quan cho mỗi lần nhập khẩu vì nó mang tên gọi và mẫu mã khác.
2.3.2.3. Nguồn nhân lực
Hiện nay công ty vẫn đang trong tình trạng thiếu những nhân viên thực sự chuyên nghiệp, đƣợc đào tạo một cách bài bản về chuyên ngành Hải quan hay về xuất nhập khẩu nên nhiều lúc việc nhân viên phòng kinh doanh đứng ra đảm trách công việc sẽ có thể gặp khó khăn hoặc lúng túng trong khi thực hiện công tác đƣợc giao phó.
2.3.2.4. Cơ quan nhà nƣớc
Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan vẫn còn những vƣớng mắc, chƣa thực sự khẩn trƣơng nhanh chóng, làm giảm tiến độ nhập khẩu hàng hoá. Nhƣ việc cán bộ
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 28
hải quan còn kém về mặt trình độ ngoại ngữ, tuy rằng công ty khi khai báo thì thƣờng khai báo các mục hàng bằng tiếng Việt nhƣng trên bao bì và nhãn mác lại là tiếng nƣớc ngoài nhƣ tiếng Anh, Ý, Thái hoặc cả tiếng Trung. Cán bộ hải quan không biết đọc nên việc kiểm tra hàng hóa thƣờng mất nhiều thời gian hơn mong đợi.
Tuy rằng công ty đƣợc tự kê khai và tính thuế nhƣng có những lúc làm thủ tục nhập khẩu một số mặt hàng, công ty gặp phải một khó khăn đó là việc khai báo trị giá hải quan của các lô hàng này thƣờng bị tham vấn giá qua phòng Nghiệp vụ. Do công chức hải quan khi tiếp nhận tờ khai thƣờng nghi ngờ về trị giá khai báo dẫn đến việc phải mời Việt Phú tới để tiến hành tham vấn giá, làm mất rất nhiều thời gian của công ty.
Trong quá trình nộp thuế vào kho bạc nhà nƣớc, có trƣờng hợp công ty nộp vào đúng ngày thứ 30 của thời gian đƣợc nợ thuế thì phải đến ngày thứ 31 hoặc 32 cơ quan hải quan mới nhận đƣợc chứng từ. Nhƣ vậy trên máy tính sẽ tự động tính là đơn vị nợ quá hạn 1 hoặc 2 ngày và bị lƣu vào hồ sơ máy tính là đã nợ thuế quá hạn. Đến khi công ty xin làm thẻ ƣu tiên thì máy tinh lại báo công ty không đủ điều kiện làm thẻ ƣu tiên. Sau đó công ty lại phải làm công văn giải trình, xuất trình chứng từ chứng minh mình nộp thuế đúng hạn. Điều này gây không ít những phiền hà cho công ty về cả mặt thời gian và con ngƣời.
2.3.2.5. Khó khăn khác
Ảnh hƣởng suy thoái và lạm phát từ nên kinh tế khiến cho ngành xây dựng (khách hàng chính của Việt Phú) rơi vào tình trạng khó khăn nên bản thân doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn trong việc phát triển thị trƣờng cũng nhƣ chờ đợi khách hàng thanh toán tiền hàng và dịch vụ.
Hay nhƣ việc cuối năm 2011 vừa qua khi các bạn hàng đã trả tiền về đến ngân hàng nhƣng vì ngân hàng thiếu tiền mặt nên rất khó công ty mới có thể rút tiền để thanh toán các khoản nợ phải trả vào thời điểm cuối năm tài khóa.
