C .LỢI ÍH ỦA Ổ ĐÔNG
b. Thực trạng tại VOSA Sài Gòn
Thực trạng trong thanh toán
Do đặc thù của nghành hàng hải, đặc biệt là nghiệp vụ đại lý tàu nên trong thanh toán có những quy định riêng. Do vậy việc quản trị tiền, các khoản phải thu tài VOSA chịu tác động khá lớn từ những quy định đặc thù.
Những quy định trong thanh toán của nghiệp vụ đại lý tàu:
Đại lý thanh toán với người ủy nhiệm theo hình thức dứt điểm từng chuyến với quy định sau:
+ Người ủy nhiệm (chủ tàu, người thuê tàu) phải trực tiếp thanh toán cho đại lý: - Các khoản chi phí tàu ra vào cảng phải trả theo quyết định hiện hành của pháp luật nhà nước.
- Các khoản chi tiêu của tàu trong thời gian tàu hoạt động tại khu vực cảng. - Có thể người ủy nhiệm yêu cầu hoặc thỏa thuận trong hợp đồng với người thuê tàu, một phần chi phí hoặc toàn bộ chi phí có người thứ ba thanh toán trực tiệp với đại lý.
+ Sau mỗi chuyến tàu, đại lý có trách nhiệm tổng kết các chi phí và chứng từ gốc, nếu người ủy nhiệm kiểm tra chứng từ trong vòng 30 ngày mà không có ý kiến gì coi như chấp nhận thanh toán.
+ Các giấy yêu cầu được thuyền trưởng hoặc đại diện hãng tàu xác nhận đều là chứng từ có giá trị thanh toán các chi tiêu của tàu.
+ Ngoài các chi phí trên, người ủy nhiệm phải trả tất cả các khoản như thủ tục phí ngân hàng, các khoản đại lý chi cho phục vụ như tem thư, điện tín, điện thoại, để giải quyết công việc theo yêu cầu của người ủy nhiệm.
+ Người ủy nhiệm chuyến hoặc người ủy nhiệm dài hạn phải ký ngân khoản tiền tối thiểu chi cho một chuyến tàu ra vào cảng và hoạt động ở cảng (kể cả cước phí) theo dự kiến của đại lý.
- Số tiền do người đại lý ước tính và báo cho người ủy nhiệm chuyển tiền. - Nếu số tiền ký không đủ do chi đột xuất tăng lên thì người ủy nhiệm phải chuyển tiền gửi thêm.
- Trường hợp đại lý phải ứng trước tiền thì lãi suất tùy tháng theo lãi suất hiện hành của ngân hàng.
+ Đại lý có toàn quyền sử dụng tiền ký ngân của người ủy nhiệm để chi trả các khoản đã dự đoán trước. Trong trường hợp bất thường, đại lý phải hỏi người ủy nhiệm trước khi chi.
+ Số tiền ký ngân không dùng hết phải hoàn lại người ủy nhiệm. Nếu người ủy nhiệm dài hạn, đại lý phải báo cáo kết quả, kết tiền ký ngân và xin ý kiến của người ủy nhiệm dài hạn về việc sử dụng số tiền thừa.
Thực trạng quản lý vốn bằng tiền
Doanh nghiệp nào cũng lưu giữ vốn bằng tiền nhằm vào các mục đích như mua bán, đầu cơ, phòng bị. Tuy nhiên, dù lưu giữ với mục dích nào thì quản lý vốn bằng tiền cũng là vấn đề rất quan trọng. Quản lý vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp biết được lượng vốn bằng tiền cần lưu giữ, lưu giữ trong bao lâu …
Tại VOSA Sài Gòn, do là doanh nghiệp kinh doanh về cung cấp các dịch vụ cho tàu biển, có quan hệ làm ăn với các hãng tàu trong nước cũng như nước ngoài. Do đó vốn bằng tiền không chỉ có VNĐ mà còn có tiền ngoại tệ mà chủ yếu là đô la Mỹ. Nên để tiện quản lý, trong công các hạch toán vốn bằng tiền có những nguyên tắc chung sau:
+ Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ.
+ Doanh nghiệp đã sử dụng ngoại tệ trong kinh doanh thì hạch toán sẽ sử dụng tỷ giá thực tế do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi ngoại tê ra đồng Việt Nam, chênh lệch do biến động tỷ giá sẽ được phản ảnh vào TK 413.
Đối với các nghiệp vụ phát sinh tiền mặt thì ở VOSA có mở hai loại sổ nhật ký đặc biệt là “Nhật ký thu tiền” (thu tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) và “Nhật ký chi tiền”. Như vậy để quản lý vốn bằng tiền VOSA Sài Gòn sẽ theo dõi thông qua hệ thống số sau:
-Sổ nhật ký chung. -Sổ nhật ký đặc biệt. -Sổ nhật ký thu tiền. -Sổ nhật ký chi tiền.
