Bất cứ một cơ quan nào, một tổ chức, một doanh nghiệp muốn hoạt động được đều phải bỏ ra chi phí. Nhưng việc sử dụng chi phí như thế nào cho hiệu quả chi phí bỏ ra tiết kiệm nhất thì ở mỗi doanh nghiệp lại không giống nhau. Hiệu quả của công tác này quyết định bởi tài quản lý của người chịu trách nhiệm quản lý tài chính và ý thức trách nhiệm của nhân viên toàn công ty trong việc tiết kiệm chi phí để có lợi nhuận cao nhất. Bộ phận văn phòng tuy là bộ phận không trực tiếp tham gia sản xuất, không trực tiếp tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho công ty nhưng chi phí mà văn phòng bỏ ra phục vụ cho hoạt động của phòng mình và các phòng khác không phải là nhỏ. Đó là chi phí điện nước, tiền ăn trưa, chi phí văn phòng phẩm, tiền xăng xe ô tô,sửa chữa lớn nhỏ khu văn phòng. Nếu các khoản chi phí này được sử dụng một cách hợp lý, tiết kiệm sẽ giảm thiểu chi phí rất lớn trong tổng chi phí toàn công ty. Tiết kiệm không có nghĩa là trang bị thiếu, tiết kiệm nhưng phải đảm bảo yêu cầu. Vì vậy bộ phận văn phòng có nhiệm vụ phải trang bị đầy đủ các dụng cụ cũng như trang thiết bị cho các phòng ban. Bởi trang thiết bị mà đầy đủ thì cán bộ công nhân viên mới hăng say làm việc, làm việc có hiệu quả, đồng thời bộ phận văn phòng phải quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng văn phòng phẩm để có kế hoạch mua sắm kịp thời và phân phối cho các bộ phận.
Thực tế ở công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái chi phí điện, điện thoại bộ phận văn phòng quản lý chưa tốt. Mạng máy tính cá nhân khi ra ngoài trong thời gian dài vẫn cứ để ở chế độ hoạt động nhiều máy tính như vậy sẽ gây lãng phí điện. Chi phí tiền điện thoại cũng là một khoản khá lớn mà trong đó có nhiều cuộc không vì mục đích công việc mà vì mục đích cá nhân. Trong giờ làm việc mọi người hay nói chuyện riêng hoặc lên mạng chát, đọc báo làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Tinh hình sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban trong công ty cũng xảy ra tình trạng lãng phí mà văn phòng không thể kiểm soát được sự lãng phí đó vì văn phòng chưa đưa ra định mức sử dụng các định mức văn phòng phẩm.
Kết quả đạt được: Bộ phận văn phòng đã trang bị đầy đủ cho các nhân
viên trong công ty các trang thiết bị dụng cụ cá nhân phục vụ cho công việc của họ.
Công ty tạo điều kiện cho nhân viên ăn trưa tại công ty cán bộ văn phòng đã tìm được hàng cơm hộp với giá 15000 đồng/ suất, được cán bộ công nhân viên trong công ty đánh giá cao về chất lượng. Để tránh tình trạng thừa cơm gây lãng phí bộ phận văn phòng yêu cầu các phòng ban phải báo số lượng người ăn trưa trong ngày trước 11 giờ trưa để cán bộ văn phòng tổng hợp số lượng và báo cho nhà hàng, đây là một phương thức sử dụng hợp lý trong việc tiết kiệm chi phí
Đối với việc sửa chữa nhỏ khu văn phòng bộ phận văn phòng cũng đưa ra phương thức tiết kiệm chi phí là nếu những hóc có thể tự sửa chữa được thì các bộ phận tự sửa chữa để không mất thêm chi phí thuê ngoài. Để quản lý chi phí của máy fax cán bộ văn phòng yêu cầu bộ phận sử dung máy fax phải vào sổ theo dõi ghi rõ nội dung, ngày tháng, số lượng bản fax.