2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Nội dung:
Hoạt động bán hàng là hoạt động tạo ra nguồn thu chính của Công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng thường phát sinh nhiều. Cụ thể chi phí bán hàng bao gồm như sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng, tiền công tác phí phục vụ cho bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí văn phòng phẩm như giấy, mực in, bút, thước,...
- Chi phí khấu hao: Kế toán tính khấu hao cho các tài sản phục vụ công tác bán hàng như hệ thống máy tính, máy photo, máy in, xe vận chuyển...
- Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí điện, nước, tiền thuê xe, thuê bốc xếp, chi quảng cáo, bảo hiểm hàng hoá, chi phí mở L/C...
Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” để hạch toán chi phí bán hàng.
TK 641 có kết cấu như sau:
Bên nợ: Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa
Bên có: Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kì
Tài khoản 641 không có số dư cuối kì
Chứng từ kế toán được sử dụng để kế toán chi phí bán hàng bao gồm: - Hợp đồng mua bán, vận chuyển;
- Giấy đề nghị tạm ứng; - Phiếu chi;
- Hóa đơn mua hàng;
- Các chứng từ liên quan khác.
Bảng 2.12
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc
Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 20 tháng 12 năm 2012
Kính gửi: Phòng Kế toán Tên tôi là: Phạm Duy Tùng Địa chỉ: Bộ phận bán hàng Đề nghị tạm ứng số tiền: 600.000 đ Bằng chữ: Sáu trăm nghìn đồng chẵn
Lý do: Tạm ứng mua văn phòng phẩm, dụng cụ Thời hạn thanh toán: 25/12/2012
Ngày 20 tháng 12 năm 2012
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người đề nghị
Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, kế toán lập phiếu chi:
Bảng 2.13
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc Số phiếu: PC 20/12 Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Tài khoản: 1111
TK đối ứng: 1411
PHIẾU CHI
Ngày 20 tháng 12 năm 2012
Người nhận tiền: Phạm Duy Tùng Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Lý do: Tạm ứng mua văn phòng phẩm, dụng cụ Số tiền: 600.000 đ
Bằng chữ: Sáu trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo: 0 chứng từ gốc
Ngày 20 tháng 12 năm 2012
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi kế toán lập Phiếu chi, thực hiện thủ tục ký duyệt bao gồm người lập phiếu chi, kế toán trưởng và chuyển cho Thủ quỹ thanh toán, người nhận tiền nhận tiền, ký vào phiếu chi.
Bảng 2.14
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 22 tháng 12 năm 2012
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL AY/2012B Số: 024455
Đơn vị bán: Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Địa chỉ: 123 – Duy Tân – Cầu Giấy – Hà Nội
Điện thoại: 04.37854666 Fax: 04.37854667 Mã số thuế: 0102822263
Tên khách hàng: Ông Phạm Duy Tùng
Địa chỉ: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc - Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt Mã số thuế:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Bút bi Thiên Long Chiếc 200 3.000 600.000
2 Giấy A4 Tập 50 70.000 350.000
3 Băng dính Cuộn 50 15.000 750.000
Cộng tiền hàng 1.700.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 170.000
Tổng cộng tiền thanh toán 1.870.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bảy mươi nghìn đồng.
