Trong thời kỳ đổi mới hiện nay, công tác kế toán luôn được chú trọng ở tất cả các doanh nghiệp vì tầm quan trọng của nó. Chức năng của kế toán là ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh của một doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn cung cấp thông tin cho rất nhiều đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhà quản lý, các thông tin
này giúp cho họ có những cơ sở để đưa ra những quyết định kinh tế phù hợp. Với các nhà đầu tư, các thông tin này là cơ sở để ra các quyết định đầu tư. Vì vậy công ty ngày càng hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán để có thể tạo vừa tạo ra cho doanh nghiệp một hình ảnh đẹp, vừa giúp công ty có thể hoạt động ngày một hiệu quả.
Việc hạch toán và quản lý NVL có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty CPĐTXD&PTĐT Lilama. Đặc biệt là đối với công ty hoạt động chủ yếu trong ngành xây lắp, kế toán NVL là rất quan trọng và cần thiết, nó ảnh hưởng đến tiến độ, chát lượng cũng như giá thành của mỗi công trình hoàn thành. Thực hiện tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp phần đẩy nhanh thời gian thi công, tránh thời gian thừa lãng phí, giúp tính toán đúng và hợp lý giá thành của mỗi công trình. Trong điều kiện ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường, kế toán là công cụ hữu ích để công ty có thể phân tích được tình hình sử dụng NVL của mình, từ đó có hướng đầu tư và phương pháp quản lý thích hợp để tạo nên sức mạnh nội lực. Việc hạch toán và quản lý NVL hiện nay tại Công ty đang được hoàn thiện để đáp ứng những nhu cầu trên. Để hoàn thiện được công tác này, công ty cần thấy rõ những điểm mạnh và điểm yếu của mình trong công tác kế toán.
Như đã phân tích ở trên, hướng hoàn thiện cho công tác kế toán NVL là cần đi sâu vào quản lý chi tiết NVL ở từng tổ đội, từng hạng mục công trình. Cũng như công ty cần phải có biện pháp đẩy nhanh quá trình luân chuyển chứng từ từ các tổ đội xây dựng về tới phòng tài chính kế toán. Công ty cũng đang có hướng tuyển thêm nhân lực cho phòng kế toán để chia sẻ công việc, giúp cho mỗi nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất, không ôm đồm mà tạo được năng suất lao động cao nhất.
3.2. Các phương pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP ĐTXD&PTĐT Lilama.
Trên cơ sở tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL tại công ty CP ĐTXD&PTĐT Lilama, kết hợp với kiến thức của bản thân e xin đưa ra một số ý kiến đề xuất như sau
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu.
Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý tốt vật liệu. Ta thấy rằng ở nước ta vật liệu được sản xuất ở nhiều nơi với trình độ kỹ thuật khác nhau nên chất lượng số lượng, kích cỡ… cũng có sự khác nhau. Do đó yêu cầu quản lý vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ khối lượng, chất lượng vật liệu nhập kho để đảm bảo tạo ra những công trình tốt nhất. Và yêu cầu quản lý vật liệu là phải quản lý tất cả các khâu: Thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.
• Ở khâu thu mua
Công ty thường xuyên tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất. Vật tư được thu mua theo tiến độ thi công của công trình. Công ty cần ký kết hợp đồng với nhà cung cấp để đảm bảo vật tư luôn được đáp ứng đầy đủ theo các yêu cầu về số lượng, chủng loại, số lượng và giá cả. Công ty cần cử các nhân viên có kỹ thuật đi kiểm tra hàng nhập về để đảm bảo yêu cầu về chất lượng cho NVL nhập kho.
Việc mua vật tư cần thực hiện theo giai đoạn và theo nhu cầu để tránh tình trạng tồn đọng lâu dài dẫn đến mất mát, hư hỏng… cần khai thác nguồn hàng có giá cả hợp lý, tìm biện pháp tiết kiệm chi phí thu mua, từ đó công ty sẽ hạ thấp được chi phí NVL góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm.
Để tăng cường quản lý chi phí NVL, công ty nên quy định đối với các khoản chi phí thu mua NVL có giá trị lớn thì phải cử cán bộ cung ứng trực tiếp đi liên hệ, ký hợp đồng để đảm bảo số lượng, chất lượng NVL đầu vào là tốt. Bên cạnh đó, hàng quý các xí nghiệp phải lập tờ trình ghi rõ kế hoạch của đội trong việc thu mua NVL cho thi công công trình: về cả số lượng, chủng loại, giá cả. Nếu có sự thay đổi, phụ trách các đội phải có nghĩa vụ thông báo cho cán bộ cung ứng.
• Vấn đề bảo quản nguyên vật liệu
Công ty cần quan tâm đến việc tổ chức tốt kho tang bến bãi, trang thiết bị đầy đủ, các phương tiện cân đo, kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu tránh hư hỏng, mất mát hao hụt và đảm bảo an toàn
• Vấn đề sử dụng nguyên vật liệu
Việc xuất kho vật tư đưa vào sử dụng cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng công trình, từng loại công việc một cách hợp lý.
