Quản lý về thời gian và tiến độ thực hiên đầu tư là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.
Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng.
Yêu cầu về thời gian là một trong những yêu cầu rất quan trọng của dự án xây dựng, vì đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng là đòi hỏi một số vốn đầu tư tương đối lớn, thời gian xây dựng lâu dài nên vốn nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện, bên cạnh đó thời gian cần hoạt động để thu hồi lại số vốn đã bỏ ra thường đòi hỏi nhiều năm tháng, do đó không tránh khỏi sự tác động hai mặt tích cực và tiêu cực của các yếu tố không ổn định về tự nhiên, xã hội, kinh tế, chính trị, nguy cơ xảy ra rủi ro là rất cao. Quản lý thời gian về cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc của dự án. Bởi vậy ban AMB luôn chú trọng đặc biệt đến công tác này.
Công tác quản lý tiến độ do phòng Kế hoạch chịu trách nhiệm chính. Tiến độ dự án do phòng Kế hoạch và phòng Kĩ thuật kết hợp với các nhà thầu lập dựa trên đặc điểm cụ thể của từng dự án. Qua bảng tiến độ thi công dự án mà ban AMB có thể tiến hành công tác kiểm tra giám sát của mình và kịp thời điều chỉnh cũng như các biện pháp xử lý khi cần thiết đối với các sai phạm do lỗi của các nhà thầu. Công
cụ quản lý chủ yếu của ban AMB là qua sơ đồ GANTT và hệ thống các báo cáo
tiến độ được theo dõi qua từng tuần, tháng, quý, năm. Đối với từng giai đoạn của dự án cán bộ giám sát tiến độ đều phải lập báo cáo cụ thể. Phòng Kế hoạch sẽ tổng hợp và trình lên trưởng Ban.
Ban AMB thực hiện quản lý thời gian và tiến độ thực hiện đầu tư bắt đầu ngay từ công tác chuẩn bị đầu tư và càng chặt chẽ hơn trong công tác thực hiện đầu tư. Đầu tiên là xác định những công việc cần phải thực hiện trong dự án, thứ tự công việc, xác định thời gian thực hiện, thời gian kết thúc công việc và thời gian hoàn thành dự án.
Tùy theo từng dự án thì số lượng công việc cũng như công việc có thể khác nhau nhưng trong hầu hết tất cả các dự án mà ban AMB quản lý đều có những công việc cơ bản như:
SV: Trần Thị Ngọc Bích
Công tác khảo sát, thiết kế kĩ thuật xây dựng công trình, dự toán: Đây là công tác đặt nền móng bắt đầu cho quá trình thực hiện giai đoạn thực hiện đầu tư xây dựng dự án. Nó bao gồm các phần việc nhỏ:
- Lập đề cương khảo sát.
- Thiết kế và tổng dự toán.
- Thẩm định lại thiết kế và tổng dự toán.
Công tác chuẩn bị mặt bằng xây dựng: đây là công tác vô cùng khó khăn,
phức tạp và nhạy cảm quyết định đến tiến trình thực hiện một dự án mà trong đó khâu đền bù giải phóng mặt bằng là khâu quan trọng nhất.
- Xin cấp phép xây dựng.
- Lập và trình duyệt phương án đền bù giải tỏa.
- Lập và trình duyệt phương án tái định cư.
- Đền bù giải tỏa, tái định cư.
Trong giai đoạn 2005-2010 ban AMB quản lí tất cả hơn 200 công trình các loại trong đó số công trình chậm trễ do khâu giải phóng mặt bằng là 149 dự án chiếm khoảng gần 80%
Công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầu: Việc thực hiện công tác này có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng thi công cũng như chi phí và thời gian thực hiện dự án.
Công tác thi công xây dựng công trình: Sau khi tìm được nhà thầu thực
hiện, Ban AMB bàn giao lại gói thầu cho nhà thầu và các nhà thầu tiến hành thực hiện thi công công trình. Đây là công tác quan trọng nhất để thực hiện dự án, chiếm một thời gian dài nhất trong toàn bộ chu trình quản lý dự án và điều quan trọng hơn là quyết định chất lượng công trình xây dựng, thời hạn xây dựng theo kế hoạch.
Công tác giám sát thi công công trình: Công tác này được thực hiên song
song cùng với công tác thi công xây dựng, để nhằm đảm bảo quá trình thi công được diễn ra đúng tiến độ, đúng thời gian cho phép, đúng chất lượng và theo đúng chi phí đã được duyệt.
Công tác nghiệm thu công trình: Khi công việc xây lắp hoàn thành, bên
thầu thông báo lại với ban AMB. Ban AMB sẽ tiến hành nghiệm thu công trình. Nếu thấy hợp lí, Ban AMB sẽ tiến hành thanh toán cho bên thầu.
