nghiệp kinh doanh vấn đề hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận luôn được đặt lên hàng đầu
Khắc phục được tình trạng giải quyết công việc không đúng trình tự, không đúng thời gian và không đúng tiến độ của các phòng.
2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn côngty. ty.
Việc bố trí vị trí làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đế hiệu quả công việc, chất lượng công việc. Vì vậy mỗi doanh nghiệp có sự bố trí khác nhau theo điều kiên của doanh nghiệp sao cho phù hợp, tận dụng tối đa mặt bằng của văn phòng.
Phòng hành chính tổng hợp của công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái được bố trí theo sơ đồ mở- kín: gồm một phòng liền nhau, phòng làm việc của trưởng phòng với phó phòng và thư ký và toàn bộ nhân viên văn phòng
Tuy nhiên không gian làm việc của phòng chưa rộng lắm, do diện tích mặt băng của công ty còn chật hẹp, nhưng văn phòng có cách bố trí khá phù hợp, hợp lý để tận dụng tối đa cơ sở vật chất, kỹ thuật, trưởng phòng và nhân viên cùng làm việc một phong để thận tiện cho quá trình trao đổi tài liệu và quản lý nhân viên.
Các bàn làm việc của nhân viên sát nhau thuận tiện cho việc trao đổi giữa các nhân viên, nhưng chưa có vách ngăn giữa các bàn làm việc. Phó phòng hành chính được bố trí ở vị trí ngay gần bàn làm việc của nhân viên để thuận lợi cho việc quản lý và trao đổi với nhân viên. Tuy nhiên với cách bố trí như thế cũng ảnh hưởng rất lớn tới tâm lý làm việc của nhân viên trong văn phòng.
+Sở dĩ có cách bố trí như trên vì những nguyên nhân sau:
- Tận dụng tối đa mặt bằng văn phòng, tiết kiệm và sử dụng cơ động về diện tích, bởi công ty có diện tích mặt bằng không lớn lắm.
- Giảm thiểu thời gian, chi phí cho việc di chuyển giữa các phòng ban, để trao đổi lưu truyền thông tin, văn bản một cách dễ dàng.
- Tạo môi trường thông thoáng cho nhân viên làm việc và hạn chế việc tiếp khách riêng tại phòng làm việc tạo ra sự tập trung cao cho công việc.
- Thuận lợi cho công tác thu thập, xử lý, vận chuyển thông tin.
- Với cách bố trí như vậy giúp cho thủ trưởng tập trung cao trong công việc, hạn chế sự ảnh hưởng của môi trường làm việc tới việc đưa ra quyết định, biện pháp, đảm bao cho thông tin mật chuyển tới thủ trưởng.
- Trong phòng được bố trí tủ đựng hồ sơ, tài liệu để thuận cho việc tìm kiếm, lưu trữ tài liệu
- Bàn ghế dành cho khách chờ được đặt ngay trong phòng của văn phòng để thuận tiện cho quá trình tiếp khách của công ty
+ Với cách bố trí vị trí làm việc như vậy cũng tồn tại một số nhược điểm sau:
- Phòng làm việc của trưởng phòng không được tách riêng nên ảnh hưởng đến sự tập trung của mỗi cá nhân, hơn nữa việc tiếp khách của trưởng phòng
ngay tại phòng làm việc cũng ảnh hưởng đến tính tập trung và chất lương công việc của nhân viên, tạo cho khách cảm thấy không thoải mái trong khi trao đổi nhất là những vấn đề mang tính bí mật.
- Bố trí vị trí của thư ký như thế không thuận tiện cho việc đón tiếp khách của thủ trưởng cơ quan, kém linh động hơn.
- Các bàn lám việc của nhân viên chưa có vách ngăn sẽ tạo ra không gian thông thoáng cho văn phòng nhưng lại làm thiếu sự tập trung, tính chuyên môn hóa thấp trong công việc.
- Bàn ghế đón khách được bố trí ngay tai phong làm việc của nhân viên như thế ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của các nhân viên khác và khiến cho khách cảm thấy phiền toái, nhất là những vị khách quan trọng.