Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của cơ sở dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
- Xử lý
- Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin
- Điều khiển
Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm
Tài liệu
Thủ công Giao tác người
- máy
Tin học hóa hoàn toàn
các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).
- Nguồn hoặc đích - Dòng dữ liệu - Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu - Tệp dữ liệu Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sửa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… Tên người / bộ phận phát / nhận thông tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu
Các phích logic
Giống như phích vật lý, phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic. Chúng được dùng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin.
- Mẫu phích xử lý logic. - Mẫu phích luồng dữ liệu. - Mẫu phích phần tử thông tin. - Mẫu phích kho dữ liệu.
- Mẫu phích tệp dữ liệu.