- Kế toán kho: Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp và chi tiết toàn bộ quá trình mua hàng, xuất kho, tồn kho trong tháng từ đó đưa ra kiến nghị với Giám đốc về tốc độ tiêu
2.2.2Kế toán bán hàng tại Công ty CP giải pháp công nghệ VTECOM
Kế toán trưởng Kế toán
2.2.2Kế toán bán hàng tại Công ty CP giải pháp công nghệ VTECOM
Công ty Cổ phần Giải pháp công nghệ VTECOM hoạt động trên lĩnh vực phân phối và giới thiệu tất cả các sản phẩm của hãng Apple đến tận tay người tiêu dùng. Công ty được sự ủy quyền chính thức về phân phối và bảo hành của nhà nhập khẩu FPT Việt Nam và là iStore đầu tiên tại miền Bắc trong hệ thống phân phối của Apple.
Công ty kinh doanh các sản phẩm của Apple: Máy tính Apple, Máy tính bảng ipad, điện thoại iphone, máy nghe nhạc ipod, phụ kiện máy tính điện thoại apple. Trong khuôn khổ bài khóa luận, em chỉ nghiên cứu về sản phẩm máy tính và máy tính bảng.
Hiện nay công ty áp dụng hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ. Đối với phương thức bán buôn: Công ty bán hàng hoá cho các tổ chức bán lẻ để tiếp tục quá trình lưu chuyển của hàng. Phương thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản. Công ty áp dụng hình thức bán buôn qua kho, không áp dụng phương thức bán buôn vận chuyển thẳng do mặt hàng máy tính cần được công ty kiểm tra lại xem có đảm bảo chất lượng hay không rồi mới bán cho khách hàng, nhằm nâng cao uy tín của công ty với khách hàng.
Đối với phương thức bán lẻ: Công ty bán trực tiếp hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo hình thức này khách hàng đến mua hàng tại các cửa hàng của công ty, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng, phương thức bán hàng này chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt.
Ngoài ra Công ty còn giới thiệu và bán sản phẩm của mình trên mạng internet. Khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của Công ty có thể xem chi tiết trên Website: http://www.istore.com.vn
* Các phương thức thanh toán
Sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán, công ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau. Hiện nay công ty áp dụng các phương thức thanh toán sau:
Phương thức thanh toán trực tiếp. Phương thức thanh toán trả chậm.
22.2.2 Kế toán bàn hàng máy tính, máy tính bảng tại Công ty CP giải pháp công nghệ Vtecom
a, Chứng từ kế toán:
Kế toán tiêu thụ sản phẩm tại Công ty đã sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: - Lệnh xuất kho: Do Công ty tự lập. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, kế toán viết lệnh xuất kho rồi trình giám đốc ký.
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT): Căn cứ vào lệnh xuất kho, thủ kho viết phiếu xuất kho rồi trình giám đốc ký và cho người nhận hàng ký. (Phụ lục số 2.4)
- Hóa đơn GTGT (MS 01 GTGT-3LL): Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: (Phụ lục số 2.3, phụ lục 2.7)
Liên 1: Lưu tại quyển gốc của phòng kinh doanh. Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
- Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: (Phụ lục số 2.2, 2.5, 2.9)
Liên 1: Giao cho người nộp tiền. Liên 2: Phòng kế toán thu.
- Giấy báo của ngân hàng (sổ phụ).
Quy định chung của Công ty về lập và luân chuyển chứng từ:
- Khi khách hàng đồng ý mua hàng, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế (hoặc thỏa thuận mua bán hàng hóa), phòng kinh doanh, bán hàng sẽ đề nghị giám đốc ký lệnh xuất kho (lệnh điều động hàng hóa), sau đó thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phòng kinh doanh ghi vào “Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra” cho từng tháng và cuối tháng lập “Bảng tổng hợp hàng hóa bán ra”.
b, Tài khoản kế toán sử dụng:
Đối với nghiệp vụ bán hàng, Công ty sử dụng những TK sau: - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. - TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ - TK 5211 – Chiết khấu thương mại
- TK 5212 – Hàng bán bị trả lại - TK 5213 – Giảm giá hàng bán - TK 156: Hàng hoá.
- TK 632: Giá vốn hàng bán.
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 131: Phải thu khách hàng. - TK 111: Tiền mặt.
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
c, Quy trình kế toán và ghi sổ tại Công ty: (1)Kế toán ghi nhận doanh thu:
* Theo hình thức bán buôn.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, kế toán tiến hành kiểm tra hàng hóa tồn kho. Sau đó, kế toán tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dõi tình hình xuất hàng hóa và là chứng từ gốc để lên thẻ kho, một bản kế toán sử dụng để viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên trong đó liên 2 giao cho khách hàng, còn lại làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 131.
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 511, 131. Kế toán hạch toán nghiệp vụ như sau:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 (5112) Có TK 333 (3331)
Kế toán ghi nhận doanh thu: ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế của số sản phẩm đã bán, và ghi tăng TK 3331 - số thuế GTGT phải nộp của số hàng bán. Vì đây là hình thức bán buôn, nên khách hàng thường không thanh toán tiền ngay mà sẽ thanh toán sau theo hợp đồng đã ký với công ty nên kế toán ghi tăng số phải thu khách hàng (tổng giá thanh toán) - chi tiết cho từng khách hàng.
Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán kê vào Bảng kê hóa đơn bán ra để cuối tháng lập Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán bán hàng ghi vào các sổ chi tiết: (Sổ chi tiết bán hàng
Sổ chi tiết TK 131 )
Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ kế toán bán hàng ghi vào các chứng từ ghi sổ và là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 511, 131.
(Sổ cái TK 511 - xem phụ lục số 2.11 Sổ cái TK 131 - xem phụ lục số 2.12) * Theo hình thức bán lẻ:
Đây là hình thức bán hàng mà khách hàng đến trực tiếp kho của công ty để mua hàng. Điểm khác biệt giữa hai phương thức bán buôn và bán lẻ là hàng hoá sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng tại công ty và phương thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và viết hoá đơn bán lẻ giao trực tiếp cho khách hàng. Các hóa đơn bán lẻ này sau đó sẽ được tập hợp vào Bảng kê chi tiết bán hàng. Khi nhận kèm phiếu thu tiền, kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hoá của mậu dịch viên, kế toán định khoản:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (theo tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu (theo giá bán chưa thuế GTGT) Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (tính trên giá bán).
Trường hợp mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ (phụ lục số 2.8) hàng hoá thì mậu dịch viên phải bồi thường, kế toán ghi
Nợ TK 111 - Tiền mặt (số tiền thực thu)
Nợ TK 1388 - Phải thu khác ( số tiền nộp thiếu)
Có TK 511 - Doanh thu theo giá bán chưa thuế GTGT ghi trên bảng kê Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp ( tính trên doanh số bán)
Trường hợp mậu dịch viên nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hoá thì khoản thừa được hạch toán vào khoản thu nhập khác của doanh nghiệp, kế toán ghi Nợ TK 111 - Tiền mặt theo số tiền thực tế mậu dịch viên thực nộp
Có TK 5111 - Doanh thu theo giá bán chưa thuế GTGT Có TK 3331 - Thuế GTGT
Có TK 711 - Thu nhập khác (theo số tiền thừa).
Đồng thời kế toán xác định giá vốn hàng bán trong kỳ và ghi Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Hàng hoá . Trường hợp bán hàng trên mạng:
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt mà địa điểm giao hàng là địa điểm thanh toán thì nhân viên kinh doanh nhận tiền và lập phiếu thu khi giao hàng. Kế toán lập HĐ GTGT và gửi sau cho khách hàng. Nếu địa điểm giao hàng khác địa điểm thanh toán, công ty thu tiền trước rồi mới giao hàng, khi thu tiền thì tiến hành lập phiếu thu và viết HĐ GTGT giao cho khách hàng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bưu điện, hoặc chuyển khoản bằng ATM... công ty chỉ tiến hành giao hàng khi đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng hay giấy báo nhận tiền của bưu điện. Khi nhận được giấy báo nhận tiền, kế toán viết HĐ GTGT và đưa cho nhân viên kinh doanh đưa cho khách khi giao hàng.
(2) Kế toán các trường hợp giảm trừ doanh thu:
• Kế toán các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:
Chiết khấu thương mại là một chính sách bán hàng được công ty áp dụng từ nhiều năm nay. Đây là khoản bớt giá cho những khách hàng mua máy tính của công ty với số lượng nhiều và mua thường xuyên. Tuỳ thuộc vào số lượng máy tính mua và mức độ thường xuyên với công ty mà công ty sẽ bớt giá cho khách hàng tỉ lệ phần trăm theo giá trị máy tính (thường tỷ lệ chiết khấu là từ 1 – 3%). Tuy nhiên, công ty không mở riêng tài khoản 521 để theo dõi khoản giảm trừ này mà phần bớt giá cho khách hàng được thực hiện ngay trên HĐ GTGT. Khi đó doanh thu bán hàng máy tính của
công ty sẽ giảm đi một khoản bằng đúng khoản giảm trừ mà công ty bớt cho khách hàng, đồng thời thuế GTGT đầu ra cũng giảm đi một lượng tương ứng. Cách ghi chép này rất thuận lợi ở chỗ là hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán sẽ bớt cồng kềnh, đơn giản trong việc ghi chép, theo dõi.
-Chiết khấu thanh toán:
Khi thanh toán có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do thanh toán tiền sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng thì kế toán ghi
Nợ TK 635 Chi phí tài chính Có TK 111 Tiền mặt Có TK 112 TGNH
Có TK 131 Phải thu khách hàng (theo số tiền thực chiết khấu cho khách). - Chiết khấu thương mại
Khi bán buôn phát sinh CTM giảm trừ cho khách hàng thì kế toán ghi Nợ TK 5211CKTM (theo số chiết khấu cho khách hàng)
Nợ TK 3331thuế GTGT phải nộp (tính trên khoản chiết khấu) Có TK 111 tiền mặt
Có TK 112 tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 - Phải thu khách hàng theo tổng số phải thu. - Hàng bán bị trả lại
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại kế toán phản ánh doanh thu bán hàng bị trả lại, ghi Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại (theo giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT (tính trên trị giá hàng bị giảm giá) Có TK 111 - Tiền mặt
Có TK 112 - Tiền gửi
Có TK 131- Phải thu khách hàng (theo tổng giá thanh toán).
