Các nhân viên trong công ty có trình độ nghiệp vụ, năng lực, nhiệt tình, được bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc được giao, góp phần tích
Đồng thời tìm ra hướng giải quyết mới cho những thuận lợi hiện đang có.
3.1.2.4. Bộ máy kế toán gọn nhẹ và chặt chẽ
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức với một cơ cấu gọn nhẹ và chặt chẽ xây dựng theo kiểu quan hệ trực tuyến, mọi nhân viên kế toán được sự quản lý và điều hành của kế toán trưởng. Do đó không xảy ra sự chồng chéo trong quản lý.
3.1.2.5. Hình thức kế toán phù hợp.
Việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hình thức này không những mang tính chất khoa học trong công tác quản lý tài chính, mà nó làm giảm nhẹ công việc cho công tác kế toán vừa có tác dụng làm gọn nhẹ cho bộ máy kế toán, vừa nâng cao hiệu quả công tác quản lý, hạch toán kế toán.
3.1.2.6. Hệ thống chứng từ đầy đủ và đúng quy định
Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH AL - 36 Minh Hiền sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của bộ tài chính ban hành. Các chứng từ trong quy trình sử dụng được kiểm tra liên tục, công việc luân chuyển chứng từ giữ kế toán và các bộ phận liên quan được phối hợp chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán được chính xác.
Về chứng từ kế toán, công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ,do đó phù hợp với đặc điểm của công ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần hành sổ sách kế toán công nợ tại công ty tương đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tượng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4.
CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cacis không bị rối.
3.1.2.7. Kế toán các khoản phải thu khách hàng được theo dõi chặt chẽ.
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH AL - 36 Minh Hiền đã đươc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.công ty đã thưc hiện được những điều sau:
Công ty phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa. Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thường xuyên hợăc có số dư lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trường hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dư nợ.
- Công ty đã phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải được phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể.
- Giám sát tình hình công nợ và chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng hạn ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý nhằm cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Công ty lập riêng bảng theo dõi các khoản nợ phải thu để tiện về việc theo dõi khách hàng cần thu hồi nợ hàng năm. Việc tổ chức theo dõi các khoản nợ phải thu đã làm cho công tác quản lý thuận lợi dễ đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Công tác kế toán nợ phải thu
Trên sổ chi tiết tạm ứng chưa có thời hạn thanh toán. Công ty sử dụng TK1411 - Tạm ứng cá nhân không phù hợp với công dụng TK 141
Sổ chi tiết các khoản phải thu chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
Chưa có sổ theo dõi riêng cho TK 3387 – doanh thu chưa thực hiện
Đối với khách hàng là người bán nước ngoài công ty không sử dụng sổ theo dõi người bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi như khách hàng trong nước.
Các khoản phải thu phải trả phải công ty không phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập BCTC.
Trên thực tế không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi được là khoản thiệt hại đựơc ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống. Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, Kế toán ghi nhận trước khoản nợ không có khả năng thu hồi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên hiện tại với các khoản phải thu lớn, số dư trên tài khoản qua các năm lớn mà công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY
3.2.1. Doanh nghiệp cần phải trích lập dự phòng theo quy định đối với các khoản phải thu khó đòi
Để hạn chế những biến đổi đổi bất ngờ, đột ngột tới kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán thì vào cuối niên độ kế toán công ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đòi để ước tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán
Theo Thông tư 13 của Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hướng dẫn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Khế ước vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản không có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, đang thi hành án hoặc đã chết.
* Phương pháp lập dự phòng
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
3.2.2. Đưa ra các chính sách giảm giá, chiết khấu phù hợp đối với từng đối tượng khách hàng khách hàng
BẢNG KÊ THU NỢ KHÁCH HÀNG Năm …..
STT Tên KH Số tiền phải thu Trong đó Đến hạn Nợ quá hạn Dưới 1 năm Trên 1 năm Trên 2 năm Từ 3 năm trở lên
3.2.4. Kiểm soát chặt các khoản tạm ứng, khi thanh toán tạm ứng yêu cầu xuất hóa đơn. hóa đơn.
Ví dụ như đối với tạm ứng đi công tác…
3.2.5. Áp dụng công nghệ kỹ thuật
- Ứng dụng các phần mềm vào trong công tác kế toán để đạt được hiệu quả cao hơn, giảm bớt được khối lượng công việc cho bộ phận kế toán của công ty.
- Nâng cấp cơ sở vật chất( máy tính, máy photocopy,…), lắp đặt thêm hệ thống camera..để quản lý tốt hơn hoạt động của nhân viên và hàng hóa trong doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là một yếu tố tất yếu, một công ty chỉ có thể tồn tại, đứng vững và phát triển khi biết kết hợp sử dụng đúng đắn các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng đầu ra. Cần phải biết phát huy những khả năng tiềm tàng bên trong cũng như khai thác tối đa những cơ hội mà lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh mang lại. Một trong những công cụ giúp cho nhà quản trị có thể khai thác triệt để mọi tiềm năng của công ty đó là công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán công nợ phải thu. Vì thông qua công tác kế toán, nhà quản trị có thể nắm bắt một cách chính xác nhất, nhanh nhất các thông tin về khả năng thu nợ của công ty từ đó có những quyết định phù hợp với tình hình thực tế.
Tuy nhiên do kiến thức còn hạn chế và thời gian tìm hiểu hạn chế nên bài viết mới chỉ dừng lại ở những vấn đề cơ bản nhất, cũng như mới chỉ đưa ra những ý kiến bước đầu, bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô, cùng toàn thể các cán bộ phòng Kế toán.
Thanh Hoá, ngày... tháng ... năm 2015
Sinh viên thực hiện
Giáo trình Kế toán tài chính – Trường Đại Học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh Giáo trình Kế toán thương mại dịch vụ - Trường Đại Học Công Nghiệp TP.Hồ Chí Minh.
Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành ngày 31/12/2011. Hệ thống chế độ kế toán Việt Nam năm 2006 ( Nhà xuất bản thống kê)