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 29
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT PHÚ
3.1. Mục tiêu, phƣơng hƣớng phát triển của Công ty
3.1.1. Phƣơng hƣớng phát triển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Việt Phú
Những thành tựu mà Công ty Cổ phần Việt phú đạt đƣợc trong thời gian qua là rất khả quan. Công ty không chỉ tham gia vào nhập khẩu và kinh doanh các vật liệu xây dựng mà còn từng bƣớc tham gia vào hoạt động kinh doanh các sản phẩm đa dạng khác nhằm phân tán rủi ro trong kinh doanh, lấy lợi nhuận của lĩnh vực này bù trợ cho lĩnh vực khác. Tuy nhiên, công ty mới chập chững bƣớc vào các lĩnh vực này nên ta không đi sâu nghiên cứu và chƣa có số liệu cụ thể để chứng minh. Căn cứ vào tình hình thực tế, ban lãnh đạo công ty có một số định hƣớng để phát triển công ty trong thời gian tới nhằm hạn chế khó khăn đồng thời vận dụng tối đa lợi thế của doanh nghiệp.
Mở rộng quy mô kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh: Trong tƣơng lai công ty vẫn tiếp tục kinh doanh vật liệu xây dựng nhƣ màng chống thấm, gioăng cao su chống trƣơng nở… tuy nhiên quy mô kinh doanh chƣa xứng với tiềm lực công ty. Tăng nhập khẩu cả số lƣợng và giá trị: Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tránh sai sót dẫn đến hợp đồng không đƣợc thực hiện, phải huỷ bỏ hợp đồng. Tìm kiếm thêm những nhà cung ứng mới để tăng khả năng, có quyền lựa chọn những nhà cung cấp tốt.
Duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng trong nƣớc, tạo uy tín, tên tuổi trên thị trƣờng cung cấp cácvật liệu xây dựng cho các công trinh dự án giao thông cũng nhƣ những dự án dân dụng. Tìm kiếm thêm những khách hàng mới để tăng cơ hội ký kết thêm những hợp đồng mới.
Nâng cao lợi nhận, giảm công nợ tồn đọng, giảm thiểu cung cấp mặt hàng có lỗi, kém phẩm chất, phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lƣợng dịch vụ sau bán hàng.
Xây dựng thƣơng hiệu trên thị trƣờng nhờ làm ăn có hiệu quả, uy tín, cung cấp hàng đúng chủng loại, số lƣợng chất lƣợng, đúng thời gian, đúng yêu cầu.
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 30
Nâng cao trình độ lao động, cải thiện chất lƣợng nguồn nhân lực, tăng cƣờng số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và sau đại học, thay thế dần những lao động không còn khả năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Thƣờng xuyên đào tạo, đào tạo lại đội ngũ kỹ thuật của công ty, cập nhật thêm thông tin, thông số kỹ thuật của những sản phẩm mới để giải quyết những vƣớng mắc của khách hàng một cách hiệu quả, có các chƣơng trình cử một số cán bộ đi đào tạo nƣớc ngoài.
Tạo môi trƣờng làm việc trong công ty thân mật, cởi mở, giữa các thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp cũng nhƣ tạo không khí làm việc trong công ty.
Phấn đấu trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp vật liệu xây dựng khu vực. Hiện tại địa bàn hoạt động của công ty là khắp cả nƣớc.
3.1.2. Kế hoạch mục tiêu năm 2012
Căn cứ vào tình hình hoạt động những năm vừa qua, cùng với việc đánh giá những ƣu khuyết điểm của mình, ban giám đốc Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Việt Phú đã đề ra các mục tiêu, kế hoạch hoạt động năm 2012, trong đó có một số mục tiêu cụ thể nhƣ sau:
+ Tổng doanh thu: 90 tỷ + Giá trị nhập khẩu: 28 tỷ
+ Lợi nhuận: 2 tỷ
+ Thu nhập bình quân: 4 triệu /ngƣời + Số hợp đồng nhập khẩu: 42 hợp đồng
Kế hoạch thực hiện thủ tục hải quan
Đối với các mặt hàng nhập khẩu của công ty, đang chuyển dần sang phƣơng thức thuê công ty logistics làm thủ tục hải quan thay mình. Nhƣ vậy Việt Phú sẽ chỉ mất chi phí cố định cho việc sử dụng dịch vụ của các công ty logistics mà không mất thời gian, chi phí cho nhân viên đi tiến hành thực hiện thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa từ cửa khẩu về đến công ty.
