Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu ở Công ty TNHH HTVCOM sử dụng các tài khoản:
Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”: được sử dụng để phản ánh trị giá hàng hoá bị trả lại của Công ty.
Tài khoản này có kết cấu và nội dung ghi như sau:
Bên Nợ:
-Trị giá của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán ra.
Bên Có:
-Kết chuyển trị giá của hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ” hoặc tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ” để xác định doanh thu thuần trong kỳ kế toán.
Tài khoản 531 không có số dư cuối kỳ.
Nguyên tắc ghi tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” như sau:
-Tài khoản hàng bán bị trả lại chỉ phản ánh trị giá của số hàng bán bị trả lại (tính theo đúng đơn giá bán ghi trên hoá đơn). Trường hợp bị trả lại một phần số hàng đã bán thì chỉ phản ánh vào tài khoản này trị giá của số hàng bị trả lại đúng bằng số lượng hàng bị trả lại nhân đơn giá ghi trên hoá đơn khi bán.
-Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại này mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”.
Kế toán “Giảm giỏ hàng bán” (TK 532)
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ người bán chấp thuận trên giá đã thoả thuận cho số hàng hoá đã bán vì do hàng bán bị kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Nguyên tắc ghi tài khoản 532:
-Chỉ ghi nhận các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là sau khi đã phát hành hoá đơn. Không ghi nhận khoản giảm giá (cho phép) đã được ghi trên hoá đơn.
Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán tiến hành lập bộ hồ sơ hàng bán bị trả lại gồm có: Hoá đơn bán hàng, biên bản trả lại hàng có xác nhận của hai bên, phiếu xuất kho của bên mua, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại theo định khoản:
Nợ TK 531, 532 Nợ TK 3331
Có TK 111,112, 131.
Đồng thời lập phiếu nhập về chủng loại số lượng, giá nhập theo định khoản: Nợ TK 156
Có TK 632
Ở Công ty TNHH HTVCOM rất hiếm khi có trường hợp hàng bán bị trả lại nên nghiệp vụ này rất ít xảy ra, trong tháng 12/2012 Công ty không xảy ra trường hợp nào nên em xin phép không dẫn chứng cụ thể ở đây.
2.2. Kế toán giá vốn hàng bán.
2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán.
* Chứng từ:
Đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá
Sổ chi tiết, sổ cái, sổ nhật ký chung
* Qui trình luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán
Sơ đồ 2.4. Qui trình luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán
Người P. KD Kê toán KTT Thủ kế toán mua BH kho
Nhân viên lưu bán hàng trữ
Xin mua Đơn đặt Lập Ký Xuất ghi sổ hàng PXK PXK hàng
(Nguồn: Phòng kế toán)
- Tài khoản sử dụng:
Tk 632 –Giá vốn hàng bán: Dựng để phản ánh trị giá vốn hàng bán trong kỳ của Công ty.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 632 :
Bên nợ:
•Trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp theo từng hoáđơn •Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
•Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng năm trước.
Bên có :
•Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (khoản chênh lệch giữa số phải lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản đã lập dự phòng năm trước)
•Kết chuyển giá vốn của hàng hoá, dịch vụ vào bên nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ
Cụ thể trong tháng 12/2012 có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:
Ngày 16 tháng 12 năm 2012 bán cho chị Hương ( Công ty Phương Dung) 02 máy in HP 2900, giá chưa bao gồm 10% thuế GTGT 5.342.000đ/chiếc.
Bảng 2.7. Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 16 tháng 12 năm 2012 Số: 475
Nợ TK 632: 9.290.435 Có TK 156: 9.290.435
Họ tên người nhận hàng: Chị Hương Địa chỉ: Công ty Phương Dung Lý do xuất kho: Bán lẻ
Xuất tại kho: Công ty TNHH HTVCOM
Tên sản phẩm, hàng Đơn vị Số lượng Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Máy in HP 2900 Cái 2 2 4.645.217 9.290.435 Cộng 9.290.435 Ngày 16 tháng 12 năm 2012
Phụ trách bộ phận bán hàng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Từ phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng hoá xuất bán Có TK 156
2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán.
Kế toán căn cứ vào các hoá đơn nhập, xuất kho hàng ghi sổ chi tiết TK 632.
Sơ đồ 2.5. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán:
Chứng từ gốc (phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hoá)
(Nguồn: phòng kế toán)
Bảng 2.8. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tài khoản : 632 Tên sản phẩm: Máy in HP2900 Năm 2012 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK Số Ngày tháng Tổng số tiền Chia ra 632 ... 386 02/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 389 03/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 392 05/12 Máy in HP 2900 156 9.290.435 9.290.435 395 06/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 413 09/12 Máy in HP 2900 156 18.580.870 18.580.870 427 10/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 451 13/12 Máy in HP 2900 156 9.290.435 9.290.435 475 16/12 Máy in HP 2900 156 9.290.435 9.290.435 482 20/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 491 25/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 494 27/12 Máy in HP 2900 156 13.935.651 13.935.651 497 29/12 Máy in HP 2900 156 4.645.217 4.645.217 Cộng số PS 92.904.348 92.904.348 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Nguồn: Phòng kế toán)
2.2.3. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Kế toán căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái tài khoản 632. Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 632 và sổ cái TK 632 để lập các báo cáo kế toán.
