5.10. Thủ tục tính phí nên đảm bảo rằng việc đọc đồng hồ nước được chuyển một cách chính xác vào quá trình ra hĩa đơn và rằng các hĩa đơn đĩ được đưa ngay lập tức đến khách hàng. (Điều này cĩ thểđịi hỏi sự cải thiện trong thủ tục kế tốn). Ngày hết hạn nên được chỉ rõ cũng như khoản phạt cho việc khơng thanh tốn. Nợ chưa thanh tốn của hĩa đơn tháng trước cũng nên được thể hiện. Một số cơng ty cấp thốt nước tìm thấy sự thuận lợi trong việc sử dụng hĩa đơn hàng tháng đối với khách hàng lớn và hĩa đơn hàng quí đối với những người tiêu thụ khác (ví dụ WSSC ở thành phố Washington).
5.11. Việc thanh tốn hĩa đơn nên thuận tiện ở mức cao nhất cĩ thể. Tại hầu hết các nước đang phát triển, việc thanh tốn được trả bằng tiền mặt tại văn phịng của đơn vị cấp nước. Tại các thành phố lớn hơn, việc cĩ thêm các văn phịng thanh tốn là thích hợp và nhiều cơng ty nước đã thành cơng trong việc đạt được thoả thuận với các ngân hàng địa phương để chấp nhận các khoản thanh tốn. Việc nghĩ ra các phương pháp giúp khách hàng thanh tốn hĩa đơn, ví dụ, các sổ thanh tốn cĩ lẽ sẽ cĩ ích. Đểđảm bảo việc thanh tốn tức thời, một số cơng ty đã cho khách hàng hưởng một sự giảm giá nếu thanh tốn đúng hạn (ví dụ cơng ty nước nhà nước tại Ra-ja-thhan, Ấn Độ) và các cơng ty khác áp dụng khoản phạt đối với việc thanh tốn trễ hạn (cơng ty nước ở San-ti-a-gơ, Chi-lê đã qui định một mức lãi suất cao gấp 1,5 lần lãi suất của ngân háng thương mại). Đối với các khoản thanh tốn quá hạn quá lâu, giải pháp hiệu quả duy nhất dường như là việc ngưng kết nối dịch vụ cùng với việc áp dụng một khoản phí đáng kể khi tái kết nối. Đây là thơng lệ phổ biến mặc dù khơng được phép tại một số nước (Mê-hi-cơ, Ác-hen-ti-na).
Margaret Y. Myers 35 Biên dịch: Hải Đăng Hiệu đính: Phan Hiển Minh và Nhóm cộng tác 5.12. Một hệ thống kế tốn tốt là quan trọng đối với sự thành cơng của hoạt động thương mại. Nhiều người tiêu dùng chậm thanh tốn lấy cớ là hĩa đơn tính khơng chính xác, mà điều này cĩ thể là một sự thật trong thực tế. Hệ thống kế tốn tối thiểu nên đưa được thơng tin về thời gian thanh tốn của khách hàng, điều đĩ nhằm chỉ ra thời gian mà hĩa đơn của các tháng trước chưa được thanh tốn. Hồ sơ lưu trữ nên tự động chỉ ra khi nào một khách hàng nên bị ngưng kêt nối.
5.13. Các vấn đề khơng thanh tốn của khách hàng là phổ biến với tỉ lệ cao tại các cơng ty cấp nước của các nước đang phát triển. Trong một số trường hợp, điều này là kết quả của việc đặt sai vị trí nghiêm trọng về mặt kinh tế mà cĩ ảnh hưởng xấu đến thu nhập của người tiêu dùng. Ngồi tình huống này ra thì tình huống phổ biến hơn đơn giản là việc thiếu vắng sự thi hành nghiêm túc việc thu phí, mà điều này thường được các nhà chính trị khơng tán đồng việc ngưng kết nối những khách hàng khơng thanh tốn ủng hộ. Một hệ thống thu phí chỉ cĩ thể hoạt động tốt nếu như nĩ nhận được sựủng hộ của chính quyền trung ương và địa phương. Việc thu phí được cải tiến cĩ thể giúp tránh được sự gia tăng mức phí đến một chừng mực mà nhu cầu doanh thu cĩ thểđược đáp ứng thơng qua việc thu phí thích hợp.