V .T liệu hoá kết quả khảo sát
4. Lập kế hoạch triển khai
Một số thông tin cần thiết để lập kế hoạch triển khai dự án là: - Mục tiêu đặt ra cho hệ thống thông tin.
- Nhiệm vụ, phạm vi và các ràng buộc thực hiện. - Giải pháp có tính khả thi.
Trong việc lập kế hoạch triển khai dự án thì khâu thờng đợc quan tâm nhiều nhất là dự trù thiết bị, kinh phí và tiến trình của dự án.
Một số thông tin thờng đợc sử dụng để dự trù thiết bị: - Thời gian khai thác tối thiểu và dự kiến tối đa. - Dung lợng dữ liệu dự kiến.
- Phơng thức xử lý và yêu cầu xử lý (thời gian đáp ứng và yêu cầu kỹ thuật về tốc
độ, chất lợng xử lý).
- Số lợng ngời sử dụng. - Nhu cầu kết xuất thông tin.
- Một số thông tin thờng đợc sử dụng để dự trù kinh phí: - Dự trù thiết bị.
- Khối lợng công việc và số lợng ngời tham gia thực hiện dự án. - Yêu cầu về chất lợng của các sản phẩm.
- Thời gian thực hiện. - Yêu cầu bảo hành.
Nhà trờng triển khai công việc chuẩn bị cho công tác tuyển sinh bắt đầu từ việc thành lập hội đồng tuyển sinh(HĐTS) theo quy chế của Bộ GD - ĐT.
Căn cứ vào mục tiêu đào tạo, đội ngũ giảng viên và cơ sở vật chất để đề nghị chỉ tiêu tuyển sinh với Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội và Bộ GD - ĐT. Sau đó Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội và Bộ GD - ĐT duyệt chỉ tiêu và giao cho bộ phận tuyển sinh của nhà trờng để tiến hành các công việc tuyển sinh đầu vào cho nhà trờng.
Trên cơ sở chỉ tiêu tuyển sinh, HĐTS lập kế hoạch tổ chức tuyển sinh . Bắt đầu từ việc tiếp nhận hồ sơ của thí sinh gửi đến từ các đơn vị đăng ký dự thi khác nhau. Hồ sơ đăng ký dự thi có mẫu theo quy định của bộ GD - ĐT . Trong đó ghi đầy đủ các thông tin cần thiết, đủ điều kiện dự thi vào trờng. Cụ thể bao gồm các thông tin sau: mỗi hồ sơ có mã hồ sơ phân biệt với các hồ sơ khác, họ đệm, tên thí sinh, ngày sinh, giới tính, quê quán, nơi thờng trú, địa chỉ liên lạc, đối tợng u tiên, các loại u tiên khác nh con th- ơng binh, bệnh binh, liệt sỹ ..., ngành học, sốCMT, ảnh hồ sơ. Các thông tin về thí sinh đợc lu trong máy tính. Nếu hồ sơ không hợp lệ thì trả lại cho thí sinh.
Hết hạn nộp hồ sơ, HĐTS kiểm soát lại hồ sơ. Tiếp đến là công việc lên SBD và xếp phòng thi. Việc xếp phòng thi căn cứ vào số lợng thí sinh nộp đơn dự thi với sơ đồ phòng thi mà nhà trờng có( Số lợng thí sinh của các phòng thi khác nhau). Trên cơ sở đó xếp phòng thi cho từng thí sinh. HĐTS xác định phòng thi gồm bao nhiêu thí sinh, một địa điểm thi gồm những phòng thi nào. Ví dụ: SBD từ 1->30 ở phòng 1, Từ phòng 1đến phòng 20 ở địa điểm Trờng ĐHSPKT Nam Định , địa chỉ: Lộc Hạ -Nam Định. Sau khi xếp phòng thi HĐTS tạo và gửi giấy báo thi cho thí sinh.
Sau khi thi xong, HĐTS tiến hành xử lý bài thi. Trớc khi bài thi đợc đa đến bộ phận chấm thi, bài thi của thí sinh phải đợc đánh số phách, sau đó rọc phách. Mỗi bài thi có một số phách riêng. Cách đánh số phách theo quy luật do HĐTS quy định. Các thông tin trên phách gồm (SBD, số phách, môn thi) sẽ đợc lu vào tệp phách thi. Bài thi đã rọc phách giao cho giáo viên chấm thi. Mỗi giáo viên chấm thi đợc giao một số bài thi nào đó cùng đáp án của môn thi. Mỗi bài thi đợc chấm ít nhất 2 lần để đảm bảo độ chính xác. Công tác chấm thi hoàn tất, giáo viên chấm thi giao bài thi đã chấm cho HĐTS. Các thông tin trên bài thi đã chấm gồm ( môn thi, số phách, điểm) sẽ đợc lu vào tệp điểm thi. Sau đó HĐTS tiến hành ghép phách và lên kết quả.