Khi hàng bị trả lại đã được chuyển về nhập kho, kế toán ghi Nợ TK hàng hoá (156), ghi Có TK giá vốn hàng bán (632).
Nếu hàng bị trả lại chưa được chuyển về nhập kho thì kế toán ghi Nợ TK hàng gửi bán (157), ghi Có TK giá vốn hàng bán (632) theo giá trị thực của hàng bán bị trả lại. * Kế toán hàng bán bị trả lại
Khi có công văn đề nghị trả lại hàng từ người mua, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập xác nhận hàng bán bị trả lại. Căn cứ vào “Biên bản xác nhận hàng trả lại”, kế toán tiến hành hạch toán khoản mục “Hàng bán bị trả lại”.
Khi công ty chấp nhận thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại, kế toán vào sổ nhật ký chung ghi tăng tài khoản 5212 theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) cuối tháng kế toán lập Tờ khai điều chỉnh thuế GTGT và điều chỉnh trên Tờ khai thuế GTGT (theo số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại) để nộp cho Cơ quan thuế. Khách hàng được thanh toán theo các hình thức khác nhau hoặc bằng tiền mặt, sec hoặc trừ vào số tiền mà khách hàng còn nợ công ty tùy theo việc thỏa thuận giữa khách hàng và công ty.
Đồng thời, khi nhận lại số hàng hóa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toán lập phiếu nhập kho hàng hóa. Nếu hàng bán bị trả lại từ những lô hàng đã xuất thời gian trước, kế toán tiến hành nhập kho với giá là giá xuất tại thời điểm trước. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán sẽ vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156
Từ sổ nhật ký chung, kế toán sẽ vào sổ cái các tài khoản 5212
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại (Có TK 5212) phát sinh trong kỳ vào tài khoản doanh thu bán hàng (Nợ TK 511- chi tiết cho từng hình thức).
Do đặc điểm của công ty chuyên bán các mặt hàng hóa chất, mực in,…nên trước khi nhập kho cũng như xuất kho hàng hóa, hàng hóa được kiểm tra rất nghiêm ngặt về chất lượng. Vì vậy, trong công ty rất hiếm khi xảy ra trường hợp hàng bán bị trả lại do hàng kém chất lượng và sai quy cách chủng loại.
Trong tháng 04/2012 không phát sinh các nghiệp vụ này nên em xin được phép không trình bày ở đây.
* Kế toán bán hàng đối với hàng dùng để khuyến mãi:
Để thu hút khách hàng hầu hết các DN hiện nay đều sử dụng hình thức bán hàng có kèm theo chương trình khuyến mãi. Công ty CP giải pháp công nghệ Vtecom cũng không ngoại lệ.
(3) Kế toán giá vốn hàng bán:
Do công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng hóa xuất kho nên đến cuối tháng mới tính được giá vốn hàng bán. Căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn của hàng hóa, kế toán lập bảng kê tính giá đơn vị bình quân các mặt hàng
Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng và đơn giá bình quân gia quyền tiến hành lập bảng tính giá bình quân xuất trong kỳ cho từng loại hàng hóa của công ty.
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê tính giá đơn vị bình quân các mặt hàng và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, kế toán tính và phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán vào sổ nhật ký chung, định khoản tài khoản này như sau:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Giá trị hàng hóa xuất kho
Sau đó ghi vào sổ cái tài khoản 632 và các sổ cái tài khoản có liên quan. (Sổ cái TK 632 – xem phụ lục số 2.13)
Sau đó, kế toán kết chuyển giá vốn của hàng đã bán (Có TK 632) vào bên Nợ tài khoản 911 - xác định kết quả kinh doanh.
(4)Kế toán công nợ phải thu khách hàng
Đối với nợ phải thu khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán kế toán vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng và theo từng ngày. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khách hàng lập bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng. Số liệu trên bảng tổng hợp này được đối chiếu với TK 131 trên sổ cái và là căn cứ để vào chỉ tiêu nợ phải thu khách hàng - loại A trên bảng cân đối kế toán mà không phân biệt thành nợ ngắn hạn và dài hạn.
Khi bán hàng, khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng, kế toán phản ánh vào sổ: ghi tăng khoản phải thu khách hàng (Nợ TK 131), đồng thời ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua (chi tiết cho từng khách hàng)sổ cái TK 131 và các sổ liên quan khác.
Khi khách hàng thanh toán tiền còn nợ, kế toán ghi vào sổ; ghi tăng TK tiền (Nợ TK 111,112...), ghi giảm các khoản phải thu khách hàng, phản ánh vào sổ chi tiết thanh