Chi phí sản xuất chung là chi phí có liên quan đến công tác phục vụ quản lý sản xuất trong phạm vi phân xưởng, tổ, đội. Do công ty tổ chức sản xuất tại nhiều phân xưởng, nhiều bộ phận phục vụ cho sản xuất nên khoản mục chi phí này chiếm tỷ trọng tương đối trong giá thành sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên phân xưởng
- Chí phí vật liệu
- Chi phí dụng cụ sản xuất - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác.
2.2.3.3.1. Kế toán chi phí nhân viên phân xưởng
Chi phí nhân viên phân xưởng của Công ty bao gồm: Chi phí về lương chính, lương phụ,các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên phân xưởng (Quản đốc, phó quản đốc, nhân viên hạch toán phân xưởng, thủ kho, bộ phận phục vụ (nấu ăn, môi trường...) và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Ngoài ra tiền vé tàu xe của cán bộ công nhân viên công ty đi phép cũng được hạch toán vào khoản mục chi phí này khi chi lương hàng tháng. Đối với tiền lương của bộ phận quản lý phân xưởng, công ty vẫn áp dụng phương pháp tính lương theo sản phẩm.
Căn cứ vào khối lượng sản xuất được trong tháng và căn cứ vào định mức đơn giá tiền lương mà phòng kinh tế đã xây dựng dựa trên kế hoạch giao khoán của Hội đồng quản trị, kế toán sẽ tính ra số lượng phải trả cho từng quản đốc phân xưởng bằng cách lấy khối lượng sản xuất của từng phân xưởng nhân với định mức đơn giá tiền lương. Ngoài ra trong khoản mục chi phí nhân viên phân xưởng còn bao gồm cả phần vé tàu xe của nhân viên nghỉ phép được thanh toán theo chế độ (không quá 9% lương cơ bản).
* Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản chi phí nhân viên phân xưởng công ty sử dụng TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng, tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng.
- TK 627101: Xưởng nguyên liệu
-TK627102 : Xưởng lò nung
-TK627103 : Xưởng nghiền xi đóng bao
-TK627105 : Phục vụ sản xuất xi măng
* Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công
- Sổ lương của phân xưởng - Bảng phân bổ tiền lương
- Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ
* Trình tự hạch toán
Việc tính lương cho nhân viên phân xưởng cũng tương tự như cho công nhân trực tiếp sản xuất. Kế toán tiền lương cũng căn cứ vào bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành (đã có đầy đủ căn cứ về tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ) để tiến hành tính lương cho từng người thuộc bộ phận nhân viên phân xưởng trên sổ lương. Trong đó phản ánh tổng số tiền lương và thu nhập được nhận của từng người, các khoản khấu trừ vào lương và tổng thu nhập được lĩnh của từng người. Căn cứ vào tiền lương cơ bản và lương thực tế phải trả nhân viên phân xưởng, kế toán tính BHXH, BHYT, KPCĐ để trích và ghi vào các TK tương ứng.
Toàn bộ số liệu về trích và phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên phân xưởng đã được nhập vào máy cùng với khi nhập số liệu về chi phí nhân công trực tiếp. Khi chi lương cho các xưởng, đội sản xuất có phát sinh tiền vé tàu xe thanh toán cho cán bộ nhân viên xưởng, đội kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản:
Ghi Nợ TK 6271 – cho từng phân xưởng Ghi Có TK 1111 – Tiền Việt Nam.
Sau khi nhập xong, máy tính sẽ tự động nhập các dữ liệu trên vào các sổ: Nhật ký chung. Sổ cái TK 6271, Sổ chi tiết TK 6271, Sổ cái TK 334…
Cuối tháng tập hợp chi phí nhân viên phân xưởng tập hợp được trên tài khoản 6271 phản ánh theo định khoản như sau:
Nợ TK 6271 : 220.656.289
Có TK 334 : 181.703.075 Có TK 338 : 36.198.582 Có TK 1111: 2.754.632
Số liệu trên sổ cái TK 6271 sẽ là căn cứ để sau khi kế toán dùng bút toán kết chuyển máy sẽ tiếp tục vào sổ cái TK 154 “ Chi Phí sản xuất kinh doanh dở dang “ để tính giá thành sản phẩm.
