II. Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế tốn của cơng ty:
b) Phân cơng nhiệm vụ ở các bộ phận
-Giám đốc: Là người cĩ quyền cao nhất tại cơng ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Quyết định những vấn đề chung về tình hình SXKD, về lựa chọn thị trường, quyết định về giá cả lao động, tiền lương, về lựa chọn thời cơ, thay đổi phương thức kinh doanh và phân phối thu nhập .
-Phĩ giám đốc : Là người giúp việc cho Giám đốc, được phép ký thay Giám đốc. Chỉ đạo các vấn đề cụ thể đã được Giám đốc thơng qua, quyết định một số vấn đề trong phạm vi được Giám đốc giao phĩ.
+ Phĩ giám đốc phụ trách sản xuất : Chịu trách nhiệm về khâu sản xuất, quản lý các vấn đề đầu tư, chăm sĩc cafê, cao su, theo dõi việc khai thác gỗ tuân theo pháp luật.
+ Phĩ giám đốc phụ trách kinh doanh:
BAN GIÁM ĐỐCPhịng Phịng TC HC CN TpHồ Chí Mính Các điểm thu mua C.nhánh Cư Jut Chi nhánh Lâm Đồng CN Krpak XN chế biến lâm sản Phịng Vận tải – KN Chi nhánh Bình phước Chi nhánh
Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, điều hành các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Chỉ đạo trực tiếp hoạt động các bộ phận cịn lại, theo dõi các chủng loại tiêu chuẩn hàng để điều hành hoạt động thu mua, chế biến hàng xuất khẩu phù hợp. Lập kế hoạch thu mua, chế biến và xuất khẩu của cơng ty.
+ Phĩ giám đốc phụ trách kinh doanh Xuất nhập khẩu:
Là người đại diện của Cơng ty tại Thành phố Hồ Chí Minh, chịu trách nhiệm về xuất nhập hàng. Trực tiếp tham gia giao dịch với khách hàng nước ngồi, tham mưu cho Giám đốc trong cơng tác hoạch định kinh doanh xuất nhập khẩu cà phê và hàng nơng sản nĩi chung.
* Các phịng chức năng :
Tham mưu cho giám đốc trong những lĩnh vực riêng. Phối hợp thực tế các kế hoạch được giao và giám sát, hướng dẫn theo chức năng hoạt động của các chi nhánh, trạm, điểm trực thuộc.
-Phịng tổ chức hành chính:
Tham mưu và xây dựng kế hoạch các mặt tổ chức, hành chính, thanh tra, bảo vệ xây dựng gồm:
+ Quản lý, bồi dưỡng và bố trí sử dụng lao động, giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ cơng nhân viên.
+ Xây dựng kế hoạch vốn và nguồn vốn. Quản lý việc sử dụng tài sản việc thu chi tài chính.
+ Lập và giới hạn định mức chi phí cho những loại hình kinh doanh, xác định kết qủa kinh doanh, nắm bắt những rủt ro tồn tại, đưa ra những phương hướng kinh doanh hiệu quả lập báo cáo quyết tốn định kỳ theo đúng chế độ, chịu trách nhiệm báo cáo với các cơ quan ban ngành về tình hình tài chính về kết quả kinh doanh của đơn vị.
-Phịng kinh doanh Xuất nhập khẩu:
Tham mưu và xây dựng kế hoạch về lưu chuyển hàng hố (mua, bán, dự trữ bảo quản). Quản lý về nghiệp vụ KD – XNK gồm:
+ Tiếp cận thị trường, tìm kiếm nguồn hàng và khảo sát nhu cậu thị hiếu địa phương, soạn thảo các hợp đồng kinh tế, đề xuất các nội dung đảm bảo lợi ích cho đơi bên.
+ Thống kê theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch, cĩ biện pháp điều tiết phát huy thế mạnh và hạn chế mặt yếu kém trong kinh doanh. Đảm bảo việc thực hiện kế hoạch chung của cơng ty đạt kết quả tốt hơn.
-Phịng kế tốn tài vụ:
+ Chuẩn bị vốn, làm kế hoạch tài chính tín dụng phục vụ yêu cầu kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc trong cơng tác quản trị tài chính, theo dõi tồn bộ các biến động về vốn, tài sản và nguồn vốn hình thành tài sản của Cơng ty. Tổ chức hạch tốn theo đúng pháp lệnh kế tốn thống kê của Nhà nước quy định.
+ Theo dõi các nguồn tiền hàng thu về, tham mưu cho lãnh đạo trong việc bán nguồn Ngoại tệ.
+ Lập và giới hạn định mức chi phí cho mỗi loại hinh kinh doanh, tính tốn đánh giá kết quả và hiệu quả từng hoạt động để kịp thời thơng tin cho Giám đốc cơng ty về tình hình tài chính của cơng ty và các đơn vị phụ thuộc.
+ Lập báo cáo quyết tốn định kỳ theo đúng chế độ, chịu trách nhiệm báo cáo với các cơ quan ban ngành về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
-Phịng Đầu tư - thu mua:
Xây dựng chương trình, kế hoạch, phương án và tổ chức thực hiện cơng tác
đầu tư, thu nợ theo định hướng của Cơng ty. Tổ chức thu mua hàng theo kế hoạch của cơng ty bằng các tổ thu mua lưu động.
-Phịng kiểm nghiệp – Vận tải:
Tác nghiệp cơng tác giám định hàng hố theo các tiêu chuẩn Ban giám đốc đưa ra. Thực hiện cơng tác giao nhận hàng hố, đảm bảo cơng tác tiếp nhận và giao hàng hố theo đíng thời gian.
-Các chi nhánh, trạm điểm thuộc cĩ nhiệm cụ thể:
+ Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh : Tổ chức nhập khẩu và xuất khẩu hàng hố.
+ Chi nhánh Lâm Đồng và các điểm thu mua : Tổ chức thu mua chế biến hàng cafê nơng sản tại địa phương.
+ Chi nhánh Bình Phước: Tổ chức thu mua chế biến hàng cafê nơng sản tại Bình Phước.
+ Chi nhánh Bình Dương : Là kho nơi tập trung hàng của Cơng ty nên chi nhánh này tổ chức và thực hiện nhận hàng nhanh, giải phĩng xe kịp thời. Tổ chức cơng tác xuất hàng cho khách hàng, thực hiện việc cho thuê kho chứa hàng.
+ Chi nhánh CưJut : Trồng, chăm sĩc và khai thác cao su.
+ Chi nhánh Krơng Pak : Trồng, chăm sĩc và khai thác càfê, nơng sản. + Xí nghiệp chế biến lâm sản: Khai thác và chế biến gỗ các loại. Thực hiện tìm kiếm thị trường mở rộng chức năng sang xây dựng cơng trình và cơ sở hạ tầng.
+ Xí nghiệp chế biến hàng chất lượng cao: Thực hiện cơng tác chế biến hàng chất lượng cao theo yêu cầu và cĩ kế hoạch xuất hàng của cơng ty. Tìm kiếm nguồn hàng đầu vào đáp ứng với nguồn hàng chất lượng cao.
+ Các trạm điểm thu mua : Hiện nay, Cơng ty cĩ 40 trạm điểm thu mua hàng. Các trạm điểm này thực hiện nhiệm vụ thu mua hàng thơ trực tiếp từ nơng dân. Kết hợp cùng với phịng kinh doanh xuất nhập khẩu hồn thành các thủ tục xuất hàng, liên hệ với phịng kế tốn chuẩn bị nguồn tiền để thu mua hàng, thực hiện việc chế biến hàng các chủng loại mà Cơng ty giao cho.