Phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản của tổ chức. Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biết trong mục tiêu của tổ chức. Phỏng vấn thường được thực hiện theo 3 bước:
- Chuẩn bị phỏng vấn. - Thực hiện phỏng vấn. - Tổng hợp kết quả.
Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, các vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang web động…. Phiếu điều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng (closed ended) và một số câu hỏi mở (opened ended). Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu.
Quan sát
Khí phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu được để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hoặc không sắp xếp… thì phương pháp thu thập thông tin bằng hình thức quan sát tỏ rõ hiệu quả. Tuy nhiên, quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như thường ngày.