Trong các công việc cơ bản này sẽ có những công việc nhỏ. Để quản lý tốt thời gian và tiến độ thực hiện công việc, ban AMB chia các công việc thành mảng
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Về cơ bản, công tác khảo sát thiết kế, tổng dự toán được thực hiện gần như song song với công tác chuẩn bị mặt bằng xây dựng. Sau khi có giấy phép xây dựng, ban AMB thuê tư vấn tiến hành khảo sát địa hình mặt bằng xây dựng, tiếp theo đó một mặt tiến hành lập thiết kế kĩ thuật tổng dự toán, mặt khác tiến hành thành lập hội đồng đền bù, lập phương án đề bù và phướng án tái định cư. Trong khoảng thời gian tiến hành đền bù, ban AMB tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng.
Trong thời gian thực hiện công tác này, ban AMB luôn luôn phải đối mặt với việc chậm trễ trong tiến độ thi công công trình. Nếu thực hiện các công việc trong công tác này không tốt sẽ gây ra việc làm tăng thời gian thi công ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Ví dụ như trong Lập thiết kế kĩ thuật tổng dự toán, nếu như công việc này không đạt yêu cầu sẽ dẫn đến việc phải chỉnh sửa nhiều lần, làm cho tiến độ dự án bị chậm lại. Một số đơn vị Tư vấn đã khảo sát qua loa, không đúng quy trình kỹ thuật, vì lợi nhuận nhiều đơn vị khảo sát đã bỏ qua một số mũi khoan theo quy định, dùng phương pháp nội suy để có các số liệu về địa chất ... từ đó dẫn đến số liệu khảo sát không chính xác, không đúng với thực tế. Cụ thể:
Bảng 7: Các Sai sót trong công tác thiết kế và dự toán
T T
Các sai sót thường gặp trong quá trình thực hiện
Mức độ xuất hiện
Ảnh hưởng đến thời gian thi công.
1 Sai sót trong các bản thiết kế >31% Chậm 1 tháng - >6 tháng
2 Thiết kế chưa tính đến các quy
hoạch tương lai
>46% Chậm 6 tháng - >1năm
3 Thiết kế vượt quá yêu cầu, gây lãng
phí vốn xây dựng
>21%
4 Thiếu thiết kế chi tiết >66% Chậm 4 tháng - >1năm
5 Thiếu dự toán, chi tiết >66% Chậm 2 tháng - >1năm
6 Dự toán không chính xác, sai >48% Chậm 2 tháng - >1năm
7 Thiết kế không đồng bộ, tương
thích giữa các bộ phận
>46% Chậm 1 tháng - >1năm
8 Dự toán xây dựng có đơn giá
không phù hợp với giá thị trường hiện tại
>55% Chậm 1 tháng - >1năm
(nguồn: Phòng Kĩ thuật)
SV: Trần Thị Ngọc Bích
Giai đoạn thực hiện đầu tư: sau khi kết thúc công tác chuẩn bị đầu tư và chọn được nhà thầu thi công xây dựng, ban AMB bàn giao lại cho bên nhà thầu thưc hiện theo thiết kế kĩ thuật đã có. Song song với việc thi công của nhà thầu, ban AMB tiến hành giám sát thi công để đảm bảo quá trình thi công diễn ra đúng tiến độ, đúng thời gian đã dự tính và đảm bảo về chất lượng cũng như chi phí được duyệt.
Trên thực tế thì có rất nhiều công trình gặp nhiều sai sót vướng mắc, vì thế thường gây chậm tiến độ của công trình. Đó là do:
Thứ nhất: Công tác thi công xây dựng dự án thường kéo dài rất lâu vì thế thường bị ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố khách quan như thời tiết, khí hậu, các yếu tố ảnh hưởng về mặt kinh tế như giá thành nguyên vật liệu tăng…Điều này ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình, làm giảm chất lượng và làm tăng chi phí của dự án. Các rủi ro phát sinh từ những nguyên nhân này thường khó có thể hạn chế được, vì thế ban AMB thường phải nghiên cứu các giải pháp nhằm dự đoán và khắc phục những tổn thất mà nó gây ra.
Thứ hai: Do những sai sót trước đó trong quá trình lập dự án, quá trình khảo sát, thiết kế hay dự toán, mà ban AMB hay bên giám sát không phát hiện ra, làm ảnh hưởng đến quá trình thi công công trình.