-Sổ quỹ tiền mặt (được mở chi tiết theo đơn vị tiền tệ là VNĐ và USD) -Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
-Sổ phụ. -Sổ cái.
Một nguyên tắc trong quản trị tiền là tăng tốc độ thu hồi và giảm tốc độ chi tiêu. Thực tế tại VOSA Sài Gòn do quá trình thanh toán chủ yếu thông qua ngân hàng dưới hình thức là lệnh chuyển tiền, doanh thu tại công ty chủ yếu là làm dịch vụ đại lý tàu mà theo quy định thì trước khi thực hiện nghiệp vụ này, các hãng tàu đều phải ký ngân
trước một khoản nên kỳ thu tiền bình quân tại doanh nghiệp không cao. Do vậy tốc độ thu hồi các khoản phải thu tại Vosa là khá nhanh chỉ trậm trễ chủ yếu là do những yếu tố khách quan như bên ngân hàng mở tài khoản ký ngân chuyển tiền chậm …
Thực trạng quản lý khoản phải thu
Để quản lý khoản phải thu, VOSA Sài Gòn áp dụng một số quy định chung sau: + Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Kế toán phải theo dõi chặt từng khoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ nần dây dưa, ứ đọng. Đối tượng phải thu là khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ.
+ Không phản ánh vào tài khoản phải thu các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay.
+ Những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận sối nợ phải thu bằng văn bản.
+ Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng tiền mặt, bằng séc … mà thanh toán bằng hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, biên bản xóa nợ kèm theo các bằng chứng xác đáng về số thất thu.
+ Phải xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu xác nhận bằng văn bản đối với các nợ tồn đọng lâu ngày chứ và khó có khả năng thu hồi được để làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi về các khoản nợ phải thu này. Ngoài phải thu khách hàng là chủ yếu, trong các khoản phải thu còn có khoản phải thu khác nhằm ghi nhận:
- Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân , còn chờ xử lý.
- Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể ( trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng… đã được xử lý bắt bồi thường.
- Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi hoặc xữ lý.
- Các khoản tiền cho đơn vị nhận ủy thác xuất , nhập khẩu nộp hộ để mua hàng hộ hoặc nộp hộ các loại thuế.
- Các khoản phải thu khác.
Phải thu khách hàng tại VOSA Sài Gòn được ghi nhận vào toài khoản 131 như sau:
BÊN NỢ:
- Phí đại lý, phí dịch vụ, hoa hồng được hưởng từ các dịch vụ đại lý tàu biển, đại lý cho tàu container và các dịch vụ hàng hải khác do doanh nghiệp thực hiện.
- Kết chuyển các khoản chi hộ được khách hàng chấp nhận thanh toán trong các hoạt động dịch vụ đại lý.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Các khoản chi hộ chủ hãng tàu hoặc chủ hàng được công ty cho thuê container trong các hoạt động dịch vụ đại lý và hoạt động cho thuê lao động.
- Các khoản nợ và tiền lãi phải thu khác. BÊN CÓ:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. - Bù trừ các khoản phải thu, phải trả với khách hàng. SỐ DƯ BÊN NỢ:
- Số tiền còn phải thu khách hàng.
Khoản phải thu của khách hàng chủ yếu phát sinh do Vosa Sài Gòn chấp nhận tín dụng đối với các khách hàng là những hãng tàu đã có quan hệ làm ăn lâu năm và có tàu thường xuyên ra vào cảng. Khi đó, nếu khoản tiền ký ngân của một chuyến tàu của hãng này thiếu, không đủ do chi đột xuất tăng lên hay công tác ước tính chi phí ban đầu không chinh xác thì Vosa Sài Gòn có thể cho hãng tàu trả chậm và sẽ tính bù vào khoản tiền ký ngân của chuyến tàu tiếp theo của hãng khi vào cảng.
Chính sách thu hồi nợ
Bộ phận kế toán công nợ và thanh toán quốc tế tại Vosa sẽ lưu giữ tất cả các hồ sơ chi tiết của một chuyến tàu gọi là hồ sơ con tàu, đồng thời cũng lưu giữ tất cả các hồ sơ về quá trình thanh toán của các hãng tàu, còn tàu. Việc lưu giữ hồ sơ này giúp cho doanh nghiệp luôn quản lý được tình hình công nợ.
Khi có một khách hàng chậm thanh toán thì thủ tục thông thường đầu tiên là gửi một bản sao tài khoản của hãng tàu.
Tiếp theo là sử dụng điện thoại, hoặc thư tín gửi công văn nhắc nợ ngày càng thúc bách hơn. Biện pháp sử dụng chủ yếu là nhắc nhở, thúc ép khách hàng thanh toán các khoản nợ.
Nếu các biện pháp này không có hiệu lực, thì doanh nghiệp buộc phải nhờ đến cơ quan có thẩm quyền để đòi các khoản nợ khó đòi của mình. Tuy nhiên đây là một biện pháp mà doanh nghiệp rất hạn chế sử dụng.