2. Những kết quả thu được trong quá trình thực tập
2.6. Một số công việc khác phục vụ SV
2.6.1. Yêu cầu kiến thức, kỹ năng
- Các công việc này được quy định trong Quy chế học sinh sinh viên, theo chức năng nhiệm vụ của Phòng, phục vụ các nhu cầu chính đáng của SV và giải đáp những thắc mắc của SV trong học tập, rèn luyện, đời sống, công việc trong tương
lai…quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần đảm bảo SV có mọi điều kiện tốt nhất cho học tập và rèn luyện.
- Trong giải đáp những thắc mắc cho SV cần nắm vững các văn bản quy định, sử dụng các kỹ năng giao tiếp, tư vấn, trò chuyện với SV, giảng giải cho SV hiểu, cần có thái độ nhiệt tình, cởi mở với SV.
- Khi phát lịch tết cho SV đòi hỏi phải chính xác về mặt số lượng, giải quyết nhanh chóng lượng lịch ở Phòng, ghi chép lại số lượng lịch đã phát và kiểm tra lại những trường hợp còn chưa rõ…
- Khi thực hiện trả Chứng chỉ Nghiệp vụ sư phạm cho SV yêu cầu nhanh chóng, chính xác.
2.6.2. Quy trình, cách thực hiện và sản phẩm, kết quả thu được 2.6.2.1. Giải đáp những thắc mắc của SV
*) Quy trình, cách thực hiện
- Giải đáp những thắc mắc của SV cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của Phòng. Để thực hiện tốt công tác này cần phải nắm vững các văn bản pháp quy liên quan đến công tác SV, hiểu và nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của SV.
- Vận dụng những hiểu biết của mình và sử dụng các kỹ năng giao tiếp để giải thích cho SV hiểu.
- Những vấn đề khó chưa nắm rõ thì hỏi ý kiến của cán bộ hướng dẫn, sau đó, rút kinh nghiệm và tự bồi dưỡng những kiến thức, kỹ năng cần thiết liên quan đến công tác SV.
*) Sản phẩm, kết quả thu được
- Giải đáp những thắc mắc cho SV trong việc thực hiện các chế độ chính sách cho SV, tiêu biểu là hai thắc mắc của SV dưới đây:
+ SV thuộc diện được hưởng ưu đãi trong giáo dục, đào tạo thì có được ưu tiên trong việc xét cấp học bổng khuyến khích học tập không?
Trả lời: Theo quy định tại Quyết định số 44/2007/BDG&ĐT ngày 15 tháng 8 năm 2007 về học bổng khuyến khích học tập đối với học sinh, sinh viên trong các trường chuyên nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân và theo quy định về chế độ học bổng khuyến khích học tập của ĐHQG HN thì tiêu chuẩn để xét học bổng khuyến khích học tập là căn cứ vào điểm học tập và điểm rèn luyện, chỉ ưu tiên xét học bổng khuyến khích học tập cho học sinh, sinh viên có điểm học tập và rèn luyện từ cao xuống cho đến khi hết quỹ học bổng khuyến khích học tâp của nhà trường. Như vậy, trường hợp nêu trên là có quyền lợi như sinh viên khác, không có ưu tiên trong xét cấp học bổng khuyến khích học tập.
+ SV đang theo học hệ vừa học vừa làm có được hưởng chế độ ưu đãi trong GD&ĐT hay không?
Trả lời: Học sinh, SV thuộc diện ưu đãi chỉ là những người đang theo học hệ chính quy tập trung có thời hạn từ 1 năm trở lên tại các cơ sở GD Đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dự bị đại học, trường phổ thông dân tộc nội trú, bán trú, học liên tục liên thông lên trình độ đào tạo cao hơn. Do vậy, SV đang theo học hệ vừa học vừa làm không được hưởng ưu đãi trong GD&ĐT.
- Qua việc giải đáp những thắc mắc cho SV, tôi càng có thêm hiểu biết về công tác SV và hoạt động của Phòng.
- Bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, tư vấn cho SV 2.6.2.2. Phát lịch tết cho SV
*) Quy trình, cách thực hiện
- Mỗi khoa lên lấy lịch mang theo danh sách SV nhận lịch, tôi tiến hành phát lịch theo từng khoa.
- Đối chiếu số lượng ghi trong danh sách của SV và số lượng SV của từng khoa được lưu trong phần mềm quản lý SV của Phòng, đếm đủ số lượng lịch bàn giao , đề nghị người nhận lịch kí nhận.
- Trường hợp khoa Ngôn ngữ, số lượng lấy lịch dôi ra 2 so với số lượng của Phòng. Tôi đã báo cáo cho chuyên viên Phòng kiểm tra số lượng SV hiện tại của khoa Ngôn ngữ, kết quả cho thấy có 2 SV đã bỏ học nhưng vẫn có tên trong danh sách nhận lịch. Tôi tiến hành giao đủ số lượng lịch ứng với số lượng SV hiện tại, đề nghị SV nhận lịch ký nhận.
- Sau khi giao lịch, kiểm tra, sắp xếp lại số lịch chưa phát. *) Sản phẩm, kết quả đạt được
- Trong hai buổi thực hiện, tôi đã cùng với chuyên viên của Phòng giao đủ số lịch cho SV các khoa một cách nhanh chóng, chính xác.
- Qua công việc này, tôi được bồi dưỡng về kỹ năng phân phát lịch, tài liệu… 2.6.2.3. Trả Chứng chỉ Nghiệp vụ sư phạm cho SV
*) Quy trình, cách thực hiện
- SV lên lấy Chứng chỉ Nghiệp vụ sư phạm, yêu cầu SV xuất trình thẻ SV - Kiểm tra, đối chiếu thẻ SV với Chứng chỉ rồi trả Chứng chỉ cho SV
- Kiểm tra lại số Chứng chỉ SV chưa nhận, sắp xếp và để gọn trong tủ dựng tài liệu. *) Sản phẩm, kết quả đạt được
- Trả Chứng chỉ cho SV nhanh chóng, gọn nhẹ phục vụ nhu cầu của SV - Bồi dưỡng các kỹ năng liên quan
2.6.2.4. Công tác phục vụ cho Lễ tuyên dương “ Gương mặt trẻ tiêu biểu” của trường
*) Quy trình, cách thực hiện
Nhiệm vụ là sắp xếp giấy chứng nhận của Hiệu trưởng trao cho “Gương mặt trẻ tiêu biểu” của trường năm 2011, chuẩn bị cho Lễ tuyên dương “Gương mặt trẻ tiêu biểu” năm 2011 diễn ra vào ngày 30/12/2012.
- Sắp xếp giấy chứng nhận theo các nhóm đã phân trước để tiện cho việc trao giấy chứng nhận và phân chỗ ngồi; mỗi nhóm giấy chứng nhận được bao ngoài bởi một tờ giấy A4 có ghi tên nhóm đó.
- Sắp xếp theo thứ tự và để riêng các nhóm. *) Sản phẩm, kết quả đạt được
- Sắp xếp giấy Chứng nhận theo đúng danh sách các nhóm, sắp theo thứ tự từ trên xuống
- Hiểu biết thêm về công tác thi đua khen thưởng SV của trường cũng như chức năng nhiệm vụ của Phòng
- Rèn luyện, bồi dưỡng kỹ năng sắp xếp giấy tờ, tài liệu, tổ chức công việc một cách khoa học.