Ví dụ như : Đường dây 500kV Hà Tĩnh – Thường Tín với tổng số 861 vị trí trong đó đường dây đi qua địa phận xã Yên Thành thuộc tỉnh Nghệ An với 25 vị trí, phần lớn các móng có địa chất là đất cấp 2, nhưng báo cáo khảo sát lại đá cấp 4 làm tăng giá thành công trình.Trong quá trình thẩm định lại kết quả khảo sát, ban AMB cũng như tập đoàn Điện lực đã không phát hiện ra sai sót, vì thế nên việc sai lệch trong khảo sát này làm cho quá trình thi công của nhà thầu gặp khó khăn, vì thế gây chậm tiến độ thi công 1 tháng.
Thứ ba: Do ý thức và năng lực yếu kém của nhà thầu, vì thế trong một số hạng mục nhà thầu hoàn thành không đạt yêu cầu, vì thế trong giá trình kiểm tra giám sát, ban AMB phát hiên ra sai sót nên đã yêu cầu nhà thầu làm lại. Điều này gây chậm tiến độ thi công và ảnh hưởng đến việc xây dựng hạng mục tiếp theo của công trình.
Bên cạnh đó, một lí do khiến chậm quá trình thi công đó là: Các nhà thầu xây lắp do phải thi công nhiều công trình lưới điện cùng một thời điểm nên lực lượng thi công của các nhà thầu bị dàn trải, thiếu cán bộ chủ chốt và công nhân lành nghề, điều này đã ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện đã cam kết. Do số lượng dự án nhiều, khối lượng công việc lớn nên khả năng đáp ứng theo yêu cầu của chủ đầu tư về nhân lực, máy móc thiết bị, về tiến độ là hết sức khó khăn. Ví dụ như Công ty Cổ
Tổng công ty xây dựng công nghiệp Việt Nam cũng đang triển khai thi công 07 dự án từ lưới 220kV – 500kV.
Bảng 8:Những vướng mắc thường gặp trong quá trình Thi công xây dựng công trình.
TT Những vướng mắc thường gặp xuất hiệnMức độ Ảnh hưởng đến thờigian thi công
1 Ảnh hưởng của các điều kiện khách quan 98% Từ 2 tháng- nhiềunăm.
2 Sai sót trong các khâu trước 60% Từ 1 tháng-
6 tháng
3 Do ý thức và năng lực yếu kém của cácnhà thầu. 30% Từ 2 tháng- 6 tháng.
4 Do nhà thầu ôm đồm quá nhiều công trình 70% Từ 6 tháng – 2 năm
Nguồn: Phòng Kĩ thuật.
Sai sót, vướng mắc thường xẩy ra trong tất cả các công việc của quá trình thực hiện dự án. Nguyên nhân cũng từ nhiều phía, có thể là những nguyên nhân khách quan khó có thể khắc phục, nhưng cũng có thể là những nguyên nhân chủ quan do tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên hay do nặng lực yếu kém của nhà thầu. Vì vậy để giảm bớt những rủi ro và những thiệt hại mà nó gây ra, ban AMB thường phải đẩy cao công tác thẩm định, giám sát.
Đối với những rủi ro mà nguyên nhân là những điều kiện khách quan, vì thế chúng vẫn tồn tại và khó có thể hạn chế ban AMB cần phải có những phương pháp nhằm giảm bớt thiệt hại như: đo lường, phân tích đánh giá lại rủi ro một cách liên tục, xây dựng kế hoạch để đối phó làm giảm mức độ thiệt hại khi nó xẩy ra. Ngoài ra ban AMB cũng nên sử dụng biên pháp bảo hiểm nhằm dịch chuyển và giảm bớt mức độ thiệt hại đối với những loại rủi ro này.
Bên cạnh đó thì cũng có những rủi ro xẩy ra do năng lực yếu kém của các cán bộ trong ban AMB, hay trong đơn vị tư vấn khảo sát, giám sát hay của bên nhà thầu. Đối với những rủi ro này, ban AMB cần phải khắc phục triệt để thông qua việc lựa chọn bên tư vấn, bên nhà thầu thực hiện dự án, đồng thời bồi dương chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ của mình.
Trong công tác kết thúc đầu tư: Sau khi công tác thực hiện đầu tư hoàn thành, nhà thầu sẽ báo cáo lại với ban AMB, ban sẽ tiến hành nghiệm thu công trình. Ban AMB sẽ tiến hành kiểm tra, nghiệm thu công trình trên cơ sở báo cáo giám sát thực hiện thi công, trên tổng khối lượng xây lắp và chi phí. Nếu thấy hợp lý, Ban sẽ
SV: Trần Thị Ngọc Bích
tiến hành thanh toán cho bên nhà thầu. Công tác này nhìn chung thường không gặp vấn đề gây ảnh hưởng nhiều đến tiến độ dự án.