2.2.3.3.2. Kế toán chi phí vật liệu cho sản xuất chung
Chi phí vật liệu cho sản xuất chung bao gồm các khoản: Chi phí vật liệu phục vụ cho sản xuất không phụ thuộc vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như dầu mỡ, phụ tùng,vòng bi … Tuy nhiên ở công ty việc tập hợp chi phí vật liệu cho sản xuất chung còn bao gồm cả chi phí về công cụ, dụng cụ.
* Tài khoản sử dụng
Để tập hợp chi phí vật liệu cho sản xuất chung công ty sử dụng TK 6272 và cũng được mở thêm các tài khoản chi tiết:
- TK 627202: Xưởng lò nung
- TK 627203: Xưởng nghiền xi đóng bao - TK 627205: Phục vụ sản xuất xi măng.
* Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn mua hàng - Phiếu nhập kho
- Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư - Phiếu xuất kho
* Trình tự hạch toán
Việc hạch toán khoản mục chi phí vật liệu cho sản xuất chung cũng tương tự như hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Khi phát sinh nhu cầu sử dụng vật liệu cho sản xuất chung, bộ phận có nhu cầu sẽ viết giấy yêu cầu lĩnh vật tư, và phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho (chỉ bao gồm chỉ tiêu số lượng).
Hàng ngày kế toán vật tư xuống kho để lấy phiếu nhập, phiếu xuất vật tư đối chiếu với thẻ kho, ký xác nhận tồn. Sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán vật tư sẽ chuyển cho kế toán tổng hợp để nhập dữ liệu vào máy.
Sau khi nhập xong máy tính sẽ tự động cập nhật các dữ liệu trên vào các sổ: Nhật ký chung, Sổ cái TK 627, Sổ cái TK 6272, Sổ chi tiết TK 6272…Các sổ chi tiết TK 6272 phản ánh chi phí vật liệu phục vụ cho sản xuất chung phát sinh cho từng phân xưởng. Sổ cái TK 6272 phản ánh chi phí vật liệu phục vụ sản xuất chung phát sinh trong toàn công ty. Cuối kỳ, số liệu trên sổ cái TK 6272 sẽ làm căn cứ để kế toán làm nhiệm vụ kết chuyển sang sổ cái TK 154 để tính giá thành sản phẩm.
2.2.3.3.3. Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ
Tài sản cố định của Công ty bao gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn, thiết bị công cụ quản lý, TSCĐ khác. Chi phí khấu hao TSCĐ phản ánh số tiền khấu hao TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất chính, sản xuất kinh doanh phụ...
Hiện nay Công ty tiến hành trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng (xác định thời gian còn lại của TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ- BTC). Công ty xác định nguyên giá của TSCĐ và thời gian sử dụng của TSCĐ đó (tính theo năm) để xác định mức trung bình hàng tháng theo công thức :
Mức trích Nguyên giá
khấu hao = --- trong tháng Thời gian sử dụng x 12 tháng
Đối với trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, đầu năm bộ phận quản lý cơ giới đơn vị sẽ căn cứ vào tình hình thực tế trong năm trước để lập kế hoạch sửa chữa lớn
TSCĐ trình Hội đồng quản trị Công ty duyệt. Sau đó căn cứ vào kế hoạch đã được duyệt, đơn vị lập dự toán sửa chữa lớn TSCĐ và tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hàng tháng theo sản lượng thực hiện. Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành Phòng kế toán, phòng kế hoạch, Phòng Cơ điện phối hợp cùng các bộ phận Xưởng tiến hành quyết toán theo từng hạng mục cụ thể. Nếu chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong năm thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích vào giá thành hàng tháng, kế toán sẽ trích phân bổ thêm, còn nếu số đã trích nhỏ hơn số thực tế quyết toán thì sẽ được ghi giảm giá thành sản xuất.