Quản lý vật tư đưa vào sử dụng là một yêu cầu quan trọng trong việc quản lý vật tư. Giám sát công trình, tổ trưởng, đội trưởng bộ phận sử dụng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư đưa vào sử dụng thông qua việc giám sát và nghiệm thu kết quả vào cuối ngày lao động. Việc quản lý sử dụng vật tư không đúng yêu cầu sẽ dẫn đến thiệt hại rất lớn không chỉ về vật tư mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình. Công tác quản lý này cũng nhằm đảm bảo không mất mát trong quá trình sử dụng.
Để hạn chế trong việc khai tăng chi phí do hình thức kinh doanh theo kiểu giao khoán gây ra thì công ty có thể quy định các định mức sử dụng trong thi công, nhiên liệu cho chạy máy sao cho sát với thực tế thi công, đồng thời cho phép các đơn vị được phép kết chuyển những khoản chi phí vật tư vào quỹ khen thưởng của đơn vị để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm NVL cũng như xử phạt với những trường hợp sử dụng lãng phí NVL. Từ đó nâng cao trách nhiệm của mỗi người trong quản lý sử dụng vật tư và tránh tình trạng phá đi làm lại gây thiệt hại cho công ty.
• Vấn đề dự trữ nguyên vật liệu
Công ty phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu từng loại vật tư để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh bình thường không bị ngừng trệ gián đoạn, hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng.
Xuất phát từ vị trí hết sức quan trọng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên yêu cầu phải quản lý NVL chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua,
bảo quản, sử dụng và dự trữ, cần phải cải tiến công tác quản lý cho phù hợp với thực tế sản xuất và vấn đề quản lý vật liệu được tốt thì công tác hạch toán NVL là không thể thiếu được.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán toán
- Trường hợp giảm giá NVL kế toán ghi: Nợ TK 111,112,331...
Có TK 152 Có TK 1331
Trường hợp này chỉ đúng với những NVL chưa xuất dựng hoặc xuất dựng nhưng chưa sử dụng, còn đối với những NVL đã xuất dựng rồi thì bút toán này chưa đúng. Lúc này phần giảm giá chỉ được phản ánh trên số liệu tổng hợp chứ không được phản ánh trên sổ chi tiết NVL, dẫn đến hiện tượng không trùng khớp giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết NVL. Hơn nữa cũng không phản ánh đúng kết quả kinh doanh trong kỳ.
Nếu xuất sử dụng NVL không hết thì kế toán nên đưa bút toán ghi giảm như sau:
Nợ TK 152: NVL thừa nhập kho Có TK 621, 623, 627: Giảm chi phí
- Trường hợp xuất kho NVL phục vụ sản xuất, kế toán ghi: Nợ TK 621: Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Có TK 152 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhưng ở công ty không ghi bút toán phản ánh NVL không dùng hết nhập lại kho. Như thế đã không phản ánh đúng tình hình tồn kho NVL và không phản ánh đúng chi phí phát sinh trong kỳ sản xuất.
- Trường hợp xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho các đội để mua nguyên vật liệu thì kế toán cần phải thực hiện ghi chép kịp thời
Nợ TK TK 141 Có TK 111, 112
Vì trường hợp sang tháng vật tư mới vè thì số tiền đó tạm ứng không được theo dõi trên TK nào. Trong báo cáo kế toán sẽ giảm đi một lượng tiền mà không rõ nguyên nhân do vậy phải ghi chép ngay.
Giá cả NVL trên thị trường thường thay đổi liên tục, nhưng công ty lại không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, như vậy là không tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng của kế toán.
- Theo em, công ty vào cuối mỗi kỳ kế toán nên kiểm kê số lượng NVL còn lại trong kho và tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo em thì ta nân dự phòng các loại nguyân vật liệu chính phục vụ cho xây dựng và cú biến động về giỏ mạnh như thép hay xi măng. 6 tháng đầu năm thì giỏ vật liệu ít cú biến động nhưng theo tổng công ty thép Việt Nam thì doanh nghiệp đó tăng thờm trung bình 1,3 triệu đồng/tấn và là lần tăngg thứ 5 kể từ đầu tháng 7, bờn cạnh đú thì xi măng cũng cú biến động nhẹ. Tháng 8 tuy là tháng ngõu, một số cụng trình xây dựng lớn và cà dân dụng đều tạm ngừng thi cụng nhưng giỏ thép và xi măng vẫn tăng, trong tháng 9 giỏ vật liệu vẫn tăng. Vỡ thế doanh nghiệp cần dự báo và theo kế hoạch sử dụng vật liệu của cơng ty để cú thể dự phòng giảm giỏ tốt với tất cả các nguyân vật liệu khác ngoài hai vật liệu chính là xi măng và thép vỡ đến cuối năm giỏ của các lại vật liệu cú thể sẽ cũn tăng mạnh.