Căn cứ vào chỉ tiêu tuyển sinh, chỉ tiêu xét tuyển theo ngành học, chế độ u tiên để xét đỗ trợt cho thí sinh. HĐTS tạo và gửi giấy báo điểm cho tất cả các thí sinh. Tạo và gửi giấy báo nhập học cho các thí sinh trúng tuyển. HĐTS thống kê số thí sinh thủ khoa, danh sách trúng tuyển và in kết quả này để báo cáo cho ban giám hiệu.
Yêu cầu đối với hệ thống mới:
- Quản lý hồ sơ thí sinh trên cơ sở những thông tin tự khai của thí sinh. - Quản lý danh sách phòng thi, địa điểm thi.
- Quản lý danh sách bài thi, SBD, Số phách đảm bảo tính bí mật và bảo mật của thông tin.
- Quản lý danh sách điểm, bài thi của thí sinh.
- Quản lý các giấy tờ phục vụ cho kỳ thi tuyển sinh nh giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy báo nhập học, danh sách phòng thi, danh sách thí sinh.
Quản lý tiến trình tổ chức một kỳ thi đảm bảo đúng thời gian quy định, chính xác, an toàn theo quy chế tuyển sinh đã ban hành.
Bài tập
1. Hãy chọn một tổ chức ( một công ty bán xe máy, một hệ thống quản lý sinh viên của 1 trờng ĐH, hệ thống quản lý tuyển sinh của 1 trờng ĐH, hệ thống quản lý điện sinh hoạt của 1 khu dân c....) để khảo sát. Mô tả các nhiệm vụ của hệ thống thực, các thành phần của nó cùng với nhu cầu xử lý thông tin trong đó. Viết báo cáo tổng hợp.
2. Với các hệ thống khảo sát ở câu 1 hãy:
a) Xác định các t liệu cần thiết để làm rõ thông tin đầu vào, đầu ra của hệ thống thông tin.
b) Xác định dòng thông tin chính trong hệ thống c) Xác định các kho thông tin chính trong hệ thống
3. Mô tả các hệ thống đã khảo sát đợc trong câu 1 bằng sơ đồ?
4.Với hệ thống đã khảo sát đợc ở câu 1 hãy lập dự án khả thi và kế hoạch triển khai dự án.
Chơng 4: Phân tích hệ thống I. Phân tích chức năng nghiệp vụ
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là bản mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống trong phạm vi đợc xem xét thành các chức năng con đơn giản và xác định.
Mỗi chức năng đợc ghi trong một hộp nào đó sẽ đợc hiểu là bao gồm mọi chức năng trong các hộp đợc nối với nó nhng ở mức thấp hơn.
Trong ví dụ ở hình trên, chức năng M bao gồm các chức năng N và Q, chức năng N bao gồm các chức nàng R và S.
Nếu coi sơ đồ phân rã trong hình là sơ đồ chức năng nghiệp vụ của một hệ thống nào đó thì M là chức năng ở mức đỉnh, còn gọi là mức 0. Các chức năng N và Q ở mức tới đỉnh, còn gọi là mức 1 ; các chức năng R và S ở mức 2.
Số lợng mức trong một sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng là một vấn đề mà phân tích viên phải quan tâm. Mức phân tích đi xuống, trong một sơ đồ chức năng nghiệp vụ nói chung không bị hạn chế về số lợng, nhng nếu số lợng mức quá lớn sẽ dẫn tới bản mô tả hệ thống trở nên rờm rà, không sáng sủa. Thông thờng, với các hệ thống lớn thì số mức khoảng bảy hoặc tám, với hệ thống vừa và nhỏ thì số mức khoảng ba hoặc bốn.
Cùng với số lợng mức, số chức năng con của một chức năng cung cần phải hợp lý. Để dễ theo dõi sơ đồ, không nên phân rã một chức năng thành quá nhiều chức năng con. Nếu một chức năng nào đó đợc phân rã thành nhiều hơn bảy, tám chức năng con thì việc theo dõi mô hình của phân tích viên và ngời sử dụng sẽ trở nên phức tạp hơn. Trong trờng hợp một chức năng phức tạp có quá nhiều chức năng con thì có thể đặt thêm mức trung gian.
Khi xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ cũng cần chú ý tới sự cân bằng về kích th- ớc, độ phức tạp, tầm quan trọng của chức năng con cùng một mẹ và mức của các chức năng con thấp nhất.
Tên của các chức năng, ví dụ nh Xử lý đơn đặt hàng. Lập kế hoạch mua hàng, Xử lý phiếu ghi điểm, phải thoả mãn các yêu cầu:
- Thể hiện dới dạng động từ cộng với bổ ngữ, - Sát thực với nội dung, đảm bảo tính đầy đủ, - Duy nhất dối với mỗi chức năng.
Chất lợng của tên chức năng là yếu tố rất quan trọng đóng góp cho sự thành công của tiến trình xây dựng hệ thống. Lu ý rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ là mô hình của toàn bộ hệ thống nghiệp vụ cho nên tên của chức năng phải phản ánh đợc các chức
M
Q N
R S
năng của thế giới thực, tức là chức năng nghiệp vụ, chứ không chỉ cho hệ thống thông tin. Trong các ví dụ trên, việc xác định các chức năng nghiệp vụ và các chức năng con của chúng dựa vào trực giác và đợc thực hiện dựa trên cơ sở các thông tin nhận đợc. Trong thực tế, đối với nhiều trờng hợp, ngời ta cũng thờng thực hiện theo cách này. Trong một số tình huống phức tạp, khó có thể thực hiện theo cách đoán nhận nh vậy. Khi ấy, cách tiếp cận hình thức có thể sẽ có ích.