Sơ đồ 2.6. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
(Nguồn: phòng kế toán)
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 632
Bảng 2.9. Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán
CÔNG TY TNHH HTVCOM Mẫu số SO03b- DNN
Theo QĐ số 48/QĐ – BTC
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tháng 12/2012 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Nhật ký chung Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số hiệu Trang số STT dòng 01/12 Máy tính Cereon 15.956.522 01/12 Máy tính Intel Pentium III 18.695.652 05/12 Máy tính Intel Pentium IV 20.678.261 16/12 Máy in HP 2900 9.290.435 18/12 Loa 8.869.565 20/12 Chuột MT Genius 165.217 21/12 Màn chắn 313.043 23/12 Bàn phím 191.304 23/12 Màn hình 1.695.652
... ... ... 31/12 Kết chuyển giá vốn tháng 12 815.416.990 Tổng cộng 815.416.990 815.416.990 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 2.3. Chi phí bán hàng: 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ: Hợp đồng, phiếu chi, giấy báo nợ, chứng từ phải trả... * Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng TK 641: được sử dụng để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ, được chia thành 7 tài khoản cấp 2 như sau:
TK 6411- Chi phí nhân viên TK 6412- Chi phí vật liệu bao bì TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414- CP khấu hao TSCĐ bộ phận bán hàng TK 6415- Chi phí bảo hành sản phẩm
TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418- Chi phí bằng tiền khác
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 :
Kết cấu:
Bên nợ:
• Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ.
Bên có:
• Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng • Kết chuyển chi phí bán hàng.
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Trong tháng 12/2012 Công ty có ký hợp đồng quảng cáo mặt hàng máy tính Intel Pentium IV với Báo Đầu Tư như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_____________
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ QUẢNG CÁO Số:05.12/2012/HĐQC
- Căn cứ Luật dân sự nước cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 33/2005/QH11 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Căn cứ Luật Thương mại nước cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam số36/2005/QH11 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Căn cứ vào khả năng và nhu cầu của hai bên
Hôm nay, ngày 16 tháng 12 năm 2012 tại Công ty TNHH HTVCOM chúng tôi gồm có:
BÊN THUÊ QUẢNG CÁO: CÔNG TY TNHH HTVCOM
Đại diện : Ông Vũ Văn Hán Chức vụ : Giám đốc
Địa chỉ : Số 250 C14 TT 918 Phường Phúc Đồng, Quận Long Biên, Hà Nội
Điện thoại : 0437170769 Fax : 0432321660
Tài khoản : 104179099
Tại : Ngân hàng TMCP Á Châu- PGD Phúc Tân - Hà Nội Mã số thuế : 0104559917
Trong hợp đồng này gọi tắt là bên A
BÊN NHẬN DỊCH VỤ QUẢNG CÁO : Báo Đầu Tư
Đại diện : Ông Lương Phú Cường Chức vụ : Tổng Biên Tập
Địa chỉ : Số 12 phố Đào Tấn, P. Cống Vị, Q. Ba Đình, TP Hà Nội Điện thoại : 04 37320475 Fax :
Tài khoản : 109786690 Tại Ngân hàng ACB - PGD Huỳnh Thúc Kháng - Hà Nội Mã số thuế : 0101582355
Trong hợp đồng này gọi tắt là bên B
Sau khi bàn bạc thảo luận hai bên đồng ý ký hợp đồng quảng cáo với những nội dung và điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung công việc
- Bên A thuê bên B làm dịch vụ quảng cáo máy tính Intel Pentium IV bằng hình thức quảng cáo thông tin kinh tế trên tạp chí của Báo Đầu Tư kỳ 1 và kỳ 2 tháng 12/2012.
- Chi tiết quảng cáo: có hình ảnh đính kèm. Điều 2: Phí dịch vụ và phương thức thanh toán:
– Tổng chi phí dịch vụ theo hợp đồng là: 11.000.000đồng , bao gồm 10% thuế GTGT. (Viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn).
– Bên A thanh toán cho bên B bằng hình thức chuyển khoản VNĐ ngay sau khi bên B thực hiện hoàn thành dịch vụ theo hợp đồng.
Điều 3: Quyền và nghĩa vụ của bên A
- Bên A có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực, chính xác về hoạt động sản xuất, hàng hóa dịch vụ thương mại của đơn vị mình và chịu trách nhiệm về các thông tin do mình cung cấp cho bên B.
- Bên A có quyền lựa chọn hình thức, nội dung, phương tiện, phạm vi và thời hạn quảng cáo thương mại.