Người mua hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) Bảng 2.15
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 23 tháng 12 năm 2012
Họ và tên người thanh toán: Phạm Duy Tùng Bộ phận công tác: Bộ phận bán hàng Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau:
Đơn vị: VNĐ
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng 1.600.000
1. Số tiền tạm ứng đợt trước chưa chi hết 1.000.000
2. Số tiền kì này (PC 20/12) 600.000
II. Số tiền đã chi 1.870.000
1. Hóa đơn số 024455 1.870.000
2. Chứng từ số … ngày …
III. Chênh lệch 270.000
1. Số tiền tạm ứng không chi hết (I – II)
2. Chi quá số tạm ứng (II – I) 270.000
Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) Người đề nghị (Kí, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán lập phiếu chi số tiền chi vượt quá tạm ứng cho người mua hàng:
Bảng 2.16
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc Số phiếu: PC 23/12 Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Tài khoản: 1111
TK đối ứng: 1411
PHIẾU CHI
Ngày 23 tháng 12 năm 2012
Người nhận tiền: Phạm Duy Tùng Địa chỉ: Bộ phận bán hàng
Lý do: Thanh toán tiền chi vượt tạm ứng Số tiền: 270.000 đ
Bằng chữ: Hai trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn Kèm theo: 0 chứng từ gốc
Ngày 23 tháng 12 năm 2012
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận
Hàng ngày tổ trưởng căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phần mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng trong các cột từ cột 1 đến cột 31 theo các kí hiệu quy định trong chứng từ
Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận kí vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội
Căn cứ vào bảng chấm công và bảng phân phối tiền lương, kế toán tiến hàng tính lương cho bộ phận bán hàng
Bảng 2.17
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc
Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
BẢNG CHẤM CÔNG
Bộ phận bán hàng
Tháng 12 năm 2012
STT Họ và tên Ngày trong tháng Số ngày công
1 2 3 … 27 28
1 Nguyễn Văn Đông X X X … X X 21
2 Đỗ Xuân Trường X X X … 0 X 21 3 Trương Tuấn Thành 0 X X … 0 0 21 … … … … Cộng Người chấm công (Kí, ghi rõ họ tên) Trưởng bộ phận (Kí, ghi rõ họ tên)
Cuối tháng, trưởng bộ phận căn cứ vào bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ để tính lương cho tổng số lao động trong bộ phận của mình. Sau khi tính lương cho tổng số lao động trong bộ phận, trưởng bộ phận lập bảng phân phối lương cho từng người. Sau đó, kế toán tiến hành chi tiền để thanh toán tiền
lương cho cán bộ trong bộ phận, các cán bộ trong bộ phận nhận lương và ký xác nhận vào bảng thanh toán lương. Căn cứ vào các chứng từ của bộ phận chuyển lên, kế toán phụ trách về phần hành tiền lương kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đồng thời kiểm tra việc ghi chép và tính toán trên các Bảng phân phối tiền lương.
BHXH được tính bằng 17% lương cơ bản; BHYT được tính bằng 2% lương cơ bản; KPCĐ bằng 2% lương thực tế; BHTN bằng 1% lương cơ bản
Bảng 2.18
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc
Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 12 năm 2012 S T T Họ và tên Hệ số cấp bậc Lương V1
Lương thời gian Lương năng suất
Tổng số Đã ứng Các khoản phải trừ Nhận qua TK Kí nhận Công T. Lương Công Hệ
số Hệ số K1 Hệ số K2 Tiền đề tính V2 T. Lương
1 Nguyễn Văn Đông 4.81 21 5.335.165 21 4.51 1.00 1.20 3.099.600 2.322.316 7.657.481 3.600.000 449.873 3.607.608 2 Đỗ Xuân Trường 3.46 21 4.409.141 21 2.96 1.00 1.20 2.034.327 1.524.181 5.933.322 2.400.000 295.260 3.238.062 3 Trương Tuấn Thành 4.39 21 4.399.977 21 3.89 1.00 1.20 2.673.491 2.003.062 6.403.039 3.200.000 388.028 2.815.012 … … … … … … … … … … … … … … … Cộng 90.450.784 35.475.268 125.926.052 90.000.000 9.004.458 26.921.594 Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………. Người lập biểu (Kí, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Giám đốc (Kí, ghi rõ họ tên)
Bảng 2.19
Mẫu bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Trung Ngọc
Số 2, ngõ 62/23 đường Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI
Tháng 12 năm 2012 S T T Ghi có TK Ghi nợ các TK
TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác TK 335
Tổng Cộng Lương Các Khoản khác Cộng Có TK 334 KPCĐ (2%) BHXH (17%) BHYT (3%) BHTN (1%) Cộng Có TK 338 Chi phí phải trả A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Nguyễn Văn Đông 5.335.165 2.322.316 7.657.481 144.152 1.301.772 229.724 76.575 1.752.223 9.409.704 2 Đỗ Xuân Trường 4.409.141 1.524.181 5.933.322 112.755 1.008.665 178.000 59.333 1.358.753 7.292.075 3 Trương Tuấn Thành 4.399.977 2.003.062 6.403.039 120.297 1.088.516 192.091 64.030 1.464.934 7.867.973 … … … … … … … … … … … … Cộng 90.450.784 35.475.268 125.926.052 2.338.431 21.407.429 3.777.782 1.259.261 28.782.902 154.708.954 Người lập biểu (Kí, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Giám đốc (Kí, ghi rõ họ tên)