* Tài khoản sử dụng
Để tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ công ty sử dụng TK 6274 và mở thêm các tài khoản chi tiết sau:
-TK 627401 : Sản xuất xi măng
-TK627403: Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
*Quy trình hạch toán :
* Về khấu hao TSCĐ
Để tiến hành trích khấu hao hàng tháng, đầu năm tài chính, kế toán phải khai báo các tài sản đang sử dụng tại công ty với đầy đủ các thông tin về tài sản như: Tên tài sản, phân nhóm, nguyên giá TSCĐ, giá trị còn lại, đăng ký mức trích khấu hao tháng và đối tượng sử dụng tài sản chi tiết theo từng bộ phận.
Khi cần trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, kế toán vào mục Khấu hao TSCĐ, kế toán chọn loại tài sản cần trích khấu hao: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính (Tại công ty chỉ có TSCĐ hữu hình), sau đó chọn tháng cần trích khấu hao. Cụ thể số liệu của tháng 01/2007 được hạch toán theo định khoản sau:
Nợ TK 627401 : 169.293.028 Nợ TK 627402: 13.898.668 Nợ TK 627404: 22.047.039 Nợ TK 6414 : 6.718.919 Nợ TK 6424 : 2.576.210 Có TK 2141 : 214.533.864
Sau khi nhập xong các nội dung, máy sẽ tự động nhập số liệu vào các sổ: sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6274, sổ chi tiết TK 6274, bảng tổng hợp và bảng chi tiết phân bổ khấu hao…
* Về trích trước sửa chữa lớn TSCĐ
Hàng tháng kế toán tổng hợp lập bảng trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ căn cứ vào sản lượng xi măng bao sản xuất được trong tháng. Cụ thể tháng 01/2007:
- Định mức chi phí sửa chữa lớn đã được duyệt là: 12.000đ/tấn - Tổng số chi phí sửa chữa lớn được trích trong tháng:
9.193,15 tấn x 12.000 đ/tấn = 110.317.800 (đồng)
- Căn cứ vào bảng trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ của tháng, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 627403: 110.317.800
Có TK 335(CT Có TK 33501): 110.317.800
Sau khi nhập xong chứng từ, máy sẽ tự động nhập số liệu vào các sổ: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6274, sổ chi tiết TK 6274, sổ khấu hao TSCĐ. Các sổ chi tiết TK 6274 dùng để tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ liên quan đến phục vụ sản xuất xi măng và sửa chữa lớn TSCĐ. Sổ cái TK 6274 tập hợp chi phí khấu hao của toàn công ty.
Căn cứ vào tổng số phát sinh Nợ trên sổ cái TK 6274, kế toán làm nhiệm vụ kết chuyển, máy sẽ tiếp tục vào sổ cái TK 154 làm căn cứ tính giá thành sản phẩm.
2.2.3.3.4. Kế toán chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài là những khoản phải chi ra để mua năng lượng dùng cho hoạt động sản xuất ở các phân xưởng như điện, chi phí để vận chuyển vật tư.
Tuy nhiên chi phí về điện năng sử dụng cho sản xuất xi măng là khá lớn nên công ty tiến hành lắp công tơ theo dõi cho 3 phân xưởng chính, còn các chi phí dịch vụ mua ngoài khác công ty tập hợp chung vào một tài khoản.
* Tài khoản sử dụng
-Việc tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài được theo dõi trên “Tài khoản 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài” được mở cho các phân xưởng như sau:
+ TK 627701 : Xưởng nguyên liệu + TK 627702: Xưởng lò nung
+ TK 627703 : Xưởng nghiền xi đóng bao + TK 627705 : Phục vụ sản xuất xi măng
* Chứng từ sử dụng
Để tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài, kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào các chứng từ sau để hạch toán :
+ Giấy đề nghị thanh toán + Bảng kê thanh toán tiền điện + Hoá đơn tiền điện
+ Hợp đồng vận chuyển vật liệu
Hàng tháng căn cứ vào biên bản sử dụng điện của Điện lực kế toán thanh toán sẽ căn cứ giá thực tế để tính ra tiền điện của từng phân xưởng và bộ phận sử dụng, sau đó viết giấy chuyển tiền trả tiền điện.
