SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SỐ TOÀN PHÁT
NGHỆ SỐ TOÀN PHÁT
Đánh giá khái quát thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán 3.1
hàng tại Công ty TNHH công nghệ số Toàn Phát
Nhận xét chung
3.1.1
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp Nhà nước đều đang cổ phần hóa, điều đó tạo ra nhiều cơ hội cạnh tranh công bằng trên thị trường nhưng cũng đặt ra vô vàn khó khăn về sự sinh tồn của các doanh nghiệp nói chung, doanh nghiệp thương mại nói riêng. Các doanh nghiệp thương mại phải luôn đổi mới, hoàn thiện mình, chủ động nắm bắt nhu cầu khách hàng, hoàn thiện chính sách doanh nghiệp, hòa nhập cùng đối thủ cạnh tranh thì mới có thể tồn tại và phát triển bền vững trong tương lai.
Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH công nghệ số Toàn Phát đã trải qua rất nhiều giai đoạn thuận lợi cũng như khó khăn, những thăng trầm cũng như những biến động của nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên, Công ty vẫn gặt hái được nhiều thành tích, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa, doanh thu về tiêu thụ hàng hóa đều tăng qua các năm. Có được những thành tích đáng kể như vậy, Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng thị trường tiêu thụ, đặc biệt là khai thác các vùng thị trường tiềm năng. Không chỉ dừng ở đó, Công ty đã có những chính sách phù hợp để giữ chân những khách hàng quen, đồng thời tìm kiếm những khách hàng tiềm năng để mở rộng thêm thị trường cho mình. Từ đó, giúp Công ty ngày càng gắn kết hơn với khách hàng, tạo ra nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và thị trường tiêu thụ thì luôn ổn định.
Để có được kết quả như trên là cả một sự nỗ lực của tập thể các nhân viên Công ty nói chung và sự đóng góp không hề nhỏ của phòng kế toán tài chính nói riêng. Công ty đã xác định đúng mức tầm quan trọng của việc bán hàng hóa một phần dựa trên công tác kế toán để xác định kết quả bán hàng, từ đó tính ra lợi nhuận. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được phòng kế toán thực hiện một cách nghiêm túc và được sự quan tâm, chỉ đạo thường xuyên của ban giám đốc. Với việc sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý như hiện nay, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã dần đi vào nề nếp và đạt được những thành quả nhất định.
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
3.1.2
Công ty
64
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Công ty luôn nhận thức được tầm quan trọng của bộ máy kế toán trong hoạt động kinh doanh, luôn quan tâm đến việc nghiên cứu, tìm ra những biện pháp cụ thể để quản lý chi phí nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa biện pháp quản lý với tình hình thực tế của Công ty và yêu cầu của chế độ quản lý kế toán hiện hành.
Việc tổ chức kế toán tại Công ty luôn đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính các tiêu chí kinh tế. Đồng thời đảm bảo số liệu kế toán được phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu và dễ đối chiếu. Riêng kế toán tiêu thụ hàng hóa cũng đã đảm bảo theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ cũng như phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu khác.
Hơn thế nữa, để đảm bảo được hiệu quả làm vệc, phòng kế toán được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc. Mỗi kế toán làm việc trên một máy tính riêng, các máy tính được kết nói với nhau thông qua mạng LAN nên thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và có tinh thần trách nhiệm cao.
Hệ thống chứng từ, tài khoản sử dụng và sổ kế toán
Các chứng từ sử dụng trong Công ty đều được lập ra phù hợp với yêu cầu kinh tế và các nghiệp vụ phát sinh. Những thông tin kinh tế trên chứng từ kế toán đều được Công ty ghi rõ ràng, chặt chẽ. Việc mua bán hàng hóa đều có hóa đơn GTGT theo mẫu BTC, chứng từ được lập ở các khâu đều có chữ ký đại diện của các bên liên quan và sử dụng đúng mẫu của BTC quy định.
Công ty luôn chấp hành đầy đủ các chính sách của Nhà nước, các chính sách về thuế, sổ sách được tổ chức phù hợp để phản ánh và theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ. Đồng thời ghi chép đầy đủ hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo lĩnh vực lưu thông luôn đạt hiệu quả.
Trong điều kiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, liên tục thì việc áp dụng hình thức sổ nhật ký chung là hợp lý. Bên cạnh đó, việc xử lý tự động trên máy tính cũng giúp cho việc phản ánh các nghiệp vụ cũng như độ chính xác về các con số cũng tăng theo.
Phƣơng pháp hạch toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này cho độ chính xác cao và cũng cấp đầy đủ thông tin về hàng tồn khi một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hóa.
Áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm, giúp giảm bớt khối lượng công việc cũng như đảm bảo tính toán chính xác hàng tồn kho.
3.1.2.2 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được trong công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì công ty vẫn còn có những nhược điểm nhất định trong quá hoạt động của mình.
Bộ máy kế toán
Mặc dù, Công ty có sự phân cấp bộ máy kế toán song số lượng nhân sự còn thiếu, một người thường kiêm nhiệm thêm nhiều công việc của người khác sẽ ảnh hưởng tới tiến độ cũng như hiệu quả chung trong phòng. Ngoài ra, mặt bằng trình độ nhân sự của các phòng là không cao, chủ yếu là cao đẳng và trung cấp.
Sổ kế toán
Hiện nay, công tác kế toán của Công ty được thực hiện với sự hỗ trợ của excel, không sử dụng phần mềm kế toán. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn cho nhân viên. Bởi trong quá trình nhập số không thể tránh những sai sót, nhầm lẫn và khiến cho khối lượng công việc đối với kế toán sẽ càng nhiều hơn. Đặc biệt, do đặc điểm doanh nghiệp là Công ty thương mại nên việc ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục đòi hỏi cần có phần mềm kế toán chuyên dụng.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Ở mẫu số chi tiết chi phí, Công ty lại chưa có sổ chi tiết chi phí bán hàng và sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện tại, Công ty vẫn đang ghi chép hai loại chi phí này trên cùng một mẫu sổ. Điều này làm cho nhà quản lý khó theo dõi các khoản chi phí, ảnh hưởng lớn đến công tác theo dõi và quản lý chi phí của doanh nghiệp.
Chƣa hạch toán tài khoản dự phòng phải thu khó đòi
Trong việc thanh toán, Công ty áp dụng cả hình thức thanh toán ngay và thanh toán sau nhưng trong kế toán hiện nay tại Công ty vẫn chưa thực hiện việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy, khi xảy ra trường hợp khách không thanh toán được hoặc mất khả năng thanh toán thì việc phản ánh kết quả kinh doanh tại Công ty sẽ không còn chính xác.
66
Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 3.2
tại Công ty TNHH công nghệ số Toàn Phát
Sự cần thiết để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
3.2.1
tại Công ty
Nền kinh tế Việt nam đang trong giai đoạn phát triển khá mạnh mẽ với sự đa dạng về mọi loại hình hoạt động, về tổ chức... Hơn thế nữa, việc hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực càng đòi hỏi kế toán - công cụ quản lý kinh tế phải được hoàn thiện và được đặt lên hàng đầu. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này, các doanh nghiệp phải luôn tổ chức tốt hoạt động kinh doanh của mình, nắm bắt được các quy luật kinh tế thị trường như quy luật cung cầu, quy luật giá trị… để có thể phục vụ tốt nhu cầu người tiêu dùng, góp phần thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển cũng như thực hiện tốt chức năng làm cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng.
Trong các Công ty thương mại, việc mua bán hàng hóa là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, liên tục. Vì thế, quá trình ghi chép, phản ánh, cung cấp cũng như phân tích số liệu càng phải kịp thời, nhanh chóng nhưng vẫn đạt được sự chính xác. Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giúp ban giám đốc đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn, đem lại hiệu quả cao hơn trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
3.2.2
tại Công ty
Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện bộ máy kế toán
Trước mắt, ban giám đốc của Công ty cần tập trung cho nhân viên phòng kế toán tài chính đi học các lớp nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn và cập nhật kiến thức, quy định mới về tài chính kế toán. Đồng thời, Công ty cần bổ sung thêm nguồn lực cho phòng kế toán tài chính để đảm bảo cho công việc, phần hành của từng kế toán luôn độc lập, rõ ràng với người khác. Từ đó hiệu quả công việc sẽ ngày càng được nâng cao.
Giải pháp thứ hai: Áp dụng tin học vào công tác kế toán
Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán vào việc hạch toán. Sử dụng phần mềm kế toán giúp nhân viên kế toán giảm tối thiểu các công việc bằng tay, lưu trữ lượng lớn thông tin kế toán trong máy. Từ đó, kế toán có thể nắm bắt được kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty, giảm bớt việc ghi chép bằng tay, tránh những sai sót không đáng có. Hiện nay, Công ty có thể lựa chọn một số phần mềm kế toán như: misa, Fast Acounting, Ana....để phù hợp với yêu cầu của Công ty.
Giải pháp thứ ba: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty nên phân loại chi phí quản lý kinh doanh thành chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau khi phân loại, Công ty có thể hai mẫu sổ chi tiết riêng và theo dõi được chi tiết hai loại chi phí này.
