Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Autoid
(Nguồn: Phòng Hành chính) Giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kế toán Phòng Kỹ thuật Phòng Kinh doanh
27
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty Giám đốc công ty
Giám đốc là người nắm giữ quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành chung toàn bộ các hoạt động của Công ty một cách trực tiếp hoặc gián tiếp qua các phòng ban. Giám đốc có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Quyết định phương hướng, kế hoạch, kinh doanh, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết, tổ chức bộ máy điều hành, kế hoạch đào tạo cán bộ và đề cử Kế toán trưởng, bổ nhiệm, bãi miễn trưởng, phó phòng công ty.
- Phê chuẩn quyết toán của các đơn vị, bộ phận và tổng duyệt quyết toán của Công ty.
- Báo cáo kết quả sản xất kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm theo quy định của pháp luật.
Phòng Kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, công tác Marketing.
- Nghiên cứu, đánh giá thị trường và khả năng cạnh tranh của sản phẩm, dự báo nhu cầu để chủ động đề xuất phương án kinh doanh, từng bước đưa sản phẩm tiếp cận và chiếm lĩnh thị trường.
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám đốc hàng tháng.
Phòng Kỹ thuật
Nghiên cứu sản phẩm: Phòng kỹ thuật là bộ phận trực tiếp thử nghiệm, phân tích và đánh giá ứng dụng của từng loại, nhất là các thiết bị mới. Phối hợp với từng bộ phận liên quan để tổ chức biên dịch, soạn thảo các tài liệu sử dụng, tài liệu giới thiệu… phù hợp với từng loại thiết bị.
Bảo hành sản phẩm: công tác đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ đội ngũ bảo hành chuyên nghiệp thường xuyên được tiến hành. Các kỹ sư luôn cố gắng hết mình trong việc chuyển giao công nghệ, trao đổi với các thành viên đại lý nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng.
Cung cấp các dịch vụ sau bán hàng: Tư vấn đưa ra những định hướng để bổ sung, sửa chữa, chọn lựa thiết bị nâng cấp sao cho phù hợp với khách hàng. Đồng thời duy trì các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng định kỳ sản phẩm thông qua các đợt khảo sát, triển khai lắp đặt và bảo hành.
Phòng Kế toán
Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động kinh doanh của công ty, tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh doanh phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty.
Theo dõi, đối chiếu chấm công lương hàng tháng. Quản lý vận hành hệ thống phần mềm, sổ sách kế toán theo quy định, quản lý hàng hóa, làm thủ tục nhập xuất, thống kê định kì hàng hóa – sản phẩm, tài sản khác.
Thực hiện quyết toán tháng, 6 tháng, năm đúng tiến độ và phối hợp với các phòng chức năng khác của Công ty để hạch toán lỗ lãi cho từng bộ phận sản xuất kinh doanh.
Có quyền tham mưu, đề xuất với ban lãnh đạo công ty về việc thực hiện các chế độ quản lý tài chính, tiền tệ, các khoản thu, chi theo quy định của bộ tài chính và Ủy ban nhân dân thành phố.
Phòng Hành chính
Quản lý theo dõi tình hình chấp hành kỉ luật lao động nội quy công ty; quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên toàn công ty; làm thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng, tuyển dụng nhân sự, hợp đồng lao động; quản lý lao động tiền lương, làm thủ tục xét hết thử việc, nâng lương. Tham mưu cho Ban giám đốc về tổ chức bộ máy sản xuất – kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu của Công ty.
Có quyền đề xuất Ban giám đốc ra quyết định khen thưởng với cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong lao động sản xuất và các hoạt động khác cũng như lập biên bản xử lý và đề nghị hình thức xử lý với các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động và quy chế của công ty.
Nhận xét:
Đây là mô hình tổ chức theo kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng có sự điều chỉnh cho phù hợp với mô hình hoạt động của công ty nhỏ. Ngoài các chức năng đã được tổ chức thành các phòng ban riêng, các chức năng khác của công ty được phân bổ một cách hợp lý vào các phòng ban, đồng thời có sự phối hợp thực hiện chức năng, những công việc quan trọng được giám đốc trực tiếp quyết định hoặc ủy quyền quyết định. Sự điều chỉnh này phù hợp với quy mô nhỏ của công ty và đặc trưng của các công ty thương mại. Với cách tổ chức này, công ty có thể tinh giảm tối đa bộ máy nhưng vẫn đảm bảo được yêu cầu công việc.