Hiện đại hóa văn phòng là mục tiêu không chỉ của riêng văn phòng công ty mà nó còn là xu thế của mọi công ty hiện nay khi văn phòng đang trở thành phòng ban không thể thiếu của công ty, nó là bộ mặt của công ty. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, tin học máy tính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi hầu hết. Các công việc giấy tờ đều được hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Do đó cách mua sắm các trang thiết bị và bố trí văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu hướng đó. Nắm bắt được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý thì ban lãnh đạo công ty đã kịp thời ứng dụng những thành tựu đó trong công tác quản lý văn phòng như:
Mạng máy tính kết nối nội bộ: Giúp cho việc truyển tải thông tin chính xác,đầy đủ, nhanh tróng cho việc tiếp nhận và xử lý kịp thời những sai sót. - Cập nhật những thông tin mới nhất, trao đổi thông tin giữa các phòng ban - Giúp cho việc quản lý thông tin của lãnh đạo được thường xuyên,chặt chẽ, luôn theo sát tình hình.
- Tiết kiệm chi phí thời gian, tiền bạc của công ty...
phổ biến trong hệ thống công ty bởi nó thuận lợi cho những thông tin quan trọng, thông tin khẩn, thông tin gửi đích danh...
- Không những thế các phần mềm quản lý còn là trợ thủ cho các nhà lãnh đạo, giúp cho khối lượng công việc được giảm bớt, theo dõi tình hình thường xuyên, chặt chẽ, tăng cường công tác quản lý của lãnh đạo.
- Kết nối công nghệ Internet cho hệ thống mạng công ty giúp nhân viên, lãnh đạo có thể cập nhật thông tin nhanh nhất, kịp thới nắm bắt được cơ hội, quảng cáo, mang đến những thông tin của công ty đến với mọi người...
Có thể nói sau một thời gian hoạt động công ty đã có những lúc gặp phải nhiều khó khăn cả về vật chất, kỹ thuật, con người nhưng nhờ sự lỗ lực của ban lãnh đạo và nhân viên công ty thì giờ đây công ty đang ra sức củng cố công ty một cách hoàn thiện về cả vật chất và con người.
Hệ thống nhà kho cất trữ tài liệu hồ sơ công ty được đảm bảo an toàn, vệ sinh và phòng chống mối mọt. Nhà kho lưu trữ được bố trí các giá xếp tài liệu bằng kim loại và tránh ẩm mốc và được nhân viên lau dọn sạch sẽ.
Dưới sự quản lý chặt chẽ, theo dõi, giám sát kịp thời đã nâng cấp các trang thiết bị văn phòng theo hướng hiện đại hóa văn phòng. Không chỉ đối với văn phòng mà các phòng ban khác cũng dần được hiện đại hóa nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc. Điều này có tác động tích cực đến chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty và trình độ quản lý của công ty được đánh giá cao.
Quy định của công ty cũng quy định rõ trách nhiệm của phòng hành chính là theo dõi, quản lý việc khai thác các thông tin trên mạng có mục đích rõ ràng, có hiệu quả cho công việc và giúp thư giãn trong quà trình làm việc của nhân viên nói chung để tránh tình trạng khai thác thông tin thừa, không mang lại kết quả.