Quản lý thời gian: Mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý thời gian dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện dự án theo phạm vi cho phép. Để đạt được điều này cần thực hiện những điều sau:
SV: Trần Thị Ngọc Bích
- Lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Ban AMB nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt.
- Thực hiện tốt việc ghi chép nhật ký thi công công trình một cách thường xuyên.
- Ban quản lý dự án có kế hoạch lịch trình cụ thể trong việc bàn giao từng hạng mục công trình, tọa thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo.
- Đặc biệt có thể rút ngắn tổng thời gian thục hiện dự án bằng cách đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nằm trên đường găng của dự án, tuy nhiên như thế sẽ phải chịu một khoản chi phí nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc đó.
Ngoài ra, công tác giải phóng mặt bằng chiếm một vai trò quan trọng quyết định đến tiến độ hoàn thành dự án. Tuy nhiên công việc này lại phụ thuộc phần lớn và chủ yếu vào các cấp chính quyền, cơ quan quản lý nhà nước tại các địa phương. Sau đây là một số giải pháp nhằm đẩy nhanh công tác giải phóng mặt bằng:
- Đối với dự án nhóm A: trong quá trình lập dự án đầu tư, tách phần bồi thường, giải phóng mặt bằng ra thành một tiểu dự án riêng. Sau đó, chuyển giao tiểu dự án này cho Tổ chức phát triển quỹ đất của địa phương thực hiện, nhằm tranh thủ quyền và trách nhiệm của địa phương trên phương diện về cơ chế chính sách, nhân lực thực hiện.
- Đối với các dự án còn lại: phải tăng cường công tác kiểm tra giám sát ngay từ khâu khảo sát, thiết kế, lập dự án đầu tư. Hạn chế đến mức tối đa việc thiết kế các tuyến đường dây đi qua khu dân cư, tăng cường độ an toàn trong trường hợp bất khả kháng. Nâng cao công suất, tính năng sử dụng của hệ thống, ví dụ như nên tính toán thiết kế có tính trước khả năng về nhu cầu sử dụng điện, triển khai, cải tạo các đường dây một mặc thành nhiều mạch vừa tiết kiệm được chi phí lại hạn chế được việc thu hồi đất, bồi thường, giải phóng mặt bằng.
- Tích cực thông tin, tuyên truyền, đưa ra những dẫn chứng cụ thể cso tính khoa học về dự án, giúp người dân hiểu và ủng hộ, tạo điều kiện giúp dự án triển khai thuận lợi.
Quản lý chi phí: Để có thể quản lý chi phí một cách có hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi công, Ban AMB cần lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lý, từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án. Mặt khác trong quá trình đầu tư xây dựng công trình, việc thất thoát lãng phí vốn đầu tư cũng
- Phối hợp chặt chẽ giữa ban quản lý dự án với đơn vị tư vấn để đưa ra phương án đầu tư hợp lý và tổng dự toán chính xác.
- Thực hiện thi công theo đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng công trình, tránh việc thi công nhằm đạt đạt tiến độ mà chất lượng công trình không đảm bảo, đến lúc đó lại mất công phá đi làm lại gây lãng phí.
- Phân bổ nguồn vốn hợp lý cho từng giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời phải thường xuyên tổng hợp số liệu về chi phí nhằm quản lý sát sao, đưa ra biện pháp đối phó kịp thời khi có sự cố xảy ra.
Quản lý chất lượng dự án: để nâng cao hiệu quả công tác quản lý chất lượng dự án đầu tư Ban AMB cần làm tốt một số vấn đề sau:
- Các chủ đầu tư cần thiết lập đủ và đúng quy định về hệ thống quản lý chất lượng và kiểm soát chặt chẽ chất lượng vật tư khi đưa vào thi công và các yêu cầu về kỹ thuật được chỉ dẫn tại hồ sơ thiết kế.
- Chủ đầu tư thuê tư vấn giám sát bên cạnh đó phải đưa ra yêu cầu cụ thể về trách nhiệm của tư vấn giám sát như thực hiện tốt những nội dung yêu cầu giám sát, phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát một cách hệ thống quá trình thi công của nhà thầu, chất lượng theo yêu cầu thiết kế, hướng dẫn tập hợp tài liệu
- Chủ đầu tư phải phối hợp với tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế, các nhà thầu và các đơn vị thi công giải quyết vướng mắc, thay đổi phát sinh trong quá trình thi công, kiểm tra công tác thi công về tính phù hợp với thiết kế được duyệt. Đối với các công trình xây dựng cần đẩy mạnh công tác thanh tra chất lượng để phát hiện kịp thời uốn nắn những biểu sai phạm ở các khâu của quá trình xây dựng.
- Cần phải bố trí đầy đủ vốn và kịp thời cho các công trình xây dựng, tránh tình trạng nhà thầu thi công kéo dài thời giant hi công và bớt hoặc sử dụng vật liệu không đúng chủng loại để khỏi bị lỗ.
Quản lý công tác đấu thầu
Lập kế hoạch đấu thầu và làm dự toán chính xác, khoa học:
Lập kế hoạch đấu thầu cùng với việc xây dựng báo cáo khả thi đảm bảo nội dung kế hoạch phù hợp với báo cáo khả thi và các văn bản hiện hành để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định chính xác.
Xây dựng dự toán phải chính xác, số liệu điều tra phải đầy đủ, khoa học. Vì lập dự toán không chính xác nên thông qua quá trình đàm phán làm giá hợp đồng giảm so với giá trúng thầu dẫn đến các nhà thầu chủ động tăng giá trước rồi làm đề nghị giảm giá gửi kèm đơn chào hàng để tăng độ hấp dẫn. Trong lúc chưa thể xây
SV: Trần Thị Ngọc Bích
dựng giá dự toán chính xác thì vấn đề bảo mật thông tin trong đấu thầu rất quan trọng. Các biện pháp thanh tra xử lý vi phạm phải làm thường xuyên, nghiêm minh để ngăn chặn các trường hợp móc ngoặc, thông đồng làm lộ bí mật gây ảnh hưởng đến kết quả đấu thầu
Cần phân biệt rõ ràng giữa người thanh tra đấu thầu và người thực hiện đấu thầu. Vì nếu hai người này là một thì không thể ký quyết định kỷ luật chính mính mình nếu có sai phạm.
Việc lựa chọn đối tác (cả đối tác nước ngoài và đối tác Việt Nam): việc kiểm tra năng lực của đối tác ngoài việc nghiên cứu tài liệu, hồ sơ pháp lý do bên đối tác cung cấp còn thông qua tiếp xúc giữa các bên, thông qua dịch vụ tư vấn đầu tư, các đại sứ quán và các cơ quan xúc tiến đầu tư thương mại hoặc các hiệp hội thương mại.
Lập hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu được xây dựng theo các chuẩn mực nhưng phải thông qua phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền nên giao cho những người có kinh nghiệm thực hiện. Nhờ đó những vấn đề khúc mắc được phát hiện và sửa đổi trong khi phê duyệt, đảm bảo được tính khoa học, công bằng, khách quan, trung thực trong đấu thầu. Cơ sở lập hồ sơ mời thầu:
+ Quyết định đầu tư và báo cáo khả thi + Kế hoạch đấu thầu
+ Thiết kế kỹ thuật kèm theo dự toán
+ Các cơ chế chính sách lien quan đến đấu thầu
Hồ sơ mời thầu phải đảm bảo chất lượng, tạo điều kiện cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tạo thuận lợi cho việc xét thầu. Trong hồ sơ mời thầu phải rõ ràng về dung, đầy đủ, chính xác, khách quan, yêu cầu nhà thầu cung cấp thiết bị phù hợp với yêu cầu sử dụng, nhiệm vụ mà Chính phủ đặt ra, phù hợp với điều kiện thời tiết, khí hậu của Việt Nam, khả năng quản lý, vận hành, thay thế bằng nguyên liệu mà mình có thể khai thác được. Một yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu là nếu nhà thầu nào được lựa chọn thì nhà thầu đó không được thay đổi các yêu cầu cung cấp thiết bị do sự ràng buộc do hồ sơ mời thầu đặt ra.
Hồ sơ mời thầu được xây dựng theo các chuẩn mực nhưng phải thông qua phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền vì vậy nên giao cho những người có kinh nghiệm thực hiện và sửa đổi trong khi phê duyệt, đảm bảo được tính khoa học, công
Trong đấu thầu việc tuân thủ triệt để các nguyên tắc đấu thầu sẽ đảm bảo thắng lợi. Nếu làm không đúng, nể nang dẫn tới thắc mắc, công trình hoàn thành không đúng thời hạn. Vận dụng đúng các nguyên tắc, quy định trong đấu thầu giúp đấu thầu đạt hiệu quả mong muốn, buộc các nhà đấu thầu tự khẳng định mình nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của bên mời thầu
Đàm phán, ký hợp đồng:
Để thực hiện đàm phán có hiệu quả, bên mời thầu và nhà thầu đều phải chuẩn bị kỹ bằng một kế hoạch được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Kế hoạch đàm phán phải chứa đựng các thông tin cần thiết, các mục tiêu có phân loại và các biện pháp thực thi nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Ngoài việc xây dựng chính xác mục tiêu, kết quả đàm phán đạt được còn phụ thuộc vào tính khả thi của các biện pháp đưa ra. Người chủ dự án, người đứng đầu cuộc đàm phán phải lựa chọn cẩn thận.
Cần phải cứ người có năng lực, kinh nghiệm để thực hiện đàm phán. Trong nhóm cán bộ đàm phán thì người trưởng đoàn giữ vai trò quan trọng, người này có năng lực quản lý để ra quyết định kịp thời đồng thời phải có tính cách bền bỉ, hiểu biết chủ đề, nói năng mạch lạc, hiểu biết xã hội, đặc biệt là văn hóa đối tác, ngôn ngữ đàm phán. Ngoài ra phải chịu khó lắng nghe ý kiến của thành viên trong đoàn, không phủ định ý kiến người khác nếu ý kiến của họ không trùng với ý kiến của mình mà chưa suy xét cẩn thận. Thông qua đàm phán chúng ta loại trừ được không ít rủi ro, tiết kiệm được tiền cho chủ đầu tư.
Đào tạo cán bộ làm công tác đấu thầu:
Để chất lượng công tác đầu thầu được nâng cao thì việc đào tạo, bồi dương cho đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu rất cần thiết. Họ phải là những người am hiểu các quy định liên quan đến đấu thầu, một công việc mạng tính hình thức nhưng rất chặt chẽ và khoa học. Do đó đòi hỏi phải có các chuyên gia giỏi về kỹ thuật, kinh tế, pháp lý,…Phải tổ chức, đào tạo, trang bị kiến thức về đấu thầu bằng các cuộc hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo ngằn hạn, dài hạn trong nước và nước ngoài. Việc đầu tư, trang bị kiến thức trong bất kỳ trường hợp nào cũng không phải là thừa và phải coi đây là một loại đầu tư có hiệu quả. Đội ngũ làm công tác đấu thầu không chỉ phải có nhận thức đúng đắn, kinh nghiệm, trình độ mà còn phải có đạo đức. Tuy nhiên hoạt động này trên thực tế vẫn còn mang tính nhỏ lẻ, chưa thường xuyên.
Bên cạnh những giải pháp trong quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, ban
SV: Trần Thị Ngọc Bích
AMB cũng cân phải chú ý đến vấn đề phát triển nguồn nhân lực, vận dụng phương án ký thuật khoa học công nghệ vào quản lý dự án
Đào tạo, bồi dương nâng cao nghiệp vụ quản lý dự án cho cán bộ.
Các cán bộ quản lý dự án tại ban AMB hầu hết là những người được đào tạo về mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, hệ thống điện, kinh tế…) mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu các cán bộ quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo hướng dẫn trong văn bản và thông tư của nhà nước. Do đó, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể như sau:
o Tổ chức các khóa đi học bồi dương nghiệp vụ theo kế hoăch do ban đề ra
và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo.
o Có chế độ ưu tiên với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dương và
tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được.
Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức, đối với cán cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, ban AMB cần tạo môi trường làm việc khoa học và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy được tính sang tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án. Đồng thời phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trường làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ứng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì.
Bên cạnh đó, mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án. Tạo cho họ cảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tướng ững với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại ban AMB.
Tạo môi trường giao lưu văn hóa giữa các thành viên trong ban AMB để xây dựng tình đồng nghiệp và tôn trọng lẫn nhau, khi đó người lao động có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nay xây dựng ban quản lý ngày một phát triển.
Trong sự phát triển chung của xã hội, quá trình đầu tư và quyết định đầu tư đòi hỏi sự chính xác và nhạy bén. Bên cạnh đó thông tin về các dự án đầu tư ngày càng lớn, để có được thông tin chính xác về các công trình, mỗi chuyên viên mất rất nhiều thời gian để rà soát công việc đồng thời khó tránh khỏi sự sai sót. Do dó hệ thống chương trình quản lý đầu tư xây dựng cần phải có nhằm đáp ứng các yêu cầu cấp bách trên. Quản lý dự án đầu tư là một khái niệm mang tính trừu tượng cao, nó bao quát mọi lĩnh vực trong quá trình đầu tư . Vì vậy, để đáp ứng được mục đích đó hệ thống phần mềm cần phải có khả năng thích ững những yêu cầu trên nhằm đảm bảo tính hệ thống và đem lại kết quả khai thác thông tien hiệu quả.
Ban AMB mỗi năm phải thực hiện rất nhiều dự án đầu tư và con số đó sẽ còn lớn hơn nhiều trước tình hình thiếu ddienj như hiện nay, qua đó chúng ta có thể thấy khối lượng thông tin cần quản lý là rất lớn. Mục đích phần mềm nhằm cung cấp cho người dung các tình năng phục vụ sau:
+ Cho phép các phòng ban chức năng tham gia khai thác và trao đổi thông
tin về dự án
+ Mỗi phòng ban chức năng có nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn của
mỗi dự án tùy theo quy mô của dự án.
+ Cập nhật nguồn danh mục, vật tư, thiết bị, chuyên viên theo dõi…
+ Lập kế hoạch và thực hiện đăng ký kế hoạch xây dựng trong năm.
+ Quản lý chi tiết từng dự án, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng
kinh tế và các quyết định cấp vật tư thiết bị.
+ Theo dõi tiến độ thi công, thông báo vốn cảu chủ đầu tư, các quyết định