Căn cứ vào hoá đơn tiền điện, các hợp đồng vận chuyển, kế toán sẽ lập chứng từ hạch toán tiền điện và chứng từ hạch toán tiền vận chuyển.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ trên và nhập vào máy như các chứng từ tổng hợp. Sau khi nhập chứng từ, máy sẽ tự động vào các sổ: Nhật ký chung, Sổ cái TK 6277, Sổ chi tiết TK 6277 và các Sổ khác có liên quan…
Công ty tiến hành trả tiền điện trong tháng vào nhiều lần. Thông thường cuối tháng, công ty sẽ tạm tính và trả tiền điện cho Chi nhánh điện. Khoản tiền trả tiền điện được chuyển khoản vào tài khoản của Chi nhánh điện thông qua Ủy nhiệm chi.
Các nghiệp vụ kinh tế khác liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài được tập hợp chứng từ và hạch toán tương tự. Số liệu trên sổ chi tiết TK 6277 là cơ sở đối chiếu với sổ cái TK 6277. Căn cứ vào số phát sinh Nợ TK6277, kế toán làm nhiệm vụ kết chuyển máy sẽ tiếp tục ghi sổ cái TK 154 và sổ chi tiết TK 154 làm căn cứ tính toán giá thành sản phẩm.
2.2.3.3.5. Kế toán chi phí bằng tiền khác.
Chi phí khác bằng tiền là những chi phí còn lại ngoài những chi phí kể trên mà công ty phải chi ra như: Chi phí hội nghị, lễ tân, tiếp khách, giao dịch, lãi vay phải trả, thuê sửa chữa nhỏ… của phân xưởng, bộ phận sản xuất.
*Tài khoản sử dụng:
Để tập hợp các chi phí bằng tiền khác, kế toán tập hợp trên “TK 6278: Chi phí bằng tiền khác” và được mở chi tiết cho các phân xưởng sản xuất như sau:
- TK627801: Xưởng nguyên liệu - TK627802: Xưởng lò nung
- TK627803: Xưởng nghiền xi đóng bao - TK627805: Phục vụ sản xuất xi măng
* Chứng từ sử dụng:
Để tập hợp chi phí khác bằng tiền, kế toán căn cứ vào các chứng từ sau: - Hoá đơn mua hàng
- Hoá đơn tiếp khách
- Hợp đồng giao khoán sửa chữa nhỏ - Bảng kê tính lãi vay
- Giấy đề nghị thanh toán - Phiếu chi, uỷ nhiệm chi
* Quy trình hạch toán
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hoá đơn tiếp khách, hợp đồng giao khoán, bảng kê tính lãi vay… người thực hiện (người đi mua, người ký kết hợp đồng sửa chữa… ) sẽ lập đề nghị thanh toán và chuyển lên phòng kế toán, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, nếu đầy đủ sẽ viết phiếu chi nếu trả bằng tiền mặt hoặc viết giấy uỷ nhiệm chi qua ngân hàng để thanh toán bằng chuyển khoản sau đó trình Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt.
Sau khi hoàn thành toàn bộ thủ tục, kế toán sẽ chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào máy.
Căn cứ vào phiếu chi, phiếu xuất… kèm theo các chứng từ gốc (hoá đơn), kế toán sẽ nhập số liệu phát sinh sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung, số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ ghi vào sổ cái tài khoản 6278, cũng từ chứng từ gốc máy sẽ vào sổ chi tiết TK 6278 và các sổ liên quan khác như sổ cái TK 1111…
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bằng tiền khác được tập hợp và ghi sổ kế toán tương tự. Số liệu trên sổ chi tiết TK 6278 là cơ sở đối chiếu với sổ cái TK 6278.
Căn cứ vào số phát sinh nợ TK 6278, kế toán làm nhiệm vụ kết chuyển, máy sẽ
tiếp tục vào sổ cái TK 154 và sổ chi tiết TK 154 làm căn cứ tính giá thành sản phẩm. Tại công ty chỉ sản xuất một loại sản phẩm là xi măng bao và không tiến hành tính giá thành của bán thành phẩm tại các phân xưởng nên chi phí sản xuất chung ngoài những chi phí nào xác định được cụ thể đối tượng tập hợp chi phí thì tập hợp theo