- Khi có sự tranh chấp của bên thứ ba về những nội dung thông tin kinh tế, nhãn hiệu hàng hóa, bản quyền… đối với bên A thì bên A phải tự mình giải quyết, trong trường hợp đó bên B có quyền đơn phương đình chỉ hợp đồng và yêu cầu bên A chịu trách nhiệm bồi thường chi phí cho bên B (nếu có).
- Bên A có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng dịch vụ quảng cáo theo nội dung, điều khoản đã ký kết.
- Trả phí dịch vụ quảng cáo theo thỏa thuận nêu tại Điều 2 của hợp đồng. Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của bên B
- Yêu cầu bên thuê quảng cáo cung cấp thông tin quảng cáo trung thực, chính xác theo đúng thời hạn của hợp đồng .
- Thực hiện dịch vụ quảng cáo thương mại theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. - Nhận phí quảng cáo theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Điều 5: Điều khoản về tranh chấp
- Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện hợp đồng, nếu có vấn đề bất lợi gì phát sinh, các bên phải kịp thời báo cho nhau biết và chủ động bàn bạc giải quyết trên cơ sở thương lượng đảm bảo hai bên cùng có lợi (có lập biên bản ghi toàn bộ nội dung đó).
- Trường hợp có nội dung tranh chấp không tự giải quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại tới tòa án TP Hà Nội là cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Các chi phí về kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án do bên có lỗi chịu.
Căn cứ vào hợp đồng, kế toán làm thủ tục chuyển trả tiền sau khi bên B đã hoàn thành nghĩa vụ theo thoả thuận của hợp đồng cho Báo Đầu Tư qua UNC theo mẫu sau:
Bảng 2.11. UỶ NHIỆM CHI
UỶ NHIỆM CHI Số: 267
Ngày 25/12/2012
Đơn vị trả tiền: Tên TK: CÔNG TY TNHH HTVCOM
Số TK : 104179099 Tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh: PGD Phúc Tân Đơn vị thụ hưởng: Tên TK : Báo Đầu Tư
Số TK : 109786690 Tại ngân hàng Á Châu – chi nhánh: PGD Huỳnh Thúc Kháng Số tiền bằng chữ: Mười một triệu đồng. Bằng số : 11.000.000đ
Nội dung: Thanh toán tiền dịch vụ quảng cáo theo HĐ số 05.12/2012/HDDQC Đơn vị trả tiền Ngân hàng Á Châu Ngân hàng B
Ngày ghi sổ:... Ngày ghi sổ:... Kế toán trưởng Chủ tài khoản Giao dịch viên Trưởng đơn vị Giao dịch viên Trưởng đơn vị
(Nguồn: Phòng Kế toán)
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng, chứng từ phải trả và các chứng từ hạch toán kế toán ghi sổ chi tiết TK 641 và định khoản:
Nợ TK 641- chi tiết từng khoản mục chi phí Có TK 111,112,331,338...
Sơ đồ 2.7. Qui trình hạch toán chi tiết chi phí bán hàng:
Chứng từ gốc
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Bảng 2.12. Sổ chi tiết chi phí bán hàng SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản : 641 Năm 2012 ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK Số Ngày tháng Tổng số tiền Chia ra 641 ... PKT 10/12 Phân bổ CP thuê CH tháng 12 242 7.500.000 7.500.000 155 14/12 Chi tiền vận chuyển 111 7.000.000 7.000.000 PKT 20/12 Trích KH TSCĐ
tháng 12
214 3.500.000 3.500.000 BNO 25/12 Thanh toán tiền
dịch vụ quảng cáo
112 10.000.000 10.000.000 198 31/12 Tiền lương phải trả
NVBH T12
334 8.400.000 8.400.000 ... ...
Cộng số PS 65.990.903 65.990.903 ....
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
2.3.3. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng.
(Nguồn: Phòng kế toán)
Bảng 2.13. Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 641
CÔNG TY TNHH HTVCOM Mẫu số S03
Theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC Ngày 14/9/2006 của
BTC
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tháng 12/2012
Chứng từ Diễn giải Tài
khoản Nhật ký chung Phát sinh nợ Phát sinh có Ngày Số hiệu Trang số STT dòng PKT 10/12 Phân bổ CP thuê CH tháng 12 242 142 24 7.500.000 155 14/12 Chi tiền vận chuyển 111 148 32 7.000.000 PKT 20/12 Trích KH TSCĐ tháng 12 214 152 27 3.500.000
BNO 25/12 Thanh toán tiền dịch vụ quảng cáo
112 158 41 10.000.000 198 31/12 Tiền lương phải
trả NVBH T12
334 162 35 8.400.000
... ... ...
CPBH T12
Tổng cộng 65.990.903 65.990.903
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Nguồn: Phòng Kế toán)
2.4. Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.4.1.Chứng từ và thủ tục kế toán:
* Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ thường được sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp