Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Việc phát triển hệ thống thông tin là một giải pháp tất yếu đối với các tổ chức mà hệ thống thông tin đã lạc hậu, hoạt động tồi tệ. Ngoài ra, việc phát triển hệ thống thông tin mới còn phụ thuộc vào các yếu tố như: Những vấn đề về quản lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi của công nghệ, sự thay đổi về sách lược chính trị.
Những vấn đề về quản lý
Khi một tổ chức, doanh nghiệp phát triển đến một mức độ nào đó quá lớn. Khối lượng các thông tin thu thập, xử lý và lưu trữ trở nên quá tải, đồng thời độ phức tạp của bài toán quản lý tăng lên sẽ khiến cho việc tổ chức quản lý bằng phương pháp thủ công hay một hệ thống thông tin lạc hậu thì không thể đáp ứng nổi hoặc mất rất nhiều thời gian. Điều này làm cho các quyết định
khi được đưa ra không còn thiết thực với điều kiện hiện tại nữa. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống thông tin mới được cho là giải pháp hay là một xu thế tất yếu để cho tổ chức, doanh nghiệp có thể tiếp tục tồn tài và phát triển mở rộng trong tương lai.
Những yêu cầu mới của nhà quản lý
Các tổ chức, doanh nghiệp luôn phải tồn tại hoạt động theo cơ chế thị trường cùng với sự cạnh tranh rất mạnh mẽ của các tổ chức, doanh nghiệp khác. Vì vậy nhiệm vụ điều khiển tổ chức, doanh nghiệp để có thể tồn tại đứng vững trên thị trường và chiến thắng trong cạnh tranh sẽ trở thành một bài toán khó hơn với các nhà quản lý và ngược lại các nhà quản lý cũng sẽ đòi hỏi ngày càng nhiều hơn đối với hệ thống thông tin quản lý của tổ chức, doanh nghiệp. Họ mong muốn nhân được các báo cáo quản trị có độ chính xác tuyệt đối phản ánh tình hình mọi mặt của vấn đề và trong khoảng thời gian tối thiểu. Những đòi hỏi này đã tạo ra áp lực yêu cầu một hệ thống thông tin cũ lạc hậu phải được thay đổi bằng một hệ thống thông tin hiện đại hơn.
Sự thay đổi của công nghệ
Sự phát triển của công nghệ thông tin và những ứng dụng của nó đang diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng. Cứ mỗi ngày qua đi lại có những công nghệ mới, giải pháp mới tiên tiến hơn, thuận tiện hơn được công bố và ứng dụng. Đây chính là một động lực để khiến các nhà quản lý đi đến quyết định thay thế hệ thống thông tin cũ lạc hậu của mình bằng một hệ thống thông tin mới hiện đại hơn và hợp thời hơn. Mặt khác, để áp dụng được các công nghệ mới đó đòi hỏi phải có sự tương thích với hệ thống cũ. Điều này cũng thúc đẩy việc phát triển một hệ thống thông tin mới.
Sự thay đổi về sách lược chính trị
Hệ thống văn bản pháp luật ở các nước trên thế giới luôn không ngừng được hoàn thiện, sửa đổi và xây dựng mới. Điều này dẫn tới sự thay đổi trong
quy trình quản lý và xử lý dữ liệu tại các tổ chức và tất yếu dẫn tới sự thay đổi hệ thống thông tin cũ không được cập nhật trước đây bằng một hệ thống thông tin mới cập nhật hơn.