Việc hạch toán tình hình nhập xuất NVL, công ty không hạch toán chi tiết cho từng loại NVL đã phân loại mà tất cả đều được hạch toán chung trên tài khoản 152. Như vậy, công tác quản lý NVL sẽ kém hiệu quả.
Việc phân bổ chi phí NVL tại các đơn vị trong công ty đã thực hiện phân bổ chi tiết cho từng công trình. Bảng phân bổ NVL của công ty đã tương đối rõ rang cho từng đối tượng tính giá thành. Tuy nhiên theo em trong bảng phân bổ Tk 152 nên chi tiết cụ thể để biết được mức tiêu hao của từng loại NVL, để có cách thức quản lý.
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Qua theo dõi chứng từ ban đầu ở các đội, việc xử lý để chuyển lên phòng kế toán trung tâm còn chậm do đú phải có biện pháp quy định về mặt thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời. Phòng kế toán nên quy định thời gian từ 10 đến 15 ngày tuỳ theo điều kiện mà nhân viên kinh tế của từng xí nghiệp, tổ đội phải chuyển chứng từ ban đầu cho phòng kế toán.
KẾT LUẬN
Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, công tác quản lý vật liệu, luôn được quan tâm chú trọng của các nhà quản lý. Đặc biệt là trong giai đoạn
hiện nay, khi mà sự cạnh tranh trở nên gay gắt và khốc liệt hơn, đòi hỏi phải hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn giữ được chất lượng tốt của sản phẩm.
Đối với ngành xây dựng cơ bản nói chung và Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển đô thị Lilama nói riêng, đặc điểm sản xuất cũng như điều kiện thi công các công trình mang tính đặc thù, công trình ở đâu thì vật liệu, vật tư được tập hợp ở đó. Do vậy, công tác quản lý vật tư luôn là vấn đề quan tâm số 1 đối với những người quản lý.
Trên cơ sở phân tích tình hình thực tế tại công ty và vận dụng lý luận đã học, em có đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm mục đích hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty, khắc phục những bất cập trong quá trình quản lý và sử dụng vật liệu.
Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân nên không phải biện pháp nào đưa ra cũng đều phù hợp với thực tế công việc, em rất mong nhận được sự giúp đỡ góp ý của Ban giám đốc công ty và các anh chị trong phòng Tài chính kế toán và các thầy cô giáo trong khoa kế toán để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ lãnh đạo và các anh chi trong Công ty CPĐTXD&PTĐT Lilama đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập.
Cảm ơn PSG.TS Phạm Quang đã hướng dẫn em tận tình để hoàn thành chuyên đề này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS.TS Đặng Thị Loan – Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB trường ĐH Kinh tờ quốc dân – 2009
2. Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 – NXB Tài chính
3. Báo cáo tài chính của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và phát triển đô thị Lilama 2006 – 2009
4. Tài liệu của Phòng tổ chức, Phòng hành chính
5. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh – Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân. 6. Các trang Web www.ketoanviet.com www.mof.gov.com www.webketoan.vn www.choxaydung.vn .... DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải thích
Lilama triển đĩ thị Lilama 2 NVL Nguyên vật liệu 3 ĐVT Đơn vị tính 4 CK Cuối kỳ 5 ĐK Đầu kỳ 6 PS Phát sinh 7 TK Tài khoản
8 Hoá đơn GTGT Hoá đơn giá trị gia tăng
9 SL Số lượng 10 SH Số hiệu 11 NT Ngày tháng 12 Phòng KT Phòng kế toán 13 Phòng KTKT Phòng kinh tế kỹ thuật 14 NB Người bán 15 NH Ngân hàng 16 TNHH Trách nhiẹm hữu hạn 17 DA Dự án 18 CT Công trình 19 XM Xi măng 20 PN Phiếu nhập 21 PX Phiếu xuất 22 HĐ Hoá đơn 23 XDCB Xây dựng cơ bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
STT Tên sơ đồ, bảng biểu Số trang
1 Sơ đồ 1: thủ tục nhập kho 07
2 Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán 12
3 Sơ đồ 3: Trình tự luân chuyển chứng từ 28
4 Mẫu 01: Phiếu chi 13
5 Mẫu 02: Hợp đồng mua bán 14
6 Mẫu 03: Hoá đơn GTGT 16
7 Mẫu 04: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 19
8 Mẫu 05: Phiếu nhập kho 21
9 Mẫu 06: Đề nghị cấp vật tư 24
10 Mẫu 07: Phiếu xuất kho 25
11 Mẫu 08: Bảng kê phân loại tài khoản 27
13 Mẫu 10: Sổ chi tiết NVL 32 14 Mẫu 11: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL 33 15 Mẫu 12: Bảng kê vật tư nhận từ kho công ty 34
16 Mẫu 13: Bảng kê nhận hàng 35
17 Mẫu 14: Bảng kê vật tư tự mua 36
18 Mẫu 15: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 40
19 Mẫu 16: Nhật ký chung 44
20 Mẫu 17: Sổ cái tài khoản 46
21 Bảng 1: Danh mục NVL sử dụng tháng 8 – 2010 02