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 31
Đối với một số mặt hàng mới công ty vẫn giữ hình thức tự làm thủ tục hải quan để tìm rõ đƣợc các khó khăn và cẳn trở trong việc thực hiện nhập khẩu mặt hàng đó rồi dần dần sẽ thuê bên công ty logistics làm thay mình.
Cố gắng tiến hành thực hiện làm thủ tục hải quan điện tử 100% với các lô hàng mình tự làm thủ tục hải quan để thuận tiện cho bản thân công ty đồng thời giảm thiếu chi phí trong quá trình làm thủ tục.
3.2. Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hải quan tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Việt Phú
Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty kết hợp với phân tích đánh giá, quá trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty Việt Phú, em xin đƣa ra một số kiến nghị góp phần hoàn thiện hơn nữa quy trình nghiệp vụ này, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty nói chung và thực hiện nghiệp vụ hải quan nói riêng.
3.2.1. Bố trí và nâng cao trình độ nguồn nhân lực
Lực lƣợng nhân viên của công ty có nhiều ngƣời làm việc không đúng với chức năng làm việc, do đó dù năng suất làm việc cao nhƣng hiệu quả thực tế khó đạt đƣợc do nhiều yếu tố, trong đó có cả yếu tố tâm lý trong khi đó làm thủ tục Hải quan đòi hỏi ngƣời chuyên trách phải rất linh hoạt và mềm dẻo, đặc biệt là trong lĩnh vực tiếp xúc với các cơ quan chức năng.
Cần thiết phải bổ sung và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên công ty bằng cách tạo điều kiện cho các nhân viên tham gia các khóa huấn luyện về nghiệp vụ Giao nhận và nghiệp vụ Hải quan cũng nhƣ các nghiệp vụ liên quan khác.
Cần phân bổ, sắp xếp nhân sự trong công ty cho hợp lý hơn. Chẳng hạn, phòng kế toán cần tuyển thêm hay phân bổ nhân viên nam vào phòng ban này để có những việc nhƣ đi lại xa cần có nhân viên nam để đảm trách.
Sinh viên: Nguyê ̃n Viê ̣t Hôầng Page 32
Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn đƣợc những nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng động. Có thế mới tạo thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Hàng năm, công ty nên tổ chức các cuộc sát hạch về nghiệp vụ, đặc biệt là ngoại ngữ để mỗi cán bộ luôn phải tự học tập, không lơ là việc trao dồi, làm giàu kiến thức, trình độ cho mình.
Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức cho cán bộ công nghân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả trong công việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tƣ duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn tài sản, cơ sở vật chất của công ty.
Tuyển thêm nhân viên chứng từ, nhân viên này sẽ phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ, lên tờ khai cho những lô hàng mà công ty nhận làm thủ tục Hải quan và hỗ trợ nhân viên giao nhận. Khi tuyển nhân viên chứng từ thì nhân viên giao nhận không phải làm tất cả các khâu của một lô hàng. Nhờ đó thời gian hoàn tất một lô hàng nhanh hơn và hiệu quả công việc tốt hơn. Vì khi có nhiều lô hàng dồn dập cùng một lúc thì trong thời gian nhân viên Giao nhận khai báo Hải quan cho lô hàng kia, nhân viên Giao nhận chỉ việc quay về nhận bộ chứng từ hoàn chỉnh từ nhân viên chứng từ để chuẩn bị làm thủ tục Hải quan cho lô hàng sau.
3.2.2. Về cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng mạng
Đầu tƣ vào cơ sở vật chất là một chiến lƣợc lâu dài cần nhiều thời gian và nguồn lực tài chính, do đó công ty nên có kế hoạch cải tiến cơ sở vật chất hợp lý nhằm