Để phân loại được hai khoản chi phí trên thì kế toán cần phân tách bảng tính lương thành hai bộ phận: bộ phân bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Vị trí của nhân viên ở bộ phận nào thì ghi nhận chi phí tiền lương trên sổ chi tiết của bộ phận đó.
Ví dụ: Công ty phân bổ chi phí tiền lương cho hai bộ phận theo tỷ lệ: 40% - chi
phí bán hàng, 60% - chi phí quản lý doanh nghiệp
Chí phí bán hàng = 40% * 43.500.000 = 17.400.000
68
Bảng 3.1. Sổ chi tiết chi phí quản lý kinh doanh
Công ty TNHH công nghệ số Toàn Phát
Số 3 Lãng Yên, phường Thanh Lương, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH
Tháng 09 năm 2014
Tài khoản: 642 – Chi phí QLKD
Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Ghi Nợ tài khoản 642
Số hiệu tháng Ngày Tổng số Chia ra
6421 6422 6423 6424 6425 6427 6428
… …
16/09 PC0026 16/09 Chi tiền mua bàn làm việc 111 800.000 800.000
… …
18/09 PC0038 18/09 Thanh toán cước DVVT T8/2014 111 200.000 200.000
… …
30/09 BPB01 30/09 Tiền lương trả nhân viên 334 43.500.000 17.400.000 26.100.000
30/09 BPB01 30/09 Các khoản trích theo lương 338 6.424.000 2.569.600 3.854.400
30/09 BPB03 30/09 Phân bổ KH TSCĐ 214 2.362.417 2.362.417
Cộng phát sinh 53.286.417
Kết chuyển sang 911 53.286.417
Kế toán trƣởng
( Ký, họ tên)
Giải pháp thứ bốn: Trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi
Để đề phòng những khoản tổn thất do những khoản nợ phải thu khó đòi đem lại và hạn chế tới mức tối thiểu những đột biến về kết quả kinh doanh trong kỳ, Công ty cần tiến hành hạch toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của Bộ Tài Chính. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo kế toán tài chính. Kế toán xác định mức trích lập dự phòng như sau :
Mức dự phòng cần lập = Số nợ thực tế x Tỷ lệ nợ dự phòng
Tỷ lệ dự phòng được quy định theo thông tư 228/TT – BTC ban hành ngày 01/12/2009). Cụ thể :
- 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu qua hạn từ 6 tháng tới 1 năm. - 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu qua hạn từ 1 năm tới dưới 2 năm. - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu qua hạn từ 2 năm tới dưới 3 năm. - 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu qua hạn từ 3 năm trở lên.
Sau khi lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi Công ty phải tổng hợp toàn bộ dự phòng cho các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ để tính toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Các khoản phải thu khó đòi được theo dõi trên TK 1592
Tài khoản 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi
TK 1592 - Xóa sổ nợ phải thu khó đòi
- Hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi (theo số chênh lệch phải lập năm nay nhỏ hơn số chênh lệch năm trước chưa sử dụng hết)
- Lập dự phòng phải thu khó đòi (theo số chênh lệch phải lập năm nay lớn hơn số chênh lệch năm trước chưa sử dụng hết)
Số dư: Giá trị dự phòng phải thu khó đòi hiện có
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào khoản nợ phải thu khó đòi, tính toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.
Nếu dự phòng năm nay lớn hơn dự phòng cuối niên độ trước thì mức chênh lệch dự phòng sẽ được xác định theo công thức :
Chênh lệch dự phòng phải thu năm N =
Mức dự phòng phải thu cần lập cho năm N+1 -
Mức dự phòng phải thu đã lập năm N
70
Khoản chênh lệch này được hạch toán vào TK 642, kế toán ghi : Nợ TK 6422 Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 1592 Dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm tiếp theo nếu mức trích lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở cuối năm chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập, kế toán ghi :
Nợ TK 1592 Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6422 Chi phí quản lý kinh doanh
Còn nếu nợ phải thu khó đòi được xác định là không đòi được và đã được phép xóa nợ. Căn cứ vào quyết định xóa nợ kế toán ghi:
Nợ TK 1592 Dự phòng phải thu khó đòi. Nợ TK 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 131 Phải thu của khách hàng Có TK 138 Phải thu khác.
Đổng thời ghi Nợ TK 004 Nợ khó đòi đã được xử lý. Nếu sau đó thu hồi được thì ghi:
Nợ TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 711 Thu nhập khác
KẾT LUẬN
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ số Toàn Phát, dưới sự