Trong một hệ thống thực, ở mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng nghiệp vụ thờng liên quan đến cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, thực hiện giao dịch hoặc quản lý tài nguyên. Có thể tham khảo ý kiến của ngời sử dụng trong việc đặt tên cho các chức năng nghiệp vụ của hệ thống.
Kỹ thuật then chốt trong quá trình xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ là kỹ thuật phân rã một chức năng thành các chức năng con. Ngoài cách sử dụng các kỹ thuật nói trên ngời ta còn sử dụng kỹ thuật phân tích vòng đời (của hệ thống thực) dựa trên các giai đoạn của tiến trình, bộ phận, hoặc đối tợng trong tổ chức. Mỗi giai đoạn trong vòng đời có thể là những gợi ý về chức năng con. Chẳng hạn; nếu xét hệ thống quản lý sinh viên ta có thể thấy bốn giai đoạn - công việc - thờng đợc nhắc đến là quản lý hồ sơ sinh viên, xử lý điểm môn học, xử lý tốt nghiệp và các xử lý đặc biệt (nghỉ học, bỏ học, không lên lớp). Trong hệ thống tuyển sinh, thì dờng nh bốn giai đoạn- công việc - lại đ- ợc trải ra theo thời gian: xử lý hồ sơ dự thi, tổ chức thi, tổ chức chấm thi và cuối cùng là xử lý kết quả thi.
Với mỗi yêu cầu nghiệp vụ có thể có nhiều cách hiểu, cách mô tả. Phân tích viên có nhiệm vụ phải tìm ra cách hiểu thích hợp và đợc ngời sử dụng chấp nhận.
Trong quá trình xây dựng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, phân tích viên sẽ phải quyết định xem cần phân rã đến mức nào. Nói chung, căn cứ vào tính chất (độ phức tạp về
công việc) và kích thớc (độ phức tạp về dữ liệu) của dự án, ngời phân tích viên nên
dừng lại khi mà phân rã tiếp không có lợi. Có thể sử dụng kinh nghiệm là, thông thờng, những chức năng ở mức thấp nhất trong hệ thống thờng là một nhiệm vụ đơn giản hoặc một nhóm nhiệm vụ đơn giản do từng cá nhân thực hiện. Ta sẽ gọi các chức năng ở mức thấp nhất này là các chức năng cơ bản. Trong ví dụ 2, các chức năng "In danh sách thi lại" và "In danh sách học bổng" có thể coi là các chức năng cơ bản, không cần phải phân rã tiếp.
Cách tiếp cận mà chúng ta đề cập đến là cách tiếp cận từ trên xuống. Sau khi khảo sát sơ bộ đã có thể xác định các chức năng chính trong hệ thống, việc tiếp theo là khảo sát chi tiết nhằm thu thập các yếu tố có liên quan đến hệ thống giúp cho quá trình phân tích. Mỗi chức năng chính có thể coi nh là một hệ thống con trong tổ chức, và việc xác định các chức năng con của nó đợc xem nh là việc xác định các chức năng chính của hệ thống con tơng ứng.
II.Phân tích dữ liệu - Mô hình dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu lôgic liên quan tới việc chuyển một mô hình dữ liệu khái niệm ( ví dụ nh mô hình thực thể liên kết ) sang mô hình dữ liệu lôgic. Một số loại mô
hình dữ liệu lôgic thờng đợc sử dụng nh: mô hình phân cấp, mô hình mạng, mô hình quan hệ và mô hình hớng đối tợng. Mô hình dữ liệu quan hệ đợc dùng rộng rãi và có nhiều u điểm.
Mô hình thực thể liên kết đợc trình bày trong mục trớc khá gần với mô hình hoạt động của hệ thống thực. Tuy nhiên, một số nhợc điểm, trong đó đặc biệt là sự d thừa dữ liệu, là rất khó tránh khỏi. Sẽ là tốt hơn nếu chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ để có thể sử dụng các phép chuẩn hoá nhằm loại bỏ sự d thừa dữ liệu. Mô hình dữ liệu quan hệ đợc trình bày ở đây nh là một bớc tiếp nối để hoàn chỉnh các lợc đồ dữ liệu đã đợc lập ra ( ví dụ nh mô hình thực thể quan hệ).
Việc chuyển từ mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ có thể thực hiện bằng cách chuyển mỗi kiểu thực thể hoặc liên kết thành một bảng hoặc quan hệ. Tên của kiểu thực thể hoặc liên kết đợc chuyển thành một cột và mỗi thực thể chuyển thành một dòng trong bảng.
Trong mục này chỉ trình bày những vấn đề rất cơ bản của mô hình dữ liệu quan hệ nh các khái niệm, các phép toán, phụ thuộc hàm và một số dạng chuẩn của quan hệ.