Kế toán công ty nên yêu cầu các nhân viên thống kê đội lập bảng kê vật liệu thừa chưa sử dụng hết ở công trình để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí NVLTT thực tế phát sinh.
Để lập bảng kê này, nhân viên thống kê đội cùng cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm kê xác định khối lượng vật liệu còn lại tại công trường để tiến hành tính toán ghi vào bảng kê. Bảng kê được lập theo từng công trình hoặc hạng mục công trình tại thời điểm hoàn thành. Công việc này cũng có thể thực hiện vào cuối tháng (nếu điều kiện cho phép). Bảng kê NVL còn lại cuối kỳ có thể lập theo mẫu :
Biểu số 3.1 Đơn vị: Công ty cổ phần LICOGI 16.6
BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU CÒN LẠI CUỐI KỲ
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
STT Tên vật liệu Đơn vị
tính
Khối
lượng Đơn giá
Thành tiền Ghi chú 1 Xi măng Bút Sơn kg 5 1.181.81 0 5.904.050 2 Ống thép đen 219,1*5.56*6 cây 1 2.427.30 0 2.427.300 Tổng cộng 8.331.350
hành nhập liệu. Nếu ở các đội thực hiện lập bảng kê NVL còn lại cuối kỳ chưa sử dụng thì cuối tháng kế toán tính toán xác định CPNVLTT phát sinh phát sinh để tiến hành nhập liệu.
Như vậy, CPNVLTT trong hạng mục công trình Trạm cấp nước, thuỷ điện Bản Chát chính xác sẽ là: 2.192.529.765 - 8.331.350 = 2.184.198.415 đ
Để thực hiện việc lập bảng kê vật liệu còn lại cuối kỳ và bảng tổng hợp chi phí sản xuất đòi hỏi nhân viên kế toán đội phải có trình độ nhất định về kế toán. Do đó ban tài chính kế toán cần tổ chức hướng dẫn đào tạo cơ bản về lập các chứng từ nói trên cho các nhân viên thống kê đội.
Nếu điều kiện công ty không cho phép không thể tổ chức việc kiểm kê NVL còn lại cuối kỳ ở các công trình thì cũng cần phải tổ chức kiểm kê lượng vật liệu còn lại chưa sử dụng tại công trường xây dựng khi công trình đã hoàn thành. Bởi nguyên vật liệu dự được mua dựa trên tính toán theo dự toán và kế hoạch thi công song việc thừa vật liệu trong thi công là điều khó tránh khỏi cho dù là không nhiều. Khi đó tùy theo phương thức xử lý lượng vật liệu thừa này mà thực hiện hạch toán cho phù hợp :
Nếu chuyển số vật liệu này sang thi công công trình khác: kế toán thực hiện nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 621 (chi tiết công trình nhận vật liệu) 8.331.350 Có TK 621 (chi tiết công trình thừa vật liệu) 8.331.350 Nếu thực hiện bán số vật liệu thừa không sử dụng hết kế toán có thể tính toán xác định giá vốn vật liệu thừa đem bán và ghi nhận doanh thu. Song do lượng vật liệu thừa thường ít kế toán có thể ghi giảm chi phí tương ứng với số tiền thu được theo định khoản :
Có TK 3333 (nếu có)
Có TK 621 (chi tiết cho công trình thừa vật liệu)
Trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu từ kho của công ty, công ty nên lập phiếu xuất kho theo định mức nhằm kiểm tra nguyên vật liệu tho định mức theo công trình mà ban kinh tế - kỹ thuật đã vạch ra để hạn chế hao hụt, phát hiện sai sót cũng như việc theo dõi trên chứng từ được rõ ràng.
Biểu số 3.2 PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC
Số: Nợ TK:
Ngày: Có TK:
Bộ phận sử dụng: Lý do xuất:
Xuất tại kho:
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt đầu kỳ Